Si të shkruani makro të dobishme në mesazhet e Outlook 2016 dhe 2019?

Në Microsoft Office, ne përdorim Visual Basic për Aplikacione (VBA) për krijimin e programeve të personalizuara që përmirësojnë funksionalitetin bazë të Office dhe ndihmojnë në kursimin e kohës duke automatizuar detyrat e përsëritura. Ne i referohemi këtyre programeve të vogla VBA si Macro .

Në këtë tutorial, ne donim të siguronim burimin më të plotë të zhvillimit të makro në internet për Outlook. Ne do të fokusohemi në eksplorimin e bazave të Outlook VBA për fillestarët, do të mësojmë të shkruajmë makro dhe më pas do të shikojmë disa ide makro të dobishme më të avancuara. Bazuar në komentet që morëm, pasi të keni kaluar këtë tutorial, duhet të jeni në gjendje të zhvilloni dhe ekzekutoni makro të thjeshta VBA për Outlook.

• Bazat e para: Ne do të mësojmë se si të futim dhe ruajmë një makro të thjeshtë të personalizuar VBA në një sesion aktiv të Outlook.
• Më pas do të konfigurojmë mjedisin e zhvillimit makro në kompjuterin tonë.
• Ne do të kalojmë nëpër shembujt më themelorë të Outlook VBA. Kjo do t'ju ndihmojë të kuptoni bazat e zhvillimit të makro dhe t'ju lejojë të shkruani makro të thjeshta.
• Më pas, ne do të vazhdojmë dhe do të përcaktojmë një ikonë shkurtore për makronë tonë në shiritin e veglave të aksesit të shpejtë. Kjo do të na lejojë të ekzekutojmë makro me lehtësi.
• Dhe ne do të përfundojmë duke aktivizuar makrot e Outlook dhe duke trajtuar cilësimet e tyre të sigurisë për të siguruar që kodi të ekzekutohet në të vërtetë kur të kërkohet në kompjuterët tanë.

A mund të regjistroj një makro Outlook?

Ndryshe nga aplikacionet e tjera të Office, Outlook nuk ofron një regjistrues të thjeshtë makro për të kapur veprimet e përdoruesit dhe për të gjeneruar automatikisht kodin e kërkuar VBA për ne në sfond. Prandaj, nëse duam të shtojmë funksionalitetin tonë të personalizuar në Outlook, do të na duhet të mësojmë të shkruajmë programe të thjeshta VBA dhe t'i inkorporojmë ato në sesionin tonë të Outlook.

Shënim: Nëse jeni të interesuar të dini se si funksionon në të vërtetë makroregjistruesi i Office, do t'ju rekomandoja të shikoni tutorialet MS Word Macros dhe Excel VBA Macro .

Shkrimi i makrove VBA në Outlook

1. Së pari, hapni Microsoft Outlook.
2. Tani, shkoni përpara dhe shtypni butonin Alt + F11 .
3. Mjedisi i Integruar i Zhvillimit (IDE) i zhvilluesit VBA do të hapet.
4. Zgjero pemën e projektit deri në nyjen ThisOutlookSession .
5. Klikoni me të djathtën mbi ThisOutlookSession dhe më pas shtypni Insert .
6. Tani do të futni një modul Visual Basic. Për ta arritur këtë, shkoni përpara dhe zgjidhni Moduli .
7. Ngjitni kodin tuaj VBA në dritaren e Modulit .
8. Shtypni File pastaj zgjidhni Ruaj .
9. Vazhdoni dhe mbyllni mjedisin e Zhvilluesit . Kjo do t'ju kthejë në ndërfaqen tuaj të përdoruesit të Outlook.

Shënim: Lexoni për disa shembuj të thjeshtë të kodit për të filluar me VBA. Asnjëherë mos kopjoni kodin VBA nga burime të panjohura.

Si të konfiguroni skedën e zhvilluesit në Outlook?

Nëse do të zhvilloni shpesh makro Outlook, mund të dëshironi të konfiguroni mjedisin tuaj të zhvillimit të Office. Tingëllon e zbukuruar, apo jo? Në fakt është një procedurë mjaft e thjeshtë. Lexoni për detajet:

1. Hapni Outlook , klikoni me të djathtën në zonën e sipërme të Shiritit dhe zgjidhni Personalizo Shiritin .

1. Kontrolloni hyrjen e Zhvilluesit dhe shtypni OK .

1. Tani do të gjeni menunë Zhvilluesi në Shirit.

Shembuj të dobishëm të Outlook VBA

Krijo një mesazh me email

Ky fragment i thjeshtë krijon një artikull të ri të mesazhit email në mënyrë programore.

Skripti fillon duke krijuar një artikull të postës së Outlook, më pas vendos fushat në, subjekt, tekst të trupit dhe CC. Më në fund ai shfaq mesazhin në Outlook që të mund ta rishikoni dhe dërgoni manualisht.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Shënim i avancuar: Ju mund të përdorni shabllone të paracaktuara të Outlook kur përcaktoni emaile të reja me VBA. Për ta bërë këtë, do t'ju duhet të përdorni metodën CreateItemFromTemplate dhe të specifikoni vendndodhjen e skedarit tuaj të shabllonit të Outlook (*. shpesh ).

Dërgoni një email në mënyrë programore

Nëse dëshironi që Outlook të dërgojë automatikisht emailin që sapo keni krijuar, mund të shtoni rreshtin e mëposhtëm në kodin e postuar më sipër. Ngjitni rreshtin e mëposhtëm përpara deklaratës Fund Nën të fragmentit të mëparshëm.

MyEmail.Send

Bashkangjitni një skedar në një email

Në shumë raste dëshironi të automatizoni dërgimin e një emaili me një skedar të bashkangjitur. Ky mund të jetë një dokument Word, një tabelë Excel, prezantim Powerpoint, dokumente PDF etj'. Nëse dëshironi të dërgoni një email me bashkëngjitje në mënyrë programore, përdorni këtë kod:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Shënime:

• Sigurohuni që të vendosni shtegun e saktë dhe emrin e skedarit të bashkëngjitjes në fragment.
• Në këtë shembull kam vendosur marrës të shumtë në email , me mirësi rregullojeni sipas nevojës.

Krijo një detyrë me VBA

Fragmenti i mëposhtëm krijon një detyrë të Outlook, ia cakton një individi tjetër dhe cakton temën e detyrës dhe tekstin e trupit.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Ruaje si HTML

Pak lexues pyetën se si të automatizonin ruajtjen e emaileve në HTML. Kodi i mëposhtëm realizon pikërisht këtë.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Shënim: Sigurohuni që ta hapni këtë kod vetëm në emailet që janë të hapura në Outlook (jo në pamjen Inbox/Explorer).

Pyetje të lidhura me Outlook Macros

Ku ruhen makro në Outlook?

Ju mund të endeni se ku është ruajtur saktësisht Macro-ja juaj e përdorur. Epo, ndryshe nga Excel për shembull, i cili ju lejon të ruani makro në skedarin personal.xlb ose në spreadsheets specifike; të gjitha makrot e Microsoft Outlook ruhen në një skedar global në sistemin tuaj të skedarëve. Në mënyrë të veçantë, skedari që ruan të gjitha Macrot ju quhet VBAProject.otm. Skedari mund të gjendet në: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Butoni i shkurtoreve për makrot e Outlook

Hapi ynë i ardhshëm është të fusim një buton të vogël shkurtore që do të na lejojë të ekzekutojmë me lehtësi makro. Për thjeshtësi, ne do ta fusim këtë buton në shiritin e veglave të Qasjes së Shpejtë.

1. Hapni Microsoft Outlook, nëse nuk është hapur ende.
2. Klikoni me të djathtën në shiritin e sipërm të Outlook dhe zgjidhni Personalizo shiritin e veglave të aksesit të shpejtë .

       Shënim: Mund të përdorni një procedurë të ngjashme për të vendosur ikonën tuaj në vetë Shiritin në vend të shiritit të veglave të aksesit të shpejtë.

1. Shtypni kutinë e kombinuar ' Zgjidhni komandat nga ' dhe zgjidhni Macros .

1. Zgjidhni makro që sapo keni krijuar dhe shtypni Shto .

1. Shtypni Modify për të përcaktuar një figurë ikone të personalizuar për butonin tuaj të shiritit të veglave të aksesit të shpejtë.

1. Kur të keni mbaruar, shtypni OK.

Si të aktivizoni një makro në Outlook?

Ky hap është opsional dhe duhet të ndiqet vetëm nëse merrni një mesazh gabimi gjatë ekzekutimit të makrosë së sapokrijuar.

1. Tjetra është të lejojmë Outlook të ekzekutojë makro VBA tonë. Si parazgjedhje, Microsoft Office çaktivizon makrot dhe nuk i lejon ato; kështu që ne do të duhet të përcaktojmë sigurinë e duhur të makro për të lejuar që makroja juaj e personalizuar Outlook të ekzekutohet.
2. Në Outlook 2016, klikoni në Zhvillues në shirit dhe zgjidhni Siguria Macro .

1. Zgjidhni cilësimet tuaja të sigurisë makro.
   1. Në Outlook 2016: Zgjidhni Njoftimet vetëm për makrot e nënshkruara dixhitale, të gjitha të tjera të paaktivizuara ose Njoftimet për të gjitha makrot .
   2. Në Outlook 2019: Zgjidhni Çaktivizo të gjitha makro me njoftim . Kjo do të postojë një mesazh paralajmërues që kërkon miratimin e përdoruesit përpara se të ekzekutohet makroja juaj.
2. Pasi të vendosni cilësimet e sigurisë së makro, shtypni OK .

Shënim: Cilësimet tuaja aktuale të sigurisë mund të parandalojnë ekzekutimin e makrove në Outlook. Ja një udhëzues se si të vazhdohet nëse makro-të janë të çaktivizuara në projektin tuaj Outlook Macro .

Si të përdorni makro Outlook?

E fundit, por padyshim jo më e rëndësishmja, tani është koha për të ekzekutuar makronë tuaj të krijuar rishtazi.

1. Navigoni te shiriti i veglave të Qasjes së Shpejtë (ana e sipërme e majtë e ekranit – pak mbi menunë HOME).
2. Shtypni ikonën që i keni caktuar makros tuaj.
3. Voi'la, sapo keni përfunduar dhe ekzekutuar makro (e parë) Outlook VBA!

Ide shtesë për makro të Outlook

Disa nga lexuesit tanë pyetën nëse mund të specifikonim ide të mëtejshme për Automatizimin e Outlook. Këtu janë disa për të filluar.

1. Ruani automatikisht bashkëngjitjet në mesazhet hyrëse në një dosje specifike.
2. Lexoni një listë të shënimeve të takimeve nga një skedar CSV dhe krijoni automatikisht takime në një ose më shumë kalendarë.
3. Krijimi automatik i detyrës/takimit/kontaktit nga emailet hyrëse.
4. Vizualizoni statusin e statusit të përgjigjes së pjesëmarrësve në një grup takimesh të përsëritura.
5. Dërgoni emaile të Outlook nga Excel, Word ose Access.
6. Shkarkoni të gjitha bashkëngjitjet nga një dosje specifike e Outlook në kompjuterin tuaj. Nëse hapësira e llogarisë tuaj Outlook është e kufizuar, mund ta përdorni këtë makro për të shkarkuar në mënyrë specifike vetëm bashkëngjitje të mëdha (për shembull mbi 5 Mb) në diskun tuaj, në vend që t'i menaxhoni ato në Outlook.
7. Eksportoni kontaktet e Outlook direkt në një bazë të dhënash të Access. Vini re se Eksporti i kontakteve në CSV ofrohet në produkt.
8. Përditësoni automatikisht informacionin e takimit për takime individuale ose të përsëritura.

Hapat e ardhshëm

• Keni nevojë për ndihmë specifike për VBA? Mos ngurroni të na kontaktoni për një propozim me porosi .