Vad är Sharepoint? Toppegenskaper och funktioner

Är du trött på att tappa reda på viktiga dokument i ett hav av e-postmeddelanden, raderade dokument, mappar och Post-it-lappar?

Känner du ibland att du behöver en GPS bara för att hitta den där filen som din chef bad om för tre veckor sedan? Var inte rädd, kära läsare, för det finns en hjälte bland oss: Microsoft SharePoint.

SharePoint är en webbaserad plattform utvecklad av Microsoft som ger organisationer ett centraliserat utrymme för att hantera, dela och samarbeta kring olika typer av innehåll, såsom dokument, kalendrar, uppgifter och mer.

Plattformen tillåter användare att skapa webbplatser för olika avdelningar, projekt eller team, med anpassningsbara användarbehörigheter och arbetsflöden för att kontrollera åtkomst, visa information och effektivisera processer.

SharePoints robusta funktioner kan skräddarsys för att möta din organisations specifika behov, vilket gör det till ett viktigt verktyg för att öka produktiviteten och samarbetet.

Men det är bara toppen av isberget! I följande avsnitt kommer vi att dyka djupare in i Microsoft SharePoints historia, kärnfunktioner, tillgängliga versioner, Microsoft-integrationer och potentiella användningsfall.

Så ta din favoritdryck, luta dig tillbaka och låt oss utforska SharePoints underverk tillsammans.

Innehållsförteckning

• Vad är SharePoint?
• SharePoints historia
  • Dagens SharePoint
• Topp 6 kärnfunktioner och funktioner i SharePoint
  • 1. Samarbete
  • 2. Content Management
  • 3. Automatisering av arbetsflöden
  • 4. Sociala egenskaper
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Sök
• SharePoint-versioner och prissättning
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation och SharePoint Designer
• Integration med Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Användningsfall för Microsoft SharePoint
• Poängen

Vad är SharePoint?

Föreställ dig det här: du börjar din arbetsdag och möts av en överfull inkorg, en oändlig att-göra-lista och en hög med leveranser som bara inte kommer att sluta. Låter överväldigande, eller hur? Det är där Microsoft SharePoint kommer in för att rädda dagen!

Så, vad är SharePoint? Enkelt uttryckt är det en plattform utvecklad av Microsoft som tillhandahåller en centraliserad plats för organisationer att hantera, lagra och dela olika typer av innehåll och uppgifter med webbapplikationer som:

• Dokument : Word, Excel, PowerPoint, PDF-filer och mer

• Delade kalendrar : teamscheman, projektdeadlines och möten

• Uppgifter : att göra-listor, arbetsflöden och godkännanden

• Moderna listor : kontakter, delade brevlådor, inventering, metadata och kundinformation

Microsoft SharePoint innehåller kraftfulla samarbetsverktyg som låter användare arbeta tillsammans med innehåll i realtid, dela uppdateringar och få feedback på ett och samma ställe. Dessutom, med sökfunktioner är det enkelt att hitta rätt dokument eller information.

Men vänta, det finns mer! I nästa avsnitt kommer vi att utforska SharePoints mer än två decenniums historia innan vi tar en titt på dess kärnfunktioner.

Om du vill ta din organisations produktivitet till nästa nivå, fortsätt läsa för att upptäcka SharePoints fulla potential.

SharePoints historia

Låt oss ta en promenad längs minnesvägen, tillbaka till en tid då vipptelefoner var på modet, MySpace var det sociala nätverket och SharePoint var bara en glimt i Microsofts ögon.

Det stämmer, vi pratar om det tidiga 2000-talet, en tid då internet fortfarande var i sin linda och världen precis började förstå vikten av samarbete och innehållshantering.

Microsoft SharePoint introducerades först 2001, när världen fortfarande vände sig vid tanken på att använda internet för mer än att bara skicka e-postmeddelanden och bläddra i kattvideor.

Den första versionen av detta MS-projekt var en grundläggande webbapplikation som gjorde det möjligt för team att dela dokument och samarbeta i projekt. Det var inte precis en gamechanger, men det lade grunden för vad som skulle komma.

Under åren har SharePoint-plattformen fortsatt att utvecklas och lagt till nya funktioner och möjligheter som gjorde den till ett oumbärligt verktyg för företag och organisationer av alla storlekar.

2003 släppte Microsoft SharePoint Portal Server, som möjliggjorde mer avancerad innehållshantering och sökfunktioner.

Och 2006 lanserades Microsoft Office SharePoint Server 2007, som introducerade sociala funktioner och funktioner för affärsinformation.

Dagens SharePoint

Det var inte förrän släppet av SharePoint Server 2010 som plattformen verkligen började få draghjälp.

Med sitt förbättrade användargränssnitt och kraftfulla nya funktioner som samförfattande av dokument och automatisering av arbetsflöden blev SharePoint 2010 snabbt den bästa plattformen för samarbete och innehållshantering.

Idag är SharePoint en kraftfull plattform som erbjuder ett brett utbud av funktioner och möjligheter, från dokumenthantering och affärsbeslut till socialt samarbete och sökfunktioner.

Men allt började med en enkel idé: behovet av team att dela information och samarbeta i projekt.

I nästa avsnitt ska vi titta närmare på funktionerna som gör SharePoint till ett så kraftfullt verktyg för företag och organisationer.

Topp 6 kärnfunktioner och funktioner i SharePoint

Microsoft SharePoint är inte bara ett tråkigt gammalt dokumenthanteringssystem. Det är en funktionsspäckad plattform som kan hjälpa företag och organisationer att samarbeta, automatisera processer och till och med fatta datadrivna beslut.

I det här avsnittet kommer vi att titta närmare på några av de nyckelfunktioner och möjligheter som gör SharePoint till ett så kraftfullt verktyg för den digitala arbetsplatsen.

1. Samarbete

Låt oss börja med samarbete. Microsoft SharePoint erbjuder ett brett utbud av verktyg som hjälper team att dela information och arbeta tillsammans mer effektivt i en SharePoint-miljö.

Du kan skapa teamwebbplatser för olika avdelningar eller projekt och använda dem för att lagra och organisera dokument, spåra uppgifter och dela uppdateringar i realtid.

Och med funktioner som versionskontroll och co-authoring kan du se till att alla arbetar med samma version av ett dokument och undvika huvudvärken med ändlösa e-postkedjor.

SharePoints samarbetsfunktioner tillåter medförfattarskap och gör det möjligt för användare att skapa SharePoint-webbplatser, komma åt delade dokument, snabbt dela uppdateringar och ge feedback.

Plattformen erbjuder också anpassningsbara behörighetsinställningar, så att du kan styra vem som har tillgång till specifika dokument på din SharePoint-webbplats.

2. Content Management

Med en SharePoint-webbplats kan användare enkelt skapa, ladda upp och lagra dokument i ett centraliserat dokumentbibliotek. Användare kan också använda integrationer med MS Teams för att ytterligare förbättra kommunikationen.

Ett SharePoint-hem erbjuder även versionskontroll, så att du kan hålla reda på ändringar och se till att alla arbetar med den senaste informationen.

3. Automatisering av arbetsflöden

En SharePoint-webbplats är till för mer än bara ett dokumenthanteringssystem. Den erbjuder också kraftfulla funktioner för automatisering av affärsprocesser, vilket gör att du kan effektivisera arbetsflöden och automatisera repetitiva uppgifter.

SharePoint-arbetsflöden är anpassningsbara och kan automatisera uppgifter och effektivisera processer. Du kan till exempel ställa in ett arbetsflöde för att godkänna dokument, skicka meddelanden, ombord anställda eller samla in feedback.

Och med integrationen med Power Automate (tidigare Microsoft Flow) kan du till och med automatisera processer bortom din SharePoint-webbplats och över olika appar och tjänster.

4. Sociala egenskaper

SharePoint erbjuder också sociala funktioner för att skapa kommunikationssajter där du kan få kontakt med kollegor och dela kunskap i hela din organisation.

Du kan använda de sociala verktygen för att skapa SharePoint-miljöer som fungerar som praktikgemenskaper, där anställda kan dela idéer och bästa praxis och samarbeta i projekt.

4. Business Intelligence

Och låt oss inte glömma business intelligence! Med SharePoint kan du skapa kraftfulla instrumentpaneler och rapporter som hjälper dig att fatta datadrivna beslut över flera servrar.

Du kan använda SharePoints inbyggda analys- och rapportverktyg och även integrera din projektserver med för att skapa interaktiva visualiseringar och insikter.

5. Sök

SharePoints kraftfulla sökfunktioner tillåter användare att snabbt hitta det innehåll de behöver, oavsett om det är ett specifikt dokument, en projektsida eller en kollegas profil.

Dessa är bara några av kärnfunktionerna som gör SharePoint till ett viktigt verktyg för moderna arbetsplatser. Men visste du att det finns olika versioner av SharePoint tillgängliga, alla med olika funktioner?

I nästa avsnitt kommer vi att utforska de olika versionerna av SharePoint, från SharePoint Online till SharePoint Server, så att du kan upptäcka vilken som är rätt för din organisation.

SharePoint-versioner och prissättning

Det här avsnittet täcker de olika versionerna av SharePoint och hur de tillgodoser olika organisationsbehov.

Det finns en mängd olika versioner tillgängliga, men de två som är under aktiv utveckling är online- och lokala versioner: SharePoint Online och SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online är den molnbaserade versionen av plattformen som ingår i Microsoft Office 365-prenumerationsplaner och kan nås via SharePoint-mobilappen.

Det är perfekt för organisationer som vill dra nytta av fördelarna med SharePoint utan att behöva hantera sina egna SharePoint-servrar.

Med SharePoint Online kan användare komma åt alla funktioner i SharePoint från vilken enhet som helst (inklusive mobila enheter) med en internetanslutning och en webbläsare, vilket gör det till ett flexibelt och bekvämt alternativ för moderna arbetsplatser.

Några fördelar med SharePoint Online inkluderar:

• Tillgänglig från alla enheter med internetanslutning

• Du behöver inte hantera dina egna servrar eller webbdelar

• Automatiska uppdateringar och nya funktioner

• Integration med andra Microsoft Office 365-appar

SharePoint Online är tillgängligt som en del av en Microsoft Office 365-prenumeration . Priset varierar beroende på vilken prenumerationsplan du väljer, men SharePoint Online ingår i alla planer förutom den grundläggande Microsoft Office 365 Business Basic-planen.

SharePoint Server

SharePoint Server är den lokala versionen av SharePoint som kan installeras på din organisations servrar.

Den erbjuder alla funktioner i SharePoint Online, plus ytterligare anpassningsalternativ och kontroll över datalagring och andra säkerhetskontroller.

Att använda SharePoint på plats är idealiskt för organisationer som behöver fullständig kontroll över sin SharePoint-miljö eller skapa webbplatser med specifika säkerhets- och efterlevnadskrav.

Några fördelar med SharePoint Server är:

• Full kontroll över datalagring, dokumentbibliotek och säkerhet

• Ytterligare anpassningsalternativ för SharePoint-webbplatser

• Integration med andra SharePoint on-premises system

• Mer flexibilitet i distributionsalternativ

SharePoint Server 2019 licensieras per server och per användare eller enhet som har åtkomst till servern. Det finns två licensieringsmodeller tillgängliga : Standard CAL (Client Access License) och Enterprise CAL.

Standard-CAL tillhandahåller grundläggande SharePoint-funktioner, medan Enterprise CAL innehåller mer avancerade funktioner som business intelligence och enterprise search.

SharePoint Foundation och SharePoint Designer

Dessa två förtjänar hedersomnämnanden. De är båda gratisverktyg som inte längre är under aktiv utveckling och kan till och med inaktivera produktfunktioner som finns i framtida versioner; Vissa versioner fungerar dock fortfarande på moderna operativsystem.

SharePoint Designer används vanligtvis av avancerade användare eller utvecklare som vill skapa anpassade arbetsflöden och lösningar ovanpå SharePoint.

SharePoint Foundation, å andra sidan, är en gratis, nybörjarversion av SharePoint som kan användas för grundläggande dokumentdelning, hantering och samarbete.

Det är en bra utgångspunkt för nybörjare och små organisationer som inte behöver alla funktioner i SharePoint Online eller SharePoint Server, men som ändå vill dra nytta av fördelar som fildelning.

Några fördelar med SharePoint Foundation inkluderar:

• Gratis att använda

• Grundläggande dokumenthantering och samarbetsmöjligheter

• Lätt att installera och använda

Nu när vi har täckt de olika versionerna och prissättningsalternativen, låt oss utforska en annan viktig aspekt av SharePoint: dess integration med andra Microsoft-produkter.

SharePoint kan integreras med produkter som Teams, OneDrive och Power Platform kan avsevärt förbättra dess funktionalitet.

I nästa avsnitt tar vi en närmare titt på hur SharePoint integreras med dessa produkter och hur det kan förbättra din organisations produktivitet och samarbete. Så, låt oss dyka in!

Integration med Microsoft Ecosystem

Integrering med andra Microsoft-produkter är en stor fördel, eftersom det ger sömlöst samarbete, strömlinjeformade arbetsflöden och en modern upplevelse.

I det här avsnittet tar vi en närmare titt på några av de viktigaste Microsoft-produkterna som integreras med SharePoint.

Microsoft Office 365

Som en del av Office 365-ekosystemet integreras SharePoint sömlöst med andra produktivitetsverktyg, som , Word och . Detta gör att du kan komma åt och dela dokument i realtid, vilket säkerställer att ditt team förblir på samma sida.

Genom att integrera SharePoint i Office 365-sviten av tjänster kan din organisations affärsanvändare dra nytta av:

• Centraliserad fillagring med säker åtkomstkontroll

• Samarbetande och strömlinjeformad teamkommunikation

• Flexibel och anpassningsbar teamwebbplatsdesign

Microsoft Teams

Microsoft Teams är en samarbetsplattform som gör det möjligt för team att chatta, dela filer och samarbeta i projekt i realtid. Teams integreras med SharePoint, vilket gör det möjligt för användare att komma åt SharePoint-filer och dokument direkt från Teams-gränssnittet.

Genom att integrera med Microsoft Teams kan du:

• Få enkelt tillgång till uppdaterade dokument som delas med ditt team

• Samarbeta i dokument samtidigt med andra teammedlemmar

• Spåra revisioner och underhålla versionshistorik

Power Platform

SharePoint interagerar med , som , Power Apps och . Genom att utnyttja Power Platform-kapaciteten kan du lägga till anpassad automation, applösningar och datavisualisering till dina SharePoint-kommunikationswebbplatser.

Med Power Platform-integration kan du:

• Skapa automatiserade arbetsflöden mellan SharePoint och andra appar och tjänster

• Bygg anpassade appar för att hantera och visa SharePoint-data

• Generera kraftfulla datavisualiseringar med LuckyTemplates

Integrationen med Microsofts ekosystem ger dig möjlighet att frigöra SharePoints fulla potential, vilket skapar oändliga möjligheter för samarbete och innovation inom din organisation.

I nästa avsnitt kommer vi att titta närmare på några potentiella verkliga användningsfall av SharePoint. Nu går vi!

Användningsfall för Microsoft SharePoint

Som du nu vet är SharePoint en mångsidig plattform med ett brett utbud av användningsfall inom olika branscher och är en favorit i så många organisationer. Nedan är några av de vanligaste användningsfallen för SharePoint:

1. Dokumenthantering : SharePoints funktioner för dokumenthanteringssystem är bland de mest populära funktionerna. Organisationer kan använda SharePoint för att lagra, organisera och hantera dokument från olika datakällor, vilket säkerställer att teammedlemmar enkelt kan komma åt och samarbeta med den senaste versionen av ett dokument. SharePoints versionskontroll och in-/utcheckningsfunktioner hjälper till att förhindra konflikter och säkerställer att teammedlemmarna alltid arbetar, vare sig de är på plats eller online med den senaste versionen av ett dokument.

2. Intranät och portaler : SharePoint kan också användas för att skapa fristående intranätsajter och portaler för intern kommunikation, delning av information, moderna webbdelar och samarbete. Intranätsajter kan anpassas för att inkludera nyheter, evenemang, wikis och viktiga meddelanden, såväl som företagets policyer och rutiner. Dess inbyggda sökfunktioner gör det enkelt för en slutanvändare att snabbt hitta känslig information som lagras på plats.

3. Projektledning: SharePoints projektledningsfunktioner kan hjälpa team att hantera projekt från början till slut. Team kan använda SharePoint för att skapa projektwebbsidor, tilldela uppgifter, spåra framsteg, ändra webbplatsstruktur och samarbeta i projektdokument på en enda server. Dess integration med andra Office 365-produkter och Office-applikationer, såsom MS Teams och Planner, kan också förbättra projektledningskapaciteten.

4. Affärsprocessautomation: SharePoints integration med (tidigare känt som Microsoft Flow) gör det möjligt för användare att automatisera repetitiva uppgifter och processer. Du kan använda en SharePoint-farm tillsammans med Power Automate för att automatisera arbetsflöden, såsom dokumentgodkännandeprocesser, med ett stort filstöd.

SharePoint har ett brett utbud av användningsfall, och det här är bara några exempel. Oavsett din organisations behov kan plattformen, tillsammans med SharePoint-tillägg, hjälpa till att förbättra produktiviteten och målgruppsinriktning och effektivisera arbetsflöden.

Poängen

SharePoint är en kraftfull och mångsidig plattform som hjälper organisationer och företagsanslutningstjänster att förbättra produktiviteten och förbättra samarbetet.

Med sina intranät och portalfunktioner, Office 365-applikationsintegrationer, projekthanteringsverktyg, webbdelar och åtkomsttjänster och funktioner för automatisering av affärsprocesser, SharePoint one-stop-shop med lösningar för organisationer av alla storlekar och branscher.

SharePoints integration med andra Office 365-produkter och Office-tjänster, såsom MS Teams, OneDrive, Outlook och Power Automate, gör det dessutom till en ännu mer värdefull webbapplikation för att förbättra ditt arbetsflöde.

Och med olika prissättningsalternativ och distributionsmodeller tillgängliga, kan den skräddarsys för att passa alla organisationers behov och budget.

Oavsett om du är ett litet företag som vill effektivisera affärsprocesser, eller ett stort företag som vill förbättra lagarbete, intern kommunikation och samarbete mellan avdelningar och platser, är SharePoint en plattform värd att överväga.

För att lära dig mer om fördelarna med att använda SharePoint som en webbapplikation, kolla in handledningen nedan: