SharePoint-webbplatsbiblioteksinställningar | En översikt

Ett dokumentbibliotek skapas alltid automatiskt när vi skapar en webbplats i SharePoint. Vi kan anpassa ett bibliotek och kontrollera hur användare kan visa, hantera och skapa dokument, eller till och med spåra versioner av filer. I den här handledningen kommer vi att prata om hur vi kan konfigurera inställningarna för SharePoint-webbplatsbiblioteket.

Ett dokumentbibliotek i SharePoint är en plats på en webbplats där teammedlemmar kan samarbeta om delade filer.

Innehållsförteckning

• Öppna inställningarna för webbplatsbiblioteket
• Versionsinställningar i SharePoint Site Library 
• Validering och avancerade inställningar i SharePoint Site Library 
• Formulärinställningar i ett dokumentbibliotek
• Andra relevanta inställningar i ett dokumentbibliotek
• Slutsats

Öppna inställningarna för webbplatsbiblioteket

För att komma åt biblioteksinställningarna måste vi gå in i ett dokumentbibliotek. För det här exemplet har vi ett dokumentbibliotek som heter Expenses . 

Klicka sedan på kugghjulsikonen längst upp till höger och klicka på biblioteksinställningarna .

Det tar oss sedan till en klassisk bild av inställningarna. Det är här vi också kan göra saker som att skapa vyer, lägga till kolumner, formatera och många fler. Vi kommer inte att diskutera några av inställningarna här i den här handledningen, men du kan verkligen kolla in vår grundliga diskussion om dessa inställningar på vår . 

En av de vanliga inställningarna här är listans namn, beskrivning och navigeringsinställningar . 

Det är här vi kan ändra namnet på vårt bibliotek och lägga till en beskrivning om vi vill. Vi kommer inte att diskutera snabbstartsalternativet här utan bara notera att det är användbart för att skapa hemsidor och SharePoint-webbplatsnavigering.

Versionsinställningar i SharePoint Site Library 

En annan biblioteksinställningar som vi har är versionsinställningarna .

Det är här vi kan göra ändringar som att kräva innehållsgodkännande för inskickade objekt. Detta är för att ställa in en konfiguration om huruvida nya objekt eller ändringar av befintliga objekt ska förbli i utkasttillstånd eller inte tills de har godkänts. 

Vi kan också ändra filetikettnumreringen för våra större och mindre revisioner. Till exempel kommer större revisioner av våra filer att märkas med 1, 2, 3 och mindre revisioner kommer att ha 1.0, 1.1, 1.2 och så vidare.

Vi kan även ställa in antalet kopior av våra föremål i de senaste versionerna. Vanligtvis bör detta bara vara 10-20 på grund av utrymmesbegränsningar. 

Säkerheten för utkastobjekt är till för att begränsa användarna som kan se utkastobjekten i vårt dokumentbibliotek.

Slutligen kan vi kräva utcheckningsfunktionen innan någon kan redigera dokumenten. Det är för att begränsa andra användares åtkomst till filen om den för närvarande redigeras. 

Validering och avancerade inställningar i SharePoint Site Library 

Låt oss nu gå vidare till de avancerade inställningarna.

Den innehåller olika inställningar för hantering av innehållstyper, dokumentmallar och mappar.

Nästa är valideringsinställningarna .

Det är här vi kan sätta några formler. Till exempel, om vi inte vill att andra användare ska namnge sitt nya dokument eller avdelning som " Hemsida ", kan vi göra det i den här delen.

Formulärinställningar i ett dokumentbibliotek

Detta är ett exempel på ett SharePoint-formulär. Vi kan ändra det genom att gå till formulärinställningarna .

Formulärinställningar är där vi kan ändra standardformuläret för SharePoint.

Till exempel kan vi använda ett anpassat formulär skapat i PowerApps istället för att använda standardformuläret från SharePoint.

Andra relevanta inställningar i ett dokumentbibliotek

Vi har också avsnittet Behörigheter och hantering där vi kan ta bort vårt bibliotek, ställa in behörigheter för vårt bibliotek, arbetsflödesinställningar och så vidare. Tillståndet för dessa dokumentbiblioteksinställningar är där vi kan ge åtkomst till vissa personer för vissa dokument och appar och inte till andra. 

Arbetsflödesinställningar är till för att skapa ett specifikt arbetsflöde som ska inträffa när någon ändrar eller lägger till ett nytt dokument. Till exempel, om en användare lägger till ett nytt utgiftsdokument skickas ett e-postmeddelande först till chefen för godkännande, sedan HR för granskning och så vidare. 

Dessutom har vi  RSS-inställningarna . Det är här vi kan ställa in meddelanden eller uppdateringar när en användare ändrar eller lägger till ett objekt.

Vi har också tillgång till mer avancerade kolumninställningar som att skapa kolumner, kolumnordning och många fler. 

Dessutom har vi en inställning för att skapa vyer.

Om vi ​​klickar på det, kommer det att ge oss ett klassiskt sätt att skapa en vy.

Slutsats

Sammantaget är det några av inställningarna som vi kan komma åt på en SharePoint-webbplatsbiblioteksinställningar. Tänk på att när vi skapar en SharePoint-webbplats skapar den också automatiskt ett dokumentbibliotek.

SharePoint tillåter användare att helt anpassa och konfigurera dokumentbibliotek via biblioteksinställningarna.

Jag hoppas att detta var till hjälp. Om du vill veta mer om resten av inställningarna kan du kolla in dem på vår kurs som kommer att ingå i listan med relevanta länkar nedan. 

Med vänliga hälsningar,

Henry