Ndaloni dhe hiqni mesazhet e kopjuara të postës elektronike në Outlook 2016 dhe 2019

Zbatohet për: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 dhe macOS (me rregullime të vogla).

A keni marrë ndonjëherë një mori artikujsh të tepërt të dyfishuar të postës elektronike, personat e kontaktit dhe hyrjet në kalendar në Outlook dhe keni dashur t'i pastroni shpejt këto dublikatë të bezdisshme në mënyrë që të mund të përqendroheni në gjërat reale?

Nëse po, vazhdoni të lexoni, sepse sot ne do t'ju tregojmë se si mund të ndaloni marrjen e atyre mesazheve dhe të hiqni emailet e dyfishta nga kutia juaj postare pa blerë një mjet të kushtueshëm heqës.

Së pari do të shpjegojmë arsyet më të përhapura për rastet më të zakonshme të dyfishimit të postës elektronike. Më pas do të ofrojmë disa zgjidhje të thjeshta që mund t'i zbatoni lehtësisht për të pastruar me lehtësi bisedat, kontaktet dhe takimet e tepërta nga kutia juaj e postës elektronike.

Arsyet për kopjimin e emailit në kutinë tuaj postare

Nga ajo që kam parë në të kaluarën, kopjimet e Outlook zakonisht vijnë nga gjashtë arsye kryesore :

1. Rregullat nuk janë konfiguruar saktë : Mund të ketë raste që dy ose më shumë rregulla hapen me marrjen e emailit, duke rezultuar në raste të shumta të të njëjtave mesazhe.
2. Konfigurimi i gabuar i llogarisë : Në disa raste, kam parë që përdoruesit gabimisht përcaktuan dukuri të shumta të së njëjtës llogari emaili dhe kjo rezulton në raste të shumta të çdo emaili hyrës, kontaktesh dhe hyrjesh në kalendar.
3. Intervali i dërgimit/marrjes është shumë i shkurtër . Nëse frekuenca e përditësimit të kutisë suaj hyrëse është shumë e shkurtër; Outlook mund të ngarkojë mesazhin në kutinë tuaj hyrëse, POR mund të mos jetë në gjendje t'i shënojë mesazhet që ndodhin si të sinkronizuara/ngarkuar. Kjo rezulton në dukuri të shumëfishta të të njëjtave mesazhe.
4. Probleme me sinkronizimin : Ne kemi vërejtur gjithashtu kontakte dhe mesazhe të dyfishta që rezultojnë nga problemet e sinkronizimit me ofruesit e palëve të treta.
5. Gabimet e përdoruesit gjatë kopjimit dhe ngjitjes manuale të takimeve dhe takimeve në kalendarin e Outlook.
6. Bashkimi i gabuar i disa dosjeve personale të Outlook (të referuara gjithashtu si skedarë PST) në një dosje.

Ndikimi i artikujve të dyfishuar të Outlook

1. Ata dëmtojnë produktivitetin tuaj.
2. Ata ngatërrojnë dhe shkaktojnë gabime. Vetëm imagjinoni t'i përgjigjeni më shumë se një herë të njëjtit shënim :-(…
3. Ato mund të ndikojnë në performancën e ngarkimit të klientit tuaj Outlook. Sa më shumë mesazhe të ruajtura në kompjuterin ose serverin tuaj Outlook do të duhet të ngarkohen gjatë nisjes, aq më i ngadalshëm do të jetë performanca e tij.
4. Dups mbushin kutinë tuaj hyrëse. Përdoruesit e biznesit do të duhet të fshijnë emailin në për të respektuar kapacitetin e caktuar të ruajtjes së emailit të ofruar nga departamenti i tyre i IT.

Tani që kuptojmë shkaqet dhe ndikimin rrënjësor, le të përqendrohemi në disa zgjidhje të mundshme.

Hiqni emailin e kopjuar në Outlook

Ekzistojnë disa shërbime dhe shtesa për heqjen e dyfishimit të postës elektronike në treg, por ne besojmë dhe rekomandojmë që të përdorni funksionalitetin e Outlook-it jashtë kutisë. Lexoni për procedurën e plotë.

• Hapni Microsoft Outlook (ky proces do të funksionojë në versionet 2013 dhe 2016).
• Është gjithmonë e këshillueshme që të bëni kopje rezervë të emailit tuaj përpara se të ekzekutoni një procedurë pastrimi. Këtu është një procedurë hap pas hapi për të eksportuar dhe rezervuar emailin, kalendarin dhe kontaktet tuaja të Outlook .
• Pasi të keni mbaruar, zgjidhni dosjen në të cilën ndodhen emailet e kopjuara.
• Nën Faqja kryesore , vazhdoni dhe zgjidhni kutinë rënëse Pastroni në Shirit.

• Zgjidhni "Pastroni bisedën" për të fshirë dhe zhvendosur emailet e kopjuara në bisedë në dosjen "Artikuj të fshirë".
• Pastrimi i dosjes do të fshijë dhe zhvendosë email-et e kopjuara në dosjen specifike te Artikujt e Fshirë.
• Pastrimi i dosjeve të vjetra dhe nën-dosjeve do t'ju lejojë të pastroni edhe nëndosjet.
• Pasi të keni mbaruar, mund të klikoni me të djathtën në dosjen e artikujve të fshirë dhe të shtypni Dosjen bosh për të fshirë përgjithmonë rastet tuaja të dyfishuara të emailit.

Shënim: Nëse jeni përdorues i Microsoft Office për MAC, do të gjeni opsionin Clean Up në shiritin tuaj Home.

Parandalimi i çështjeve të dyfishimit të postës elektronike

1. Nëse është e nevojshme, kontrolloni rregullat tuaja të Outlook për t'u siguruar që disa rregulla nuk po aktivizohen paralelisht për çdo mesazh në hyrje.
2. Nëse përdorni ofrues të postës elektronike të uebit të palëve të treta, kontrolloni që llogaritë tuaja  GMail, Yahoo dhe Outlook.com të jenë të përcaktuara saktë në Outlook.
3. Tani, rrisni frekuencën e përditësimit të kutisë suaj hyrëse. Këtu është procesi hap pas hapi:
   • Në Outlook, shtypni Dërgo / Merr
   • Kliko "Dërgo / Merr Grupet".
   • Tani shkoni përpara dhe zgjidhni Përcaktoni Grupet Dërgo / Merr
   • Tani vendosni intervalin kohor në një vlerë midis 15 dhe 30 minutash (Shih pamjen e ekranit më poshtë)
   • Klikoni OK.

Pastrimi i kontakteve të dyfishta

Nëse keni gjetur njerëz të dyfishtë të kontaktit në skedën tuaj "Njerëz", do ta gjeni këtë udhëzues shumë të dobishëm për të hequr kontaktet e tepërta. Ndiqni hapat e përshkruar për të bashkuar hyrjet e dyfishta në listën tuaj të kontakteve të Outlook.

Shpresoj se ndihmon!