SharePoint-mallar för dokumentbibliotek

Mallar är förbyggda mönster som vi kan använda för att standardisera en viss layout. I den här handledningen kommer vi att prata om hur du lägger till och använder anpassade SharePoint-mallar på . 

Dokumentmallar kan lagras och återanvändas för att standardisera processer och skapa enhetlighet inom en organisation. De är vanligtvis förformaterade på något sätt som informerar om användningen av dokumentet.

Innehållsförteckning

• Vikten av att använda dokumentmallar i SharePoint
• Ladda upp dokumentmallar på SharePoint
• Använda SharePoint-mallar för dokument
• Slutsats

Vikten av att använda dokumentmallar i SharePoint

Det främsta skälet till att använda en dokumentmall i SharePoint är att det sparar tid för sina användare. Istället för att behöva lägga tid på att formatera en typ av dokument varje gång vi använder den, kan vi bara spara en dokumentmall och sedan återanvända den. Dessutom kan användning av mallar säkerställa enhetlighet eftersom det håller allt formaterat korrekt. 

Om vi ​​till exempel är ett bilföretag har vi vanligtvis en offertfil i Excel för säljarna. I det här exemplet har vi en offertmapp .

I den här mappen har vi några exempel på Excel-offertfiler för Honda och Ford . 

När vi öppnar dessa offertfiler kan vi se att de har olika format vilket kan vara förvirrande för den som vill kontrollera dem eller skapa en ny offertfil för en annan bilfirma. 

Dessutom, om en annan användare behöver skapa en offertfil, kan de ha ett annat sätt att göra det. 

Vi kan tillhandahålla en mall som säljanvändarna kan använda varje gång de behöver skapa en offert. Sedan kan vi ladda upp det på vår SharePoint. 

Ladda upp dokumentmallar på SharePoint

För den här handledningen skapade jag ett exempel på offertmall som jag vill att användarna ska använda varje gång de skapar en offert. På den här mallen lade jag till företagets namn, slogan, offert, datum och så vidare. 

För att ladda upp en mall på SharePoint klickar du bara på knappen Ny och sedan på Lägg till mall .

Efter det väljer du mallen som du har skapat. För det här exemplet har jag skapat en mall som heter Prisoffertmall .

Vi kommer att se ett meddelande om att vår mall redan har laddats upp.

Användarna kan nu använda denna mall. De behöver bara klicka på knappen Ny .

Sedan ser vi att offertmallen vi har laddat upp har lagts till i listan. Återigen, detta är användbart eftersom om användarna lägger till citat, kan vi säga åt dem att inte skapa en citat Excel-fil på sitt eget sätt och bara använda den här mallen som vi har tillhandahållit istället. 

För det här exemplet tar jag bort dessa två exempel på offertfiler som inte har samma format. 

Använda SharePoint-mallar för dokument

För att använda mallen som vi har lagt till klickar du bara på knappen Ny och sedan på mallen. 

Som vi kan se, istället för att ha en tom excel-fil och skapa en offert från början, har vi nu en offertmall som vi bara behöver fylla i.

Efter att ha angett de nödvändiga uppgifterna för denna offert kan vi nu byta namn på den. Detta är ett exempel på offert för Ford , så jag döpte det till Ford .

Varje gång en användare behöver skapa en offert kan de bara använda vår offertmall. Med detta kan vi även ha mallar för prisofferter, call sheets, mötesanteckningar och många andra. Observera att vi även kan göra detta för Word- eller PowerPoint-filer.

Men vad händer om vi inte vill att användarna ska skapa sin egen Excel-arbetsbok eller Word-dokument längre? Det kan vi också göra. Klicka först på knappen Ny och sedan på menyn Redigera ny . 

Avmarkera de alternativ som användarna kan använda när de lägger till en ny fil. Om vi ​​till exempel har en mall för en Excel-arbetsbok kan vi avmarkera Excel-arbetsboken här. 

Vi kan också ordna våra alternativ. Vi kan till exempel dra vår offertmall och lägga den ovanpå om vi vill.

För att spara ändringarna klickar du bara på Spara .

Sedan, om vi klickar på knappen Ny igen, ser vi att Excel-arbetsboken inte fanns på listan och vår offertmall är nu överst. 

Vi kan enkelt ta tillbaka Excel-arbetsboken om vi vill. Gå bara till menyn Redigera igen och markera kryssrutan Excel-arbetsbok. Se till att spara varje gång du gör några ändringar.

Om vi ​​vill ta bort en viss mall, klicka bara på ellipserna och klicka sedan på Ta bort .

Slutsats

Sammanfattningsvis ger SharePoint-mallar en fantastisk möjlighet att effektivisera vårt arbete, särskilt processen för att skapa dokument. I den här handledningen kunde du lära dig hur du laddar upp och använder anpassade dokumentmallar på SharePoint.

Att ha den här funktionen på SharePoint är mycket kraftfullt eftersom det tvingar våra användare att organisera och skapa sammanhängande dokumentformat. Förhoppningsvis kunde du förstå dess användning och betydelse.

Med vänliga hälsningar,

Henry