Създаване на правило в Lotus Notes 6

А правило казва, отбелязва какво да правят с определени входящи съобщения. Например, можете да имате правило, което винаги поставя съобщения с определена дума в полето за тема в определена папка, или правило, което премества имейл от определен човек директно в папката Кошче, или може би правило, което незабавно се променя важността на всяко съобщение, което получавате от шефа си до High. Вижте правилата си, като щракнете върху думата Правила в навигационния екран.

За да създадете ново правило, първо щракнете върху папката Правила в навигационния екран на вашата поща. След това щракнете върху бутона Ново правило на лентата за действие. Фигура 1 показва (доста голям) диалогов прозорец за ново правило, който се появява.

Фигура 1: Създайте ново правило тук.

Както можете да видите от фигура 1, диалоговият прозорец Ново правило е разделен на три секции. Това правило е определя дали правилото е активирано, Specify Conditions решава с кои съобщения ще действа правилото, а Specify Actions определя какво ще прави правилото със съобщенията, които избира.

Всяко ново правило, което създавате, е активирано по подразбиране. Възможно е обаче да имате правило, което искате временно да деактивирате; например, може би за момента не искате входящите имейл съобщения да се изпращат в тази папка. В горната част на диалоговия прозорец използвайте бутоните за избор Това правило е, за да решите дали правилото се прилага. Изберете бутона за избор В полето (по подразбиране) и правилото прави каквото сте му казали да прави. От друга страна, ако изберете бутона за избор Off, вашето правило е спряно, докато не го активирате отново.

Създаване на условие на правило

Полетата в секцията Задаване на условия на диалоговия прозорец Ново правило определят съобщенията, към които ще се прилага вашето правило. Основната идея е да използвате тези полета, за да зададете критерий и след това да използвате бутона Добавяне, за да запазите условието. Някои правила може да имат само едно условие, като например Темата съдържа за възрастни . Други може да са по-сложни, с повече от едно условие. Например, можете да имате правило, което търси входящо съобщение с думите „ Актуализации на продажбите“ в темата, изпратени от човек на име Роб Фихтел.

Когато дефинирате второто падащо поле в секцията Specify Conditions на диалоговия прозорец, можете да избирате от 13 различни места, които да търсите:

• изпращач: Изберете съобщения по името на лицето, изпратило съобщението. Можете например да създадете правило, което автоматично търси съобщения от вашия шеф.

• тема: Изберете съобщения въз основа на това, което е в темата на съобщението, като актуализация на продажбите .

• тяло: Намерете съобщения с определена дума или фраза навсякъде в тялото на съобщението.

• важност: Изберете съобщения въз основа на важността, която изпращачът е избрал за него (Висока/Средна/Ниска).

• приоритет на доставка: Изберете съобщения въз основа на приоритета на доставка, който авторът е присвоил на съобщението.

• до: Изберете съобщения по името на лицето или лицата в полето До на съобщението.

• cc: Изберете съобщения по името на лицето или лицата в полето cc на съобщението.

• bcc: Изберете съобщения по името на лицето или лицата в полето Bcc на съобщението.

• до или cc: Изберете съобщения по името на лицето или лицата в полето До или cc на съобщението.

• тяло или тема: Въведете критерии, които Notes ще търси както в темата, така и в тялото на съобщенията.

• Интернет домейн: Посочете съобщения от конкретна компания, като ibm.com или yourcustomerscompany.com.

• размер: Посочете съобщения с определен размер.

• всички документи: Приложете вашето правило към всички нови съобщения.

След като кажете на Notes къде да търси, използвате третото падащо поле в секцията Specify Conditions на диалоговия прозорец, за да кажете на Notes какъв вид сравнение ви интересува:

• съдържа: Терминът, който въвеждате в третото поле, може да се появи навсякъде в полето, което изберете в първото поле.

• не съдържа: Каквото и да сте избрали в първото поле, не може да включва това, което сте въвели в третото поле.

• е: Каквото и да сте избрали в първото поле, трябва да е точно равно на това, което сте въвели в третото поле.

• не е: Каквото и да сте избрали в първото поле, не може да бъде това, което въвеждате в третото поле.

И накрая, използвайте третото поле в секцията Specify Conditions, за да кажете на Notes какво търсите. Просто въведете думата за търсене — името на човек, думата, която искате да намерите в тялото на съобщението, името на интернет домейна и т.н. — в третото поле.

След като дефинирате трите части на условието, щракнете върху бутона Добавяне, за да запазите условието. Ако промените решението си, след като запазите условие, можете да използвате бутоните Премахни и Премахни всички, за да редактирате всички грешки. Трябва да изберете условието в полето Когато пристигнат пощенски съобщения, които отговарят на тези условия и щракнете върху бутона Премахни, за да го премахнете.

Понякога може да искате правило с повече от едно условие. Може би правилото има за цел да намери съобщения, които са от определен клиент и които също имат думите нов ред в техния ред. Едно правило може да има толкова условия, колкото искате; просто продължете да използвате този бутон за добавяне, ако имате нужда от повече от един.

Когато зададете множество условия за правило, може да искате да кажете на Notes да действа само ако всеки критерий е изпълнен. Друг път може да искате Notes да действа, ако някой от посочените критерии е изпълнен. Например, на фигура 1, Notes е настроен да изтрие всяко съобщение, чието тяло или тема съдържа думата Adult . Думата Възрастен не трябва да се появява и на двете места, за да активирате правилото. Ако предпочитате, можете да настроите Бележки така, че думата Възрастен да се появи в тялото и темата, за да активирате правилото. Вие управлявате тази функция, като изберете И или ИЛИ в първото падащо поле. Това падащо поле се показва само след като щракнете върху Добавяне, за да добавите поне едно условие към вашето правило.

Дефиниране на действието на правилото

След като кажете на Notes върху кои съобщения ще действа дадено правило, използвайте секцията Specify Actions на диалоговия прозорец, за да определите какво ще прави Notes с тези съобщения. Това е частта от диалоговия прозорец, в която казвате на Notes, че искате тези определени съобщения да бъдат преместени в определена папка, изтрити и т.н.

Този раздел на диалоговия прозорец има две полета. Първият - падащ списък - казва на Notes какво искате да направите с тези съобщения. Второто поле казва на Notes къде да ги постави.

В първото поле можете да избирате от шест неща със съобщение, което отговаря на условието(ята), което сте установили в горната част на диалоговия прозорец Ново правило:

• преместване в папка: Кажете на Notes да премести съответстващите съобщения в определена папка, чието име въведете във второто поле или използвайте бутона Избор, за да изберете, като и двете се появяват, когато изберете тази опция.

• копиране в папка: Кажете на Notes да премести съответстващите съобщения в определена папка, чието име въведете във второто поле или използвайте бутона Избор, за да изберете, като и двете се появяват, когато изберете тази опция. Това се различава от преместването в папка по това, че съобщението остава във вашата входяща кутия.

• изпрати копие до: Автоматично препращане на съобщението на някой друг.

• задаване на дата на изтичане: Маркирайте датата, на която съобщението ще изтече.

• промяна на важността на: Маркирайте важността на съобщението като висока, средна или ниска — независимо от това как подателят е задал важността на съобщението.

• изтриване: Премахване на съобщението.

След като използвате този падащ списък, за да решите какво ще се случи със съобщенията, използвайте полето отдясно, за да въведете името на папката или името на лицето, до което ще бъде препратено съобщението и т.н. Полето вдясно се появява или не в зависимост от това, което сте избрали в падащия списък.

След като дефинирате условието и действието на правилото, щракнете върху бутона OK в долната част на диалоговия прозорец Ново правило, за да го запишете. Вашето ново правило ще се появи в изгледа на правилата във вашата поща.

Както при условията, правилото може да има повече от едно действие. Например, можете да настроите правило, което търси съобщения от определен клиент и след това автоматично препраща това съобщение до вашия асистент, след като също го подаде в специална папка.