SharePoint Metadata | En introduktion

I den här bloggen kommer vi att visa dig hur du organiserar dina filer genom mappstruktur. Vi kommer också att prata om fördelarna med SharePoint-metadata för att enkelt organisera och lokalisera våra filer jämfört med att använda mapphierarki. 

SharePoint-metadata är ytterligare information om dina filer, inte innehållet i filerna. Det hjälper användare att enkelt hitta, hämta och organisera ditt innehåll.

Att organisera våra filer på rätt sätt hjälper oss att hitta dem korrekt, vilket är avgörande för vår produktivitet. På vår dator grupperar vi vanligtvis våra filer genom mappstrukturer eller hierarki.

Innehållsförteckning

• Använda den traditionella mappstrukturen på SharePoint
• Använda mapphierarki istället för SharePoint-metadata
• Fördelar med SharePoint-metadata för att organisera filer
• Slutsats

Använda den traditionella mappstrukturen på SharePoint

Vissa människor föredrar fortfarande att organisera sina filer med hjälp av mappar. För det här exemplet har vi en mapp som heter Expenses – TRADITIONAL .

Inuti denna folder finns exempel på utgiftsrapporter från de olika avdelningarna i vårt företag. Den första organisationen som vi gjorde på dessa filer är genom att döpa om dem.

E står för kostnad, följt av avdelningens namn, vad utgiften går till, sedan en slumpmässig kod i slutet. I ett stort företag kan det finnas hundra av dessa rapporter varje dag. Därför kommer det inte att vara så användbart att organisera dem genom namn. 

Det första vi kan göra för att organisera dem är att skapa mappar och separera dem efter deras avdelningar.

Så vi flyttade alla redovisningsutgiftsrapporter till bokföringsmappen, HR-utgiftsrapporter till HR-mappen, och så vidare.

Så det är det traditionella sättet att organisera våra filer i våra dokumentbibliotek. 

Använda mapphierarki istället för SharePoint-metadata

Men att använda mappar eller katalogsystem begränsar oss genom att vi bara har ett sätt att gruppera våra filer. I det här fallet tillåter det oss bara att organisera utifrån en kategori, vilket är avdelningen. Så om vi vill titta på alla rese- eller materialrelaterade rapporter måste vi leta efter dem i var och en av avdelningsmapparna. Det är inte riktigt effektivt och gör det fortfarande svårt att hitta filer. 

Ett annat problem med att bara använda mapphierarki för att organisera filer är fildubbletter. Vi kanske vill gruppera våra filer efter avdelningar och även efter deras kostnadstyp. Med dessa kan vi ha för avsikt att spara en kopia av samma fil men i varje mapp.

Vi kan även söka i våra filer på SharePoint via sökfältet. Vissa användare kan dock stava sina filrapporter felaktigt. 

Fördelar med SharePoint-metadata för att organisera filer

SharePoint-metadata ger ytterligare information om våra filer såsom filnamn, datum för skapande, vem som skapade den, filstorlek, filtyp och många fler. Detta hjälper oss att enkelt organisera, hämta och hitta våra filer.

I exemplet nedan kan vi se metadata genom kolumnerna Namn , Modifierad , Modifierad av , Avdelning och Utgiftstyp . Det finns många sätt att använda dessa metadatakolumner som att skapa vyer , gruppera efter och filtrera . 

Vi kan skapa fler metadatakolumner och anpassa dem utifrån våra behov. Vissa metadatakolumner som Modifierad och Modifierad av fylls i automatiskt vilket innebär att vi inte kan ändra dem. 

För vår exempelfil skapade vi kolumnen Avdelning och kostnadstyp tillsammans med filter och grupp efter funktion. 

Därför kan vi enkelt gruppera eller hitta filerna efter avdelning eller utgiftstyp.

Vi kan också använda SharePoint-metadata för informationssäkerhet som att blockera användare från att visa eller redigera vissa filer. Med detta kan vi säkert lagra filer som är privata eller känsliga inom vår organisation. 

Slutsats

Sammanfattningsvis kan vi förstå skillnaden mellan att organisera filer genom mapphierarki och att använda SharePoint-metadata. Tänk på att SharePoint-metadata är informationen om dina filer, inte innehållet i filerna.

Det är helt anpassningsbart beroende på dina roller och bransch. Den mest kraftfulla funktionen som metadata ger oss är genom att ha möjligheten att enkelt gruppera, sortera eller hitta våra filer. Du kommer att lära dig mer om detta när du förstår hur du lägger till metadatakolumner. 

Med vänliga hälsningar,

Henry