Si të dërgoni mesazhe të përsëritura të përgjigjes automatike në Outlook 2019 / 365/ 2016 kur jeni jashtë zyrës?

Përditësimi i fundit: Tetor 2019

Zbatueshmëria: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows dhe macOS.

Këtu është një pyetje që kemi marrë nga Dorothy:

Përshëndetje! Unë punoj si agjent udhëtimesh dhe disponueshmëria ime është shumë e rëndësishme për klientët e mi. Herë pas here, unë jam larg zyrës për shkak të pushimeve dhe do të doja të sigurohesha që klientët e mi të jenë të vetëdijshëm për këtë dhe gjërat të mos bien në të çara. Në të kaluarën, unë punoja për një kompani dhe mbaj mend që kishte një mashtrim për të vendosur një auto-përgjigje jashtë zyrës atje. Tani punoj nga shtëpia dhe përdor Outlook.com dhe Gmail në Microsoft Outlook 2019, a ka ndonjë mënyrë për të vendosur një rregull jashtë zyrës për të njoftuar të tjerët që jam larg?

Faleminderit për pyetjen tuaj të mirë dhe fat të mirë me biznesin tuaj të ri.

Ju mund të përcaktoni lehtësisht tekstet e përgjigjes automatike kur jeni jashtë zyrës duke përdorur Rregullat. Në këtë tutorial do të shpjegojmë se si ta bëjmë këtë në Windows dhe më pas në macOS. Lexuesit mund ta zbatojnë këtë në praktikë në mënyrë që të kenë përgjigje automatike të Outlook në rast se janë larg për pushime ose ndonjë leje tjetër.

Për plotësinë, ne kemi shtuar një seksion të shkurtër se si të përdorim Outlook në Exchange për të dërguar përgjigjet OOTO.

Vendosja e përgjigjeve automatike në Windows

Përdorimi i Rregullave

Nëse po përdorni Gmail ose Hotmail/Outlook.com në Outlook, do t'ju duhet të përdorni Rregullat për të konfiguruar përgjigjen tuaj automatike.

Ju lutemi vazhdoni si më poshtë:

• Hapni Outlook.
• Së pari, përcaktoni një shabllon mesazhi të Outlook që do të dërgohet kur mungon. Ky postim ka të gjitha informacionet që ju nevojiten për të konfiguruar shabllonin tuaj.
• Më pas, në skedën Email, shtypni butonin Rregullat.
• Zgjidhni Menaxho rregullat dhe alarmet.
• Magjistari i Rregullave do të hapet.
• Shtypni butonin Rregulli i ri…
• Pastaj zgjidhni Aplikoni rregullat për emailet që marr .

• Kliko Next.
• Specifikoni nëse dëshironi që ky rregull jashtë zyrës të zbatohet për emaile specifike.
• Shtypni Next nëse dëshironi që rregulli të zbatohet për të gjitha mesazhet në hyrje.
• Tani kontrolloni Përgjigjen duke përdorur një rregull të veçantë shabllon.
• Në panelin e poshtëm, klikoni lidhjen specifike të shabllonit.

• Shfletoni kompjuterin tuaj për shabllonin e postës elektronike që keni përcaktuar në hapin e parë të këtij tutoriali.
• Shënim: Modelet ruhen si skedarë të shpeshtë .

• Pasi të gjeni shabllonin tuaj, theksoni atë dhe shtypni Open.
• Kliko Next.
• Përcaktoni çdo përjashtim nga rregulli juaj sipas nevojës.
• Kliko Next.
• Jepni rregullit tuaj një emër kuptimplotë, siç tregohet më poshtë

• Kur të keni mbaruar, shtypni Finish.

Rregullat e çaktivizimit

Shënim: Ju lutemi mbani mend se do t'ju duhet të çaktivizoni rregullat tuaja kur të ktheheni nga pushimet ose pushimi; përndryshe emailet tuaja automatike do të vazhdojnë të dërgohen.

Nëse dëshironi të çaktivizoni përgjigjet tuaja, vazhdoni si më poshtë:

• Hapni Outlook
• Klikoni Rregullat
• Kliko Menaxho Rules and Alerts
• Hiq zgjedhjen e çdo rregulli që dëshironi të çaktivizoni.

• Kur të keni mbaruar, shtypni Apliko.

Duke përdorur Exchange

Nëse kompania juaj po përdor një Exchange Server, atëherë procesi i konfigurimit është shumë i thjeshtë:

• Hapni Outlook.
• Kliko skedarin.
• Tani shtypni butonin Përgjigje automatike (vini re se do t'ju duhet të lidheni me Exchange për t'i konfiguruar ato).
• Tani përcaktoni përgjigjen tuaj automatike për dërguesit brenda një organizate jashtë organizatës suaj.
• Shtypni OK kur të keni mbaruar.

Jashtë zyrës përgjigjet në MAC

Nëse jeni në macOS, atëherë procesi është mjaft i thjeshtë, këtu janë hapat:

1. Hapni Outlook për macOS
2. Nga shiriti i sipërm, lundroni te Veglat dhe dhjetë zgjidhni Rregullat.
3. Dialogu i Rregullave do të hapet.
4. Nëse jeni duke përdorur Gmail ose Outlook.com/Hotmail, theksoni IMAP në anën tuaj të majtë.
5. Shtypni shenjën + në fund të dialogut.
6. Përcaktoni emrin tuaj të rregullit:

1. Në seksionin Do the Following zgjidhni Përgjigju dhe më pas shtypni butonin Përgjigju Teksti… .
2. Tani shkoni përpara dhe përcaktoni tekstin tuaj të përgjigjes jashtë zyrës siç tregohet më poshtë

1. Kur të keni mbaruar, shtypni OK .
2. Kontrolloni kutitë " Mos Aplikoni " dhe " Aktivizuar " dhe shtypni OK . Pasi të ktheheni nga pushimet, mos harroni të zgjidhni butonin Enabled për të çaktivizuar rregullin.
3. Dialogu i rregullave do të duket si vijon. Çdo email në hyrje do të përgjigjet automatikisht nga Outlook.

Më shumë pyetje lexues

Përgjigje të shumta automatike për një kuti postare

Na pyetën nëse jeni në gjendje të vendosni përgjigje automatike të ndryshme sipas asaj se kush e dërgoi mesazhin. Kjo është e mundur, pasi magjistari i rregullave të Outlook ju lejon të kushtëzoni mesazhet tuaja të postës elektronike sipas disa parametrave:

• nga njerëzit,
• nëse jeni në TO ose CC,
• nëse jeni marrësi i vetëm
• Nëse fjalët specifike shfaqen në temë ose në trup
• Nga rëndësia e emailit

Për të përdorur përgjigje të shumta, gjithçka që duhet të bëni është të ndërtoni rregulla të ndryshme dhe më pas të caktoni modele të ndryshme të përgjigjeve të Outlook për secilin.

Si mund ta di nëse përgjigjet e mia automatike janë dërguar?

Pyetje e mirë, do t'i shihni përgjigjet tuaja që shfaqen si hyrje në dosjen tuaj të artikujve të dërguar në Outlook

A funksionon kur kompjuteri im është i fikur?

Kjo është një pyetje shumë e rëndësishme – përgjigjja është se rregullat që po përcaktoni në Outlook janë vetëm klientë, që do të thotë se ato do të ekzekutohen vetëm kur Outlook është duke u ekzekutuar. Ky nuk është rasti nëse jeni duke përdorur përgjigjet automatike në Outlook në Exchange.

A mund të konfiguroj në vend të kësaj një Auto-Forward?

Kur jeni në PTO / pushime / pushime ose gjatë udhëtimit, mund të zgjidhni t'i përcillni automatikisht emailet tuaja njerëzve të tjerë në mënyrë që ata të jenë në gjendje të përgjigjen. Ju mund të përdorni Rules Wizard për të përcaktuar një rregull specifik për ta trajtuar atë.

A mund të shtoj një fotografi në mesazhin tim të përgjigjes automatike?

Në Windows, ju jeni në gjendje të shtoni informacione të pasura me tekst në përgjigjet tuaja, qofshin ato lidhje, fotografi dhe madje edhe gif të animuar. Ju gjithashtu mund të shtoni nënshkrimin tuaj në të gjitha emailet dalëse.

Në rast të pyetjeve shtesë, mos ngurroni të na njoftoni. Shpresoj se ndihmon!