SharePoint-behörigheter | Grupper vs. Nivåer

I den här bloggen kommer vi att diskutera SharePoint-behörigheter . Vi kommer att förklara varför de är viktiga och varför du bör använda dem. Tillsammans med det kommer vi att prata om skillnaden mellan behörigheter och autentisering . Dessutom kommer vi att diskutera grupper och nivåer och varför det är en avgörande faktor att lära sig skillnaden mellan de två när du ställer in behörigheter på din SharePoint-webbplats.

SharePoint-behörigheter är en grundläggande funktion för en SharePoint-webbplats. Det håller webbplatsen mer organiserad och hanterbar. Det kommer också att ge säkerhet på hela webbplatsen.

Innehållsförteckning

• Behörigheter kontra autentisering
• Vikten av SharePoint-behörigheter
• Grupper kontra nivåer: En översikt över SharePoint-behörigheter
  • Grupper Kategorier
  • Nivåkategorier
• Vikten av grupper och nivåer för SharePoint-behörigheter
• Slutsats

Behörigheter kontra autentisering

Behörigheter och autentisering är två liknande saker men det kan ge dig fördelar för var och en. De kommer att ge din webbplats säkerhet.

När du ställer in en SharePoint-sidabehörighet tillåter du en viss person eller personer från din organisation att komma åt en sida. De kommer att kunna göra vissa ändringar, lägga till eller ta bort en fil.

Å andra sidan ger autentisering ytterligare säkerhet eftersom användaren måste bevisa vem han/hon verkligen är. Förutom att ange lösenord när en användare loggar in, måste de bevisa att de är vad de säger att de är.

När du loggar in på din webbplats sker autentisering via Microsoft 365. Tänk på att autentiseringen görs utanför SharePoint-autentisering. Detta beror på att SharePoint-webbplatsen är densamma som autentiseringen för Outlook, Microsoft 365 eller något Microsoft-relaterat.

För att uttrycka det enkelt, autentisering bevisar att du är den du säger att du är, medan behörigheter baseras på vem du är.

Vikten av SharePoint-behörigheter

SharePoint-behörigheter ger fördelar för din organisation. Om du inte vill att andra personer från din organisation ska få tillgång till en lista eller data, eller till och med själva sidan, kommer Behörigheter att lösa det åt dig.

Den största fördelen som behörigheter kan ge din organisation är att du kommer att kunna tillåta vem i din grupp som kan komma åt vilken sida och fil.

Till exempel vill du att person A ska komma åt sidan. Den här personen kan lägga till och ändra uppgifterna på sidan. Och om andra människor försöker komma åt sidan, skulle de inte kunna göra det. Men när de har autentiserats att de är person A , kan de komma åt och kontrollera sidan.

Men det bästa med att ställa in behörigheterna på din SharePoint-webbplats är balansen.

Som nämnts ovan kan du ställa in en person i din organisation att ha kontroll över en sida medan de andra kommer att ha de andra sidorna. Du kan också ställa in en grupp på en sida och ha individuella inställningar för alla.

Till exempel kan du ge Person A inställningarna 1, 5, 10 och 12, medan Person B har inställningarna 2, 6, 8. Person C har inställningarna 11, 12, 13, 14 och de andra medlemmarna i organisationen. Detta innebär att person A inte kan komma åt ett dokument som person C har. Samma sak gäller för person B till person C .

Du kan också ge alla användare behörigheter . Detta ger dem full tillgång till hela webbplatsen. De kan lägga till, redigera, ta bort och mycket mer. Vi skulle dock inte rekommendera detta. Eftersom de har full åtkomst kan de av misstag radera en fil och rensa papperskorgen .

Grupper kontra nivåer: En översikt över SharePoint-behörigheter

SharePoint-behörigheter består av två huvudfaktorer: grupper och nivåer . I den här delen av bloggen kommer vi att förklara deras skillnader och varför de är viktiga.

Grupper (ibland kallade lag ) och nivåer har kategorier.

Grupper Kategorier

• Ägare. Det är de som äger sajten och har full kontroll. Detta är i grunden ägaren, och i de flesta fall, deras högra hand eller någon de litar på fullt ut.
• Medlemmar. De är direkt relevanta för SharePoint-webbplatsen.
• Besökare. Det här är alla människor i din organisation. De kanske inte är direkt relevanta för SharePoint-webbplatsen.

Du måste dock tänka på att du även kan lägga till andra grupper. Om du har en stor organisation kan du namnge dem beroende på deras kontor eller plats. Andra exempel är " Senior Management ", " Tenured ", " Cisco Members " och mycket mer.

Nivåkategorier

• Full kontroll. Det är här personer i gruppen har full tillgång. Främst har ägargruppen denna nivå.
• Design. Grupper kan lägga till en sida och designa den. De kan också lägga till nya sidor, redigera tabellkonstruktioner, redigera tabellkolumner och ändra kolumnformatering
• Redigera. Detta har en lägre nivå än Design eftersom användare på den här nivån inte kan lägga till sidor eller data på SharePoint-webbplatsen.
• Bidra. Grupper på den här nivån kan lägga till objekt i listan, redigera deras struktur eller lägga till kommentarer. De kommer inte att kunna lägga till nya sidor.
• Läsa. Detta är den lägsta standardnivån. De kan bara läsa data och kan inte ändra några objekt.

I likhet med Grupper kan du också lägga till andra nivåer. Till exempel kan du skapa en nivå som heter " Godkännande " och den kommer bara att ha behörighet att godkänna saker, inte att redigera saker bara för att godkänna dem. Du kan ha en annan behörighetsnivå som kallas lästabeller, som bara tillåter användare att läsa tabeller på din webbplats och inget annat.

Vikten av grupper och nivåer för SharePoint-behörigheter

Den största fördelen med grupper och nivåer är anpassningen av behörigheter . Du kan ställa in vilka i din organisation som ska vara i ägaregruppen och andra grupper till motsvarande nivåer.

Men det bästa med det är att du kan lägga till nya grupper och nivåer förutom standarden. Med detta kan du enkelt bestämma vem som har specifika behörigheter då du kan blanda och matcha nivåerna. Dessutom kan du specificera vad de kan göra.

Vi har till exempel en ny grupp, och vi kallar den Grupp X . Låt oss sedan skapa andra behörighetsnivåer, och vi kallar det för nivå 1 och nivå 2 . Grupper på nivå 1 kan redigera en sida, medan grupper på nivå 2 kan ändra kolumnrubriken för en tabell. Och om vi anpassar grupp X till både nivå 1 och nivå 2 , kommer de att ha behörighet för båda.

Tänk på att om en användare är en del av flera grupper kommer de att ärva båda sina behörigheter. En användare kan till exempel vara en del av besökargruppen och grupp X . Det betyder att användaren kommer att ha Läsnivån och samtidigt nivå  1 och nivå 2 .

Du kan också blanda och matcha behörigheterna på nivåer för fullständig anpassning.

Slutsats

För att sammanfatta allt har du lärt dig vad SharePoint-behörigheter handlar om och varför de är mycket viktiga. Du lärde dig också skillnaden mellan grupper och nivåer tillsammans med deras kategorier.

Att använda behörigheter på din SharePoint rekommenderas starkt eftersom det ger säkerhet. Det gör också organisationen mer systematiserad eftersom alla kan ha sina egna behörigheter .

Jag hoppas att detta var till hjälp. Om du vill veta mer om det här ämnet och annat relaterat innehåll kan du absolut kolla in listan med relevanta länkar nedan. 

Med vänliga hälsningar,

Henry