Skapa en uppslagstabell från delsummor: Optimering i LuckyTemplates

I den här handledningen går vi igenom en teknik som skapar en uppslagstabell från delsummor med hjälp av frågeredigeraren i LuckyTemplates. Du kan se hela videon av denna handledning längst ner på den här bloggen.

Detta är mest användbart när vi hämtar data från Microsoft Excel eftersom de flesta av dess data kommer att innehålla delsummor.

Vi kommer att använda lite olje- och gasstatistik som finns online.

Innehållsförteckning

• Delsummor i Excel-data
• Hur resultatet kommer att se ut
• Skapar uppslagstabellen
• Slutsats

Delsummor i Excel-data

Delsummor finns vanligtvis i finansiell information.

Det finns vanligtvis en uppdelning av de enskilda delarna och sedan delsummorna.

Men i LuckyTemplates är denna data mycket suboptimal.

Allt vi behöver är den underliggande informationen och sedan kan vi enkelt skapa delsummor och aggregering av beloppen inom själva LuckyTemplates-modellen. 

Vi måste skapa eninnehåller länderna och deras kategorier eller regioner, och extraherar sedan data till en optimerad uppslagstabell så att vi kan filtrera informationen.

Hur resultatet kommer att se ut

Detta är den ursprungliga tabellen över olje- och gasstatistiken när den importeras till LuckyTemplates:

Genom att använda denna teknik optimerades tabellen så småningom:

Vi kan se att regionens kolumn inte innehåller några summor; den innehåller bara länderna. Så vi måste skapa en tabell som har regionen och regionområdet.

Med detta har nu summorna blivit en underkategori i denna tabell. 

Skapar uppslagstabellen

Det här är stegen vi behöver göra för att optimera våra tabeller i LuckyTemplates.

Först måste vi ta in den initiala tabellen i LuckyTemplates och sedan ta bort alla kolumner på höger sida.

Vi har blivit av med kolonnerna som vi inte behövde.

Det finns dock fortfarande summor inbäddade i kolumnerna som bara ska innehålla länderna.

Så vi måste skapa en villkorlig kolumn för att ta bort onödiga poster.

Om vår huvudkolumn innehåller ordet 'total' kommer det att ha samma värde i den villkorliga kolumnen, annars kommer det att returnera 'null'.

Med detta kan vi extrahera de värden vi vill ha till en annan kolumn.

Därefter måste vi högerklicka på den villkorliga kolumnen, använda funktionen som heter Fyll och sedan välja Upp.

Detta fyller delsumman för alla länder som det var en del av.

Nu, för att få sluttabellen, behöver vi bara filtrera och ta bort delsummorna i den ursprungliga kolumnen. 

Så vi kan nu generera delsummorna i vår modell genom att länka tabellerna vi har skapat.

Tabellen Oljeregioner är nu en uppslagstabell för tabellen Historiska oljereserver.

Genom att göra det kan vi skapa en enkel visualisering som är uppdelad i alla underkategorier.

Detta är en mer tilltalande presentation jämfört med att titta på Excel-data.

Slutsats

Om vi ​​tänker tillbaka på den ursprungliga tabellen var det väldigt svårt att förstå och få insikter från. Men med denna teknik kan vi omvandla data till en enkel och intuitiv rapport.

Vi kan snabbt dyka in i olika aspekter av data visuellt och generera mycket intressanta insikter från den.

Detta är en fantastisk teknik som kan användas i olika situationer.

Ett vanligt problem som tagits upp av LuckyTemplates-användare iär att förstå hur man optimerar tabellerna och modellen för att förenkla uppgifter i LuckyTemplates.

Genom att implementera denna teknik i våra rapporter kan vi helt optimera och förenkla hur vår data behandlas och presenteras.

Med vänliga hälsningar,