Подобрете вашите съобщения с Lotus Notes 6

Преди да изпратите имейл съобщение в Lotus Notes 6, можете да дефинирате опции за доставка, опции за сигурност и печати за настроение. Използвайте тези знаци за бележки, за да уведомите получателя си колко горещо е вашето съобщение или какво е настроението ви; или да поискате потвърждение за доставка, да зададете време за доставка и др.

След като завършите съставянето на тялото на вашето съобщение, щракнете върху бутона Опции за доставка там горе в лентата за действие, което неизбежно води до диалоговия прозорец Опции за доставка, както е показано на фигура 1. В този диалогов прозорец имате няколко възможности за доставка и сигурност и забавление.

(Може да забележите в пътуванията си и в диалоговия прозорец, че има раздел Разширени – добрата новина е, че вероятно няма да се налага да се забърквате с него.)

Фигура 1: Задайте опциите за доставка тук.

Задаване на ниво на важност на съобщението

В секцията Опции за доставка можете да маркирате нивото на важност на вашето съобщение: Ниско, Нормално или Високо. Можете да настроите Notes да маркира съобщения, които маркирате като високо важно; тези съобщения се показват с червена икона на плик във входящата кутия на вашия получател. Използвайте тази функция, за да предупредите получателя си за особено важно, спешно или по друг начин важно за времето съобщение.

Добавяне на щампа за настроение към съобщение

Използването на списъка Mood Stamp е начин да се свържете с вашето (електронно) вътрешно дете. А настроението Stamp е само една снимка, която показва в горната част на тялото на вашето съобщение, така че читателят знае как да се чувствате, когато ви е изпратил съобщението. Съобщенията с подпечатано настроение също са маркирани като такива във входящата кутия на получателя.

Имате няколко марки за настроение, от които да избирате, включително Private, Flame и Joke. За забавление опитайте всеки, за да видите как изглежда. Изборът Joke е полезен, ако искате да изпратите съобщение, което е само малко саркастично, и трябва да сте сигурни, че вашият читател осъзнава, че да, просто се шегувахте!

За да изберете печат, щракнете върху стрелката надолу до падащия списък Mood Stamp. Превъртете списъка, за да направите своя избор. За да прегледате щампа за настроение, щракнете върху името му в падащия списък и иконата му ще се появи под този списък. Щракнете върху бутона OK и в новото ви съобщение се появява щампа за настроение. Ако не желаете никаква щампа за настроение в изходящото си съобщение, просто оставете зададения по подразбиране Нормално.

Заявка за доклад за доставка на съобщение

Направете избор от списъка с опции за доклад за доставка, за да посочите кога и дали ще бъдете уведомени за състоянието на доставка на вашите съобщения. Вашите четири избора по отношение на отчет за доставка са само при неуспех, потвърждаване на доставката, проследяване на целия път и нищо.

• Само при провал: Никаква новина е добра новина. С други думи, Notes ви информира само в случай, че вашето съобщение не може да бъде доставено по някаква причина.

• Потвърдете доставката: Това е изборът за вас, ако сте малко по-малко оптимист. В този случай Notes ви казва точно кога и къде е доставено вашето съобщение.

• Проследяване на целия път: Този избор ви казва къде (и по кое време) е спряло вашето съобщение по пътя към вашия получател. (Може да звучи интересно, но вероятно не ви пука.)

• Няма: Изберете това и ще бъдете предпазливи, без да се интересувате дали съобщението ви ще бъде доставено или не. (Между другото, това е по подразбиране.)

Ако изберете опция за доклад за доставка, различна от „Няма“, получавате отчет за потвърждение на доставката (само имейл съобщение от вашата мрежа до вас) веднага щом изпратеното от вас съобщение пристигне. Кога ще бъде това зависи изцяло от мрежата. Ако получателят ви е далеч — например в друга компания — може да отнеме няколко часа или дори цял ден, за да бъде доставено съобщението.

Задаване на приоритет на доставка за съобщение

Друг избор от диалоговия прозорец Опции за доставка — Приоритет на доставка — се отнася до това колко бързо искате Notes да достави вашето съобщение:

• Ниско: Изберете това, за да изпратите съобщението късно през нощта, когато мрежата не е толкова натоварена.

• Нормално: Изберете това, за да изпратите съобщението възможно най-скоро въз основа на графиците за доставка на поща, които вашият администратор е създал. (Това е по подразбиране.)

• Високо: Изборът на това изпраща вашето съобщение точно сега - отстъпете встрани, преминавайки!

Ако включвате голям прикачен файл в съобщение, помислете дали да не го маркирате като нисък приоритет. Съобщението няма да бъде доставено, докато не сте вкъщи, докато спите, но може да струва на компанията ви по-малко пари, за да го изпратите късно през нощта. Може би това е начин да спечелите наградата Служител на месеца!

Подписване на съобщение

Подписвате съобщения по същата причина, по която подписвате чекове или официални документи: за да покажете, че наистина са от вас. Не е нужно да подписвате бележка за среща с мен на кафе, но когато изпратите съобщение с важна или чувствителна информация, може да искате Notes 6 да докаже, че съобщението наистина идва от вас.

Очевидно е, че не можете да надраскате подписа си на екрана в долната част на бележка. (Е, всъщност можете, но едва ли шефът ви ще го оцени.) Подписвате съобщение, като маркирате квадратчето Подпис в секцията Опции за сигурност на диалоговия прозорец Опции за доставка.

Подписът, който използвате в Notes 6, е дори по-труден за фалшифициране от вашия собствен Джон Ханкок, защото това е специален цифров компютърен код, добавен към съобщението, когато го изпратите и проверен от компютъра на получателя, когато съобщението бъде отворено. Бележката няма действителен подпис върху нея, но този тип съобщение се появява в долната част на екрана:

Подписано от Alan Dunkel/Primus на 07-1-02 8:30:46 AM, според Primus.

Шифроване на съобщение

Разбира се, светът пълзи от заети, лоши момчета и шпиони. Ако използвате модем, вие изпращате съобщенията си по телефонни линии, където човек, който няма нищо добро, би могъл по някакъв начин да ги прихване и прочете. (Наистина, наистина е малко вероятно това да се случи, но хей, никога не се знае.) Това не е голяма работа за вашите случайни съобщения, но ако изпратите съобщение, което включва информация като поверителна корпоративна информация, оценки на работата на служителите, или просто наистина, наистина добра клюка, която не искате никой друг да чете, можете да я шифровате.

Когато използвате опцията за защита за криптиране на Notes, вие сте 100 процента сигурни, че само неговият получател ще може да го прочете.

За да шифровате съобщение, поставете отметка в квадратчето Шифроване от секцията Опции за защита на диалоговия прозорец Опции за доставка. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец, когато приключите.

Когато изпратите криптирано съобщение, Notes прави кодирането вместо вас — зад кулисите. Когато получателите отворят съобщението, те виждат съдържанието точно както сте го написали. С други думи, четецът на криптирано съобщение не трябва да прави нищо специално, за да декриптира криптирано съобщение. Само предназначените получатели с правилните потребителски идентификатори могат да прочетат криптираната част от съобщението. Единственият, който ще види действителната объркана версия, е горкият шпионин, който прихваща съобщението при пренасяне.

Ако изпращате имейл до човек, който използва друга програма за електронна поща, или ако изпращате съобщението си през интернет, първо се консултирайте с администратора на Notes на вашата компания, за да видите дали ще можете да го шифровате .

Искане на разписка за връщане на съобщение

Ако използвате диалоговия прозорец Опции за доставка, за да поискате разписка за връщане на съобщение, вашата мрежа автоматично ви уведомява, когато вашият получател прочете вашето съобщение. Това е различно от изискването на отчет за потвърждение на доставката, който ви казва само кога съобщението е пристигнало в базата данни за поща на получателя. Обикновено бихте поискали отчет за разписка (просто активирайте квадратчето за отметка Разписка за връщане), за да предотвратите извинението „Никога не видях вашето съобщение“ и ще поискате отчет за потвърждение на доставката, за да премахнете „Никога не получих съобщението ви; мрежата трябва да го е загубила“ извинение.

Ако изпращате съобщение до някой, който не използва Notes, или ако съобщението ви минава през интернет, може да не успеете да получите отчети за получаване от него.

Предотвратяване на копиране на съобщение

Друга опция за защита на Notes на ваше разположение е да предотвратите копиране. Когато поставите отметка в квадратчето Предотвратяване на копирането, можете да сте сигурни, че лицето, което получава вашето съобщение, няма да може да го препрати на никой друг. Всъщност те дори няма да могат да копират (Редактиране –> Копиране) вашата бележка в клипборда, в случай че възнамеряват да поставят малко незаконно (Редактиране –> Поставяне). Изборът на опцията за предотвратяване на копиране гарантира, че това, което изпращате до един човек, няма да бъде разпратено със спам във вашата компания.

Когато приключите с избора на опции за доставка, щракнете върху OK, за да се върнете към вашия документ. В повечето случаи, след като вземете решение относно тези опции, щракнете върху бутона Изпращане и файл.

Ако главата ви се върти от всички тези опции за доставка, не позволявайте това да ви развали. Трябва да ги използвате само при специални обстоятелства. В действителност, за повечето съобщения, ще издухате точно от опциите за доставка, без да отваряте диалоговия прозорец Опции за доставка и без да се замисляте. Какво облекчение!

Ако установите, че винаги посещавате диалоговия прозорец Опции за доставка, за да подпишете и шифровате вашите съобщения, можете да поставите отметка в квадратчето Запазване на тези опции за защита като по подразбиране. По този начин всички нови съобщения, които създавате, ще имат същите настройки за сигурност. Разбира се, винаги можете да промените решението си, като се върнете в диалоговия прозорец Опции за доставка, за да промените настройката по подразбиране или да промените настройките си за сигурност по подразбиране.