Si të planifikoni dhe dërgoni kërkesa periodike për takime, ngjarje dhe takime të Outlook 2019 / 365?

Ja një pyetje që morëm nga Donna:

Përshëndetje! sapo u emërova si menaxher projekti këtu në kompaninë time, kështu që tani jetoj në Outlook :-)… Një nga gjërat e para që do të duhet të bëj është të konfiguroj seritë e takimeve të vazhdueshme me shumë nga palët e interesuara të projektit. Ato mund të jenë ose një për një, të takimeve në grup. Do të ishim të lumtur të merrnim disa shkurtore se si të vazhdoni me planifikimin e atyre përsëritjeve. Ndihma vlerësohet paraprakisht. Faleminderit!

Faleminderit për pyetjen tuaj dhe suksese në punën tuaj të re.

Menaxhimi i takimeve të përsëritura në Outlook mund të jetë një detyrë e frikshme, le të përpiqemi ta zbërthejmë atë me disa praktika më të mira për t'i çuar gjërat.

Vendosni kalendarin e projektit tuaj

Rekomandimi im i parë do të ishte të vendosni një kalendar të dedikuar për projektin tuaj, në mënyrë që të mund të organizoni të gjitha takimet në lidhje me projektin në një vend të vetëm. Këtu keni një tutorial për shtimin e kalendarëve të rinj në Outlook si për Windows ashtu edhe për MAC.

Programoni seritë e takimeve të përsëritura

Pas konfigurimit të kalendarit tuaj, mund të filloni të planifikoni serinë tuaj të takimeve.

përdoruesit e Windows

• Hyni në Outlook dhe hapni kalendarin tuaj.
• Në skedën kryesore, shtypni pamjen e javës së punës, kjo do të sigurojë një pamje më të qartë dhe më të lehtë për t'u përdorur të kalendarit tuaj.
• Tani zgjidhni ditën dhe orën e takimit tuaj.
• Klikoni me të djathtën dhe shtypni Takimi i ri periodik (ose takim).
• Nëse është e nevojshme, rregulloni datën dhe orën e takimit/takimit.
• Përcaktoni përsëritjen e takimit tuaj (Ditore/Javore e kështu me radhë).
• Përcaktoni gamën tuaj të përsëritjes.

• Kur të mbaroni, shtypni OK .
• Më pas, shtypni butonin Për të zgjedhur adresat e emailit të marrësve nga lista juaj e kontakteve ose në mënyrë alternative futni adresat e tyre manualisht.
• Përcaktoni një temë përshkruese për takimin tuaj.
• Përdorni seksionin e etiketave të takimit , në anën e djathtë të shiritit tuaj, për të përcaktuar rëndësinë dhe ndjeshmërinë e takimit

• Më pas, përcaktoni vendndodhjen e takimit dhe detajet e kontaktit tuaj. Kjo mund të jetë një dhomë takimesh ose mund të përdorni Skype, Zoom për Outlook ose mjete të tjera komunikimi në internet.
• Së fundi, në trupin tuaj të ftesës për takim, zgjeroni objektivat e serisë së takimeve, KPI-të e kështu me radhë. Mos harroni të përcaktoni një agnedë të qartë për takimin tuaj, si dhe qëllime të qarta dhe të matshme.
• Kur të keni mbaruar, shtypni butonin Dërgo .

Përdoruesit e Mac

Procesi për përdoruesit e MAC është paksa i ndryshëm dhe i ngjan atij të përdorur në versionet më të vjetra të Office:

• Hapni Outlook 365 / 2019 për MAC.
• Në pamjen e kalendarit, kaloni në datën dhe orën e kërkuar të takimit/caktimit.
• Do të hapet dialogu i Takimit të Organizatorit .
• Shtypni butonin Për të përcaktuar pjesëmarrësit në takim.

• Më pas përcaktoni temën, vendndodhjen dhe kohëzgjatjen e takimit.

• Në menynë e sipërme, shtypni butonin Përsëritje .
• Dialogu i mëposhtëm do të shfaqet:

• Përcaktoni cilësimet e takimit / takimit sipas nevojës.
• Pasi të keni mbaruar shtypni OK.
• Në trupin e ftesës së mbledhjes, jepni më shumë informacion sipas nevojës.
• Kur të keni mbaruar, shtypni butonin Dërgo .

Konfiguroni kërkesat për seritë e takimeve / takimeve / ngjarjeve duke i dublikuar

Mund të krijoni një seri takimesh ose ngjarjesh, duke dublikuar një seri të mëparshme dhe duke rregulluar subjektet, pjesëmarrësit dhe vendndodhjen e takimit. Këtu është një tutorial që do t'ju ndihmojë ta arrini atë.

Pyetje? Mos ngurroni të përdorni komentet më poshtë për të na njoftuar.

Paç fat!