SharePoint-fördelar i LuckyTemplates-rapportutveckling

Jag vill prata om de tre huvudsakliga fördelarna med SharePoint. Vi kommer att prata om de tre övergripande fördelarna och gå in i detalj om vad dessa fördelar betyder och hur funktionerna i SharePoint gör att dessa fördelar kan uppstå. Du kan se hela videon av denna handledning längst ner på den här bloggen.

Innehållsförteckning

• SharePoint-fördel 1: Innehållshantering och leverans
• Dokumentbibliotek
• SharePoint-listor
• Team webbplats
• SharePoint-fördel 2: Arbetsflöden för affärsprocesser
• SharePoint och Power Automate
• SharePoint och Power Apps
• SharePoint och LuckyTemplates
• SharePoint-fördel 3: Samarbete
• Slutsats

SharePoint-fördel 1: Innehållshantering och leverans

Den första av SharePoint-fördelarna är vad jag vill kalla innehållshantering och leverans . Detta område har alltid varit ett nyckelproblem på arbetsplatser över hela världen.

Det uppskattas att cirka 30 % av din tid går åt till att skicka, svara och organisera e-postmeddelanden och data. SharePoint kan hjälpa dina anställda och dig själv att få tillbaka en del av den tiden.

Förresten, det är ungefär 2,6 till 3 timmar om dagen som du potentiellt kan få tillbaka med SharePoint. Människor använder SharePoint för att lagra dokument som liknar hur de gör det för OneDrive. Men fördelen med att lagra dina dokument med SharePoint är att du kan bifoga metadata till varje dokument.

Låt oss till exempel säga att du har en bokföringsmapp där du har alla dina filer separerade efter år först och sedan efter själva kontot.

För att hitta 2017 års personalskattefil måste du först klicka på mappen 2017, klicka sedan på anställdas skatter och sedan hitta den faktiska enskilda personen du vill ha skatterna för.

Nu är det ett väldigt komplicerat system, speciellt om du vill se alla filer för en viss person, eller hur? Alla filer för en viss person, eller alla skattefiler för varje år, finns i olika mappar så det är svårt att göra det i ett traditionellt OneDrive- eller skrivbordsformat.

Dokumentbibliotek

Så vad SharePoint har gjort är att skapa dokumentbibliotek , där alla dina filer finns i en lista och du kan bifoga metadata till dina dokument.

I vårt exempel har vi en metadata som heter Year , en annan metadata som heter Account Type , och en annan metadata som heter Person .

Om du vill titta på alla filer för en specifik person kan du bara gå över till den metadatan och filtrera till den personen. Du skulle se alla filer under alla år. Om du vill gå tillbaka till det ursprungliga sättet och bara titta på alla filer för ett visst år, så skulle du gå över till den metadatan och filtrera till det året.

Metadata är nästa organisationsnivå för ditt dokumentbibliotek.

Jag är så förvånad över att inte fler företag gör det här. När de gör detta ser de förbättrad produktivitet när det gäller att hitta de dokument som de behöver.

Detta är också väldigt skalbart. Du kan till exempel ha ett dokumentbibliotek för dina kontrakt, ett annat dokumentbibliotek för din redovisning och ett annat dokumentbibliotek för din HR. De kan hållas separat så att någon inom HR inte kan granska handlingarna i bokföringen.

SharePoint-listor

En annan funktion som möjliggör robust leverans av innehållshantering är genom listor . I det här exemplet har vi en anpassad databas som någon har skapat för att hålla den data som är relevant för dem.

Detta är en lista över evenemangsresplaner. Varje post här är en specifik händelse i evenemangets resplan. Vi har en Breakfast meet & greet Welcome & Introduktion , och så vidare.

Vad den här personen har gjort är att skapa kolumner som är relevanta för dem. Så för varje session har de en kod, typ, beskrivning, talare, starttid och sluttid.

Det som är kraftfullt med SharePoint-listor är att de ger dig mångsidigheten hos en robust databas, och de är lätta för en arbetare att faktiskt anställa. Det är väldigt enkelt att skapa dina egna list- och kolumntyper. Du kan ha sofistikerade kolumntyper som valkolumner (t.ex. Sessionstyp) eller användarbaserade kolumner (t.ex. Högtalare).

Det finns många saker du kan göra när din SharePoint-lista har skapats. Det är också skalbart eftersom du kan skapa en för många saker. Du kan skapa en för utgifter istället för att göra det i en slumpmässig Excel-fil som är väldigt svår att komma åt. Alla kan komma åt och uppdatera den. Om det finns ändringar kan du kräva godkännanden för dessa ändringar och lägga till små arbetsflöden.

Dessa listor kan också modifieras med bilagor. Detta är till exempel en lista med bloggartiklar där var och en är en faktisk fil. Så det här är en blandning av dokumentbibliotek och SharePoint-listor, där någon har skapat ett dokumentbibliotek med metadata och kolumner från en SharePoint-lista.

Så du kan göra mycket mix och match även här. Detta är mycket bättre än att din data finns i något slumpmässigt lager eller OneDrive eller e-post.

SharePoint är en allt-i-ett-plats för all din data, oavsett om det är ett dokumentbibliotek eller en SharePoint-lista.

Team webbplats

Den sista funktionen för SharePoint är att det är en teamwebbplats . Det är en intern teamwebbplats där alla dina anställda kan komma åt den information de behöver. Du kan ha en teamwebbplats för hela din organisation för saker som nyheter, blogginlägg, kalendrar, snabblänkar och externa resurser som dina anställda använder.

Om jag till exempel vill hitta mina HR-policyer behöver jag inte maila HR-personen. Jag kan gå till teamets webbplats och hitta HR-sektionen för att hitta alla dokument som jag behöver.

Det är också riktigt relevant att när du har SharePoint är din organisations teamwebbplats din hemsida. Så fort någon öppnar Chrome eller Explorer kan de se de senaste företagsnyheterna och aktiviteterna.

Du kan också ha gruppspecifika teamwebbplatser. Du kan ha en teamwebbplats för hela organisationen och en annan teamwebbplats som är privat för ditt team så att endast information som är relevant för medarbetaren ges till dem.

Du kan skapa dina egna SharePoint-webbplatser och SharePoint-listor. Det är väldigt lätt för vem som helst att skapa det eftersom det inte är någon kodning inblandad och allt är dra och släpp.

SharePoint-fördel 2: Arbetsflöden för affärsprocesser

En av de viktiga SharePoint-fördelarna gäller arbetsflöden för affärsprocesser . Detta är ett exempel på ett mycket enkelt arbetsflöde för affärsprocesser för en organisation.

En bit dokument kommer till en e-postkorg, som omdirigeras till granskarna. Den går sedan igenom flera stadier av granskare. Om de godkänner det, accepteras det; om inte, avvisas den.

Denna process involverar ett par e-postmeddelanden, eller hur? Du har ett e-postmeddelande som kommer till den faktiska inkorgen. Sedan måste ett mail skickas till Anna och Sean för att granska. Anna och Sean kommer förmodligen att maila varandra för att granska det. Och så till sist ytterligare ett e-postmeddelande för att indikera godkännande eller underkännande.

Nu, om data som används faktiskt finns inom SharePoint, kan detta arbetsflöde automatiseras. Till exempel kan vi skapa en SharePoint-lista som har alla dessa dokument. Dokumentet kommer fram och det måste granskas av antingen Sean eller Anna innan det accepteras.

Istället för en e-postprocess kan den som vill ha godkännandet ladda upp det till en SharePoint-lista eller ett dokumentbibliotek, som sedan automatiskt skickar ett e-postmeddelande till Sean och Anna. Detta kan göras genom antingeneller SharePoints interna arbetsflödessystem.

Mejlet kan även innehålla en länk till SharePoint-dokumentet i SharePoint-dokumentbiblioteket, så Anna får ett mejl som säger att en person har laddat upp ett nytt dokument. Anna granskar sedan dokumentet och klickar bara på Godkänn eller ej godkänn .

Detsamma gäller Sean; och om de båda klickar på Godkänn skickas ett nytt e-postmeddelande till den ursprungliga avsändaren som säger att Sean och Anna båda har godkänt. Därefter uppdaterar den automatiskt statusen för det dokumentet till Godkänn , och all statusspårning görs inom SharePoint.

SharePoint och Power Automate

Vi har faktiskt gjort ett utgiftsgodkännandesystem på vår YouTube-serie, där vi pratade om hur man använder Power Automate med SharePoint för att automatisera det systemet.

Här är ett enkelt utgiftsgodkännande som jag gjorde för en organisation som tidigare brukade ta cirka 7 eller 8 e-postmeddelanden och hade alldeles för många smärtpunkter. Tidigare hölls den anställde som lämnade in utgifterna utanför kretsen, och det fanns ingen möjlighet att organisera allt efteråt.

SharePoint och ett arbetsflödessystem som Power Automate kan verkligen fixa detta. När du väl har dina data, processer och SharePoint är det väldigt enkelt för andra appar att komma in och förbättra den processen.

SharePoint och Power Apps

Vi har pratat om hur SharePoint och Power Automate kan användas för att automatisera affärsprocesser. Men samma sak kan sägas med SharePoint och Power Apps. Låt oss säga att du inte vill att Sean och Anna ska komma åt SharePoint alls.

Du kan skapa en app för Sean och Anna där de kan gå in på en webbplats som visar dem kontrakten som de behöver granska en efter en. De får inga mejl, de loggar bara in på appen. Och återigen, det bästa med Power Apps är att det inte är någon kod.

SharePoint och LuckyTemplates

SharePoint är också mycket kraftfullt med LuckyTemplates. Låt oss till exempel säga att du har ditt system för utgiftsgodkännande i SharePoint. Det betyder också att du spårar all data för den processen. Du spårar vem som skickar in utgifter, hur mycket de är och hur lång tid det tar att granska allt. En av SharePoint-fördelarna är att du kan använda data för att skapa en rapport och en instrumentpanel på .

SharePoint möjliggör arbetsflöden, men att integrera det med andra Power Platform-appar tar det verkligen till nästa nivå.

SharePoint-fördel 3: Samarbete

Den tredje av SharePoint-fördelarna är samarbete. Detta är en av anledningarna till att de flesta organisationer motiverar att köpa SharePoint för att förbättra sin produktivitet. Det finns massor av SharePoint-fördelar och funktioner som möjliggör en samarbetsmiljö. Jag ska gå igenom var och en väldigt snabbt.

Versionskontroll låter dig se till att dina dokument är uppdaterade och om det görs några ändringar i dokument kan du alltid gå tillbaka till den tidigare versionen.

Godkänna och granska är som det vi pratade om i affärsprocessernas arbetsflöden. Du kan ha ett dokumentbibliotekssystem inrättat där någon skickar in ett dokument och någon annan behöver godkänna eller avvisa det dokumentet.

Allt-i-ett-bank är en filosofi där all din organisations information ska finnas på ett ställe. Så det ska inte vara repeterbart och lätt att hitta för alla som behöver hitta det.

Tillägg kan skapas i SharePoint och importeras för att förbättra ditt samarbete. Saker som uppgiftsspårare, widgets och Kanban-kort är något som används flitigt på SharePoint-sidor för att förbättra samarbetet.

Behörigheter tillåter dig att välja vissa grupper av personer som ska ha tillgång till information. Ibland drabbas företag av informationsöverbelastning. Du vill inte att alla ska ha tillgång till allt, och om du har mycket känslig data måste du se till att bara de du vill se den faktiskt ser den.

Skalbarhet är en annan stor fördel. Om du inte gör SharePoint lokalt utan SharePoint i molnet kan du skala upp från 10 personer hela vägen till en miljon personer på en Microsoft-server. Det är väldigt enkelt att anställa och du behöver bara spela ett fast pris per person.

Sociala funktioner är också tillgängliga via blogginlägg och sidor. Du kan också kommentera, gilla och dela dem. Du kan också dela vissa objektlistor om du har tillstånd.

Stark integration med Office 365 finns också eftersom det görs av samma moderbolag, Microsoft. Om du har filer i , Word eller PowerPoint kan du faktiskt redigera dem online i SharePoint istället för att ladda ner dem och redigera dem.

Slutsats

I det här inlägget diskuterade vi de tre viktigaste SharePoint-fördelarna. Vi pratade om hur SharePoint är mycket bra på innehållshantering , arbetsflöden för affärsprocesser och samarbete .

Henry