SharePoint Automate-funktionen | En introduktion

I den här självstudien kommer vi att diskutera hur vi kan använda automatiseringsfunktionen för att skapa arbetsflöden .

Funktionen "automatisera" i SharePoint kan hjälpa dig att mikrohantera SharePoint-användare, bibliotek, listor och arbetsflöden.

Innan vi går direkt till vårt huvudämne, låt oss först diskutera arbetsflöden . På så sätt kommer du att tydligt kunna förstå hur " automatisera "-funktionen fungerar för att skapa arbetsflöden.

Innehållsförteckning

• Arbetsflöde i SharePoint
• Skapa ett arbetsflöde med SharePoint Automate-funktionen
• Kontrollera och testa arbetsflödet i SharePoint
• Skapa ett arbetsflöde med villkor med SharePoint Automate
• Testa arbetsflödesvillkoret
• Slutsats

Arbetsflöde i SharePoint

Ett arbetsflöde är helt enkelt en visuell representation av vilken uppgift som helst. och åtgärdskomponent. Utlösaren är den som ansvarar för att utföra arbetsflödet . Å andra sidan är åtgärden händelsen eller tillståndet som inträffar i arbetsflödet.

SharePoint används för att arbeta runt arbetsflöden. Med hjälp av Power Automate kommer du att kunna . Föreställ dig att ha ett arbetsflöde där triggern är när någon gör ändringar i ett objekt på listan och åtgärden skulle vara att få ett e-postmeddelande.

Detta arbetsflöde liknar det vi kallar " Alert " i SharePoint. Senare ska vi försöka återskapa några av varningarna med Power Automate . Observera att Power Automate kan användas i olika applikationer. Men i den här handledningen fokuserar vi bara på att använda den i SharePoint.

Skapa ett arbetsflöde med SharePoint Automate-funktionen

För att skapa ett arbetsflöde och använda "automatisera"-funktionen i SharePoint, navigera till dina " Listor " och klicka på knappen " Gå " i kundlistan .

Efter att ha öppnat listan bör du se funktionen " Automatisera " högst upp på listan över kunder.

Observera att den här funktionen fungerar i alla typer av listor som har en kolumn av användartyp. I det här fallet har vi kolumnen Sales Associate . Låt oss nu börja skapa ett arbetsflöde där ett e-postmeddelande kommer att skickas till oss om ett objekt läggs till i kundlistan .

För att göra detta, klicka på rullgardinsmenyn " Automatisera " och välj sedan alternativet " Skapa en regel ".

När du väljer alternativet "Skapa en regel" kommer ett Skapa en regel- fönster att dyka upp. Detta fönster innehåller olika villkor som du kan välja mellan. Var och en av dessa villkor eller regler fungerar som en utlösande faktor . För det här exemplet, låt oss välja villkoret " Ett nytt objekt skapas " .

Efter det måste du anpassa villkoret. Men för den här regeln behöver vi inte göra det, eftersom det inte finns något villkor som vi behöver ändra. I det här fallet är det enda som vi kommer att ändra vem som kommer att meddelas när ett nytt objekt skapas.

Låt oss tilldela e-postadressen ett värde genom att klicka på den. Välj sedan alternativet " Mig " från rullgardinsmenyn . Det betyder att vi kommer att meddelas via e-post när ett nytt objekt skapas på kundlistan .

Klicka sedan på knappen Skapa för att slutföra anpassningen av regeln.

Se sedan till att denna regel är aktiv genom att ställa omkopplaren till " På ". Stäng sedan fönstret.

Kontrollera och testa arbetsflödet i SharePoint

Om du vill kontrollera om arbetsflödet har skapats korrekt kan du klicka på funktionen " Automatisera " och välja alternativet " Hantera regler ".

Om du gör detta kommer du tillbaka till samma fönster som du har sett efter att du skapat arbetsflödet. Det är här du kan styra arbetsflödena som du ska skapa genom att slå på och av dem.

Stäng bara det här fönstret när du är klar med att kontrollera det senaste arbetsflödet som du skapade. Låt oss börja testa arbetsflödet genom att klicka på knappen " Ny ".

Fyll sedan i fälten för den nya artikeln.

När du har fyllt i fälten klickar du på " Spara " för att slutföra att skapa objektet.

För att hitta det nya objektet, låt oss scrolla ner till botten av listan.

Slutligen, gå till din inkorg för att kontrollera om du har fått ett e-postmeddelande angående det nya objektet som skapats på den här listan.

När jag kontrollerade min Outlook fick jag ett automatiskt e-postmeddelande från SharePoint Online där det stod "Henry Legge lade till [email protected]" till kundlistan . Det betyder att arbetsflödet vi skapade fungerar korrekt.

Så länge arbetsflödet är aktivt kommer du att få ett e-postmeddelande när någon skapar ett nytt objekt i kundlistan. Bara för att förtydliga, i det här exemplet är utlösaren av arbetsflödet som vi valde när " Ett nytt objekt skapas " och åtgärden är att vi kommer att få ett e-postmeddelande .

Skapa ett arbetsflöde med villkor med SharePoint Automate

I föregående exempel skapade vi ett arbetsflöde utan att anpassa villkoren. Den här gången skapar vi ett annat arbetsflöde men med villkor. Låt oss börja med att klicka på " Automatisera " och välja alternativet " Skapa en regel ".

c

Välj sedan alternativet " En kolumn ändras " från listan med regler .

Med det här alternativet kan du nu anpassa utlösaren för ditt tillstånd. Till exempel ställer jag in triggern på när kolumnen Sales Associate ändras. Att skicka ett e-postmeddelande kommer att vara åtgärden och jag ställer in den till Sales Associate. Klicka bara på knappen " Skapa " för att skapa arbetsflödet.

I det här exemplet är varje artikel i kundlistan kopplad till en säljare. Men om säljaren blir uppsagd är chefen skyldig att tilldela kunden en ny säljare. Sedan bör den nyligen tilldelade säljaren få ett e-postmeddelande angående detta ärende.

Efter att ha skapat arbetsflödet kommer fönstret "Hantera regler" att dyka upp och du ser att det finns två tillgängliga regler som inkluderar det arbetsflöde vi skapade tidigare och det senaste.

Stäng bara fönstret när du är klar med att kontrollera reglernas status. 

Testa arbetsflödesvillkoret

För att testa vårt tillstånd kommer jag att välja Jason Zelenia från listan och börja redigera hans post genom att klicka på knappen Redigera .

Efter att ha klickat på knappen Redigera , rulla nedåt från listan med poster tills du hittar fältet Sales Associate .

I det här fallet kommer jag att byta säljare från Jamie Crust till Brad Pitt .

Klicka sedan på knappen Spara för att spara ändringarna.

Slutligen kommer vi att kontrollera om arbetsflödet fungerar korrekt genom att gå in i Brad Pitts e-post.

Eftersom Brad Pitt är den nya försäljningsassistenten som tilldelats [email protected], skickades e-postmeddelandet till honom. I e-postmeddelandet kan du klicka på knappen " Gå till objekt " för att gå direkt till det ändrade objektet och inaktivera meddelandet genom att klicka på " Varför får jag det här meddelandet? " länk.

Detta är ett av de komplexa arbetsflöden som du kan skapa i SharePoint med hjälp av automatiseringsfunktionen.

Slutsats

Sammanfattningsvis har du lärt dig vad ett arbetsflöde är och dess komponenter som är utlösaren och åtgärden. Du kunde också förstå hur automatiseringsfunktionen fungerar på SharePoint. Funktionen "automatisera" i SharePoint är exceptionell när det gäller att varna människor i din organisation. Med detta behöver du inte skicka ett e-postmeddelande manuellt till någon när något ändras i en lista eller bibliotek.

Det finns fler saker du kan göra med automatiseringsfunktionen så ta dig tid att utforska mer om det. Om du vill veta mer om det här ämnet och annat relaterat innehåll kan du absolut kolla in listan med relevanta länkar nedan.

Med vänliga hälsningar,

Henry