Versionering i SharePoint-dokumentbibliotek

I den här handledningen ska vi prata om versionshantering och versionshistorik i . Versionering är ett kraftfullt verktyg i SharePoint. Om vi ​​har alla våra filer i SharePoint kan vi redigera filerna på vårt skrivbordsprogram eller online. 

Med dokumentversionshantering i SharePoint kan du enkelt spåra och hantera ändringar av objekt och data. 

Om vi ​​tänker på den normala affärsprocessen, när någon väl har skapat ett dokument, kan det göras många redigeringar genom processen. Utan SharePoint, vad folk gör är att de versionerar sina filer baserat på titeln på filen som version1, version2, version-final, och så vidare och så vidare. 

Problemet är att vi ibland kan skicka en fil till två chefer och var och en av dem gör ändringar oberoende av varandra. Så när de skickar tillbaka det till oss måste vi konsolidera dessa redigeringar. Det är därför många team flyttar sina filhanteringssystem direkt till SharePoint. Detta beror på effektiviteten i SharePoint-versionshantering.

Innehållsförteckning

• Redigera en fil för dokumentversionering i SharePoint
• Dokumentversionering i SharePoint
• Återställa versioner i SharePoint
• Slutsats

Redigera en fil för dokumentversionering i SharePoint

Låt oss öppna en fil i SharePoint. 

Låt oss göra en redigering. För det här exemplet lägger jag till en mening här som säger " Den bästa bilen någonsin är Tesla" . Återigen, en av de fina sakerna i SharePoint är att två personer kan arbeta på samma kontorsfil samtidigt.

Stäng sedan filen.

Dokumentversionering i SharePoint

Låt oss säga att vi till exempel insåg att vi egentligen inte vill göra den redigeringen eller ändringarna och att vi vill återställa den filen till dess tidigare version. Vi kommer att kunna göra det enkelt genom att bara klicka på ellipsen bredvid filen. 

Klicka på Versionshistorik .

Vi kan sedan se de olika versionerna av den här filen när de sparades, och personerna som modifierade den. Detta är mycket användbart eftersom vi inte behöver spara och skicka en ny version till andra personer varje gång vi behöver göra några ändringar i filen. Allt lagras i filen som vi redigerar på SharePoint-webbplatsen. 

Låt oss nu återställa ändringarna som vi har gjort tidigare till filen. Vi vet att den senaste versionen är när vi gjorde ändringarna i filen. Så vi borde leta efter versionen innan dess. I det här fallet klickar vi på version 5.

Den kommer att be oss att öppna den i vår Word-app på skrivbordet. Låt oss klicka på knappen Öppna Word .

Sedan kommer den att be oss att logga in. Återigen måste vi använda kontot som vi använder i SharePoint. 

Efter att ha loggat in kan vi nu se versionen av filen utan de ändringar eller ändringar som vi nyligen gjorde.

Återställa versioner i SharePoint

Vi kan också se överst att vi kan göra den här versionen som den senaste versionen genom att klicka på knappen Återställ .

Låt oss bara stänga den här filen tills vidare. 

Vi kan också återställa den versionen genom att klicka på den lilla nedrullningsbara pilen bredvid den.

Klicka sedan på Återställ .

Efter det klickar du på OK- knappen i popup-rutan.

Nu har en version lagts till på listan som är version 7 . Det vi har gjort är att vi har gjort en version som är exakt samma som version 5 , vilket är den version vi vill återställa. 

Låt oss nu stänga versionshistoriken .

Låt oss sedan öppna den här filen igen.

Nu ska vi se att ändringarna vi har gjort tidigare är borta.

Slutsats

För att sammanfatta, har vi lärt oss att flera personer kan redigera en fil samtidigt. Vi lärde oss också att versionshantering i SharePoint tillåter användare att spåra alla ändringar som människor har gjort i en fil med hjälp av versionshistoriken . Detta gör det möjligt för användare att bättre hantera dokument. Det finns ingen anledning att göra en version och sedan skicka den till vår chef, sedan en annan version varje gång vi gör ändringar. 

Dessutom kan vi lära oss hur man återställer versioner av dokument och filändringar. Det är särskilt användbart när flera personer arbetar tillsammans i ett projekt, eller när information går igenom flera stadier av utveckling och granskning.

Med vänliga hälsningar,

Henry