Microsoft SharePoint | En översikt

I den här handledningen får vi en översikt över . Vi kommer också att diskutera dess användningsområden och varför det är viktigt att lära sig om det.

SharePoint är ett webbaserat samarbetsverktyg för en organisation som gör det möjligt för användare att kommunicera och dela information över webben. 

Innehållsförteckning

• Förstå Microsoft SharePoint
• Användning av Microsoft SharePoint
  • 1. Sofistikerat bibliotek för att behålla din organisations dokument
  • 2. Nyheter och uppdateringar för ditt team
  • 3. Microsoft SharePoint som en databas
  • 4. Upprätthåll gemensamma arbetsflöden i företag
  • 5. One-Stop Shop för företag
• Funktioner i Microsoft SharePoint
• Vikten av att lära sig Microsoft Sharepoint
• Slutsats

Förstå Microsoft SharePoint

Alla i en organisation kan använda SharePoint eftersom det hjälper team att samarbeta.

Det kan också vara ditt eget personliga intranät . Internet är ett samarbete av webbplatser och resurser som alla kan besöka. Intranät, å andra sidan, är en samling webbplatser och resurser som bara personer i en organisation kan besöka.

Med intranätet kan vi ha flera sajter som liknar det vi kan komma åt via internet. Vi kan ha olika webbplatser för vår organisation som endast personer i vår organisation kan komma åt för ett visst projekt.

SharePoint är dessutom ett sätt att dela och hantera innehåll och kunskap över ett team . Som organisation kan vi ha mycket innehåll och kunskap som att skicka in en utgiftsrapport, vilka våra kunder eller vårt säljteam är eller hur man kommer in på ett specifikt kontor. 

SharePoint tillåter också ett team att ha en " one-stop shop " för all information. All information kan finnas på ett ställe och kan också vara lättillgänglig.

Vi kanske fortfarande använder den gamla processen även om det redan finns en uppdaterad process. Det är därför SharePoint är användbart som ett sätt att dela och hantera innehåll och kunskap i hela vårt team. 

Slutligen ger SharePoint lagarbete med hjälp av webbplatser . Det tillhandahåller ett samarbetsutrymme som tillåter team att samarbeta, spåra framsteg och hantera innehåll eller behörigheter med hjälp av webbaserade webbplatser. 

Det är också väldigt lättillgängligt och intuitivt. Det är en av dessa färdigheter som är lätta att lära sig och förstå.

Användning av Microsoft SharePoint

SharePoint är ett flexibelt verktyg. Du kan göra olika saker, eller så kan du bara göra en eller två av dessa saker också. Det är upp till dig hur du vill använda den. När du använder SharePoint kan du använda enkla verktyg för tillfället och sedan skala dem till mer omfattande funktioner när din organisation växer. 

1. Sofistikerat bibliotek för att behålla din organisations dokument

SharePoint är ett sofistikerat bibliotek för att lagra din organisations dokument . Detta liknar OneDrive eller Google Drive. Det är ett sätt att hålla alla dina dokument på ett ställe. 

En funktion i SharePoint som OneDrive och Google Drive inte erbjuder är att du kan koppla metadata till dessa dokument. Så istället för att ha en typisk mappstruktur för hur du förvarar dina dokument, kan du också associera metadata och gruppera den utifrån olika saker.

Till exempel, vissa kraftfulla organisationer lägger inte sitt delade innehåll i en mappliknande struktur eftersom det kan vara många problem med det. De har vanligtvis en lista med filer med metadata.

Genom att göra detta kan de enkelt spåra, gruppera olika saker de vill ha och underhålla metadata. Om saker uppdateras behöver de inte flytta runt i mappar eftersom de bara behöver uppdatera metadata. 

2. Nyheter och uppdateringar för ditt team

SharePoint kan också användas för att enkelt ge nyheter och uppdateringar för ditt team . Förutom att kunna ställa in webbplatser som innehåller information, kan du också skapa sidor på din webbplats för att uppdatera ditt team om vissa saker.

Låt oss säga att du till exempel har enför ditt lag. Sedan finns det en ny säljprocess som du vill rulla ut. Istället för att skicka det via e-post kan du bara lägga upp det som en ny sida på din SharePoint.

Med detta ger det alla tillgång till den sidan som de kan kommentera på. Om du till exempel gjorde ett fel kan du också ändra eller uppdatera det då och då.

3. Microsoft SharePoint som en databas

SharePoint kan användas som en databas för att hålla information om vad som helst . Det finns organisationer som skapar en SharePoint-lista som innehåller kunddata, transaktionsdata, orderdata och många fler. Det är också kraftfullt och mycket flexibelt eftersom det praktiskt taget kan hålla alla typer av data som bilagor, användare och profiler. 

Det är också mer intuitivt än andra databaser. Du skulle till exempel inte använda Excel för att lagra data eftersom du vill att den ska delas mellan många människor och vill att den ska finnas på samma plats. Du vill ha valideringsregler där vissa personer bara kan lägga till kunder som har vissa villkor och är giltiga. 

Du skulle inte vilja använda SQL, Salesforce eller någon annan komplicerad databas också eftersom du behöver lära dig SQL-språket för att kunna använda det. Så, SharePoint är ett så bra verktyg att använda som en databas och även ett bra alternativ till Microsofts Dataverse också. 

4. Upprätthåll gemensamma arbetsflöden i företag

SharePoint används också för att upprätthålla vanliga arbetsflöden i ditt företag för effektivitet . När du har din databas i SharePoint kan du använda dess arbetsflödesfunktioner för att hantera vissa vanliga affärsuppgifter.

Låt oss till exempel säga att du har ett arbetsflöde relaterat till att fylla i en utgiftsrapport. Förr i tiden var vi tvungna att gå till vår e-post och leta efter utgiftsrapporten för att fylla i den manuellt. Sedan måste vi skicka bilagan till chefen för godkännande och göra andra processer som är komplicerade.

Du kan göra den här processen mycket enklare genom att låta ett arbetsflöde köras helt i SharePoint. Det kommer att finnas en databas för alla utgifter. Du kan sedan skapa en ny post och skicka den till chefens SharePoint för godkännande.

Efter godkännande går den direkt till leverantörsreskontra i SharePoint. Slutligen kommer de att godkänna det så att du kan få din betalning. Inget behov av e-postmeddelanden fram och tillbaka, och det går att spåra och granska. 

5. One-Stop Shop för företag

Sammantaget är det en one-stop-shop för allt i ditt företag . Allt händer på deras plattform vilket gör det väldigt effektivt. Med SharePoint behöver du inte ha olika databaskällor. Dessutom behöver du inte ha riktigt komplexa arbetsflöden som är rent manuella.

Här är funktionerna i SharePoint som jag vill att du ska uppleva senare. 

Funktioner i Microsoft SharePoint

SharePoint är ett innehållshanteringssystem som du enkelt kan söka efter. Det har också vissa sociala nätverksmöjligheter som gör det möjligt för anställda att samarbeta. Du kan till exempel lägga in diskussionsinlägg, vanliga frågor, nyhetsflöden om vad folk gör och liknande. Det ger en social nätverksaspekt till din organisation. 

Den har också utmärkt integration med Office 365-appar.

SharePoint är dessutom mycket anpassningsbart inte bara ur en designaspekt utan också ur en funktionell aspekt. Du kan skapa vilket arbetsflöde eller vilken data du vill genom SharePoint-listor. Du kan också ha ett mappbaserat eller metadatabaserat dokumentbibliotekssystem. Det kan till och med tillåta användare att ha sidor på sidor eller en hel sida. 

SharePoint har en egen databas. Det är tillräckligt komplicerat för att hålla mycket komplexa datatyper men också tillräckligt intuitivt så att vem som helst kan använda det utan att känna till någon kodning. 

Det finns också bra business intelligence-funktioner inom SharePoint. Efter att ha haft dina data i SharePoint kan du hantera vad som förändras och hur det förändras. Du kan ha vyer, instrumentpaneler och andra liknande saker. 

SharePoint har också ett av de bästa behörighets- och säkerhetssystemen. Du kan hantera behörigheter mycket enkelt och detaljerat. Du kan ställa in behörigheter på bionivå, appnivå, databasnivå, kolumnnivå eller på hela webbplatsnivå. 

Istället för typiska system där behörigheter hanteras på användarnivå, hanteras detta på gruppnivå. Så du tilldelar behörighet till vissa grupper och sedan tilldelar du användare till dessa grupper. 

Slutligen gör Microsoft SharePoint mycket enkelt, intuitivt och tillgängligt för alla nivåer i organisationen, oavsett kompetensnivå.

Vikten av att lära sig Microsoft Sharepoint

Det finns många anledningar till varför vi behöver lära oss SharePoint. En av de främsta anledningarna är att det tillåter användare att öka samarbetet, förbättra lagarbetet och driva effektiviteten i organisationen. 

Det tillåter också användare att skapa en " one-stop-shop" för alla nuvarande och framtida anställda. Du kan till exempel ha en anställd på väg eller nyanställda som har missat nyheter eller viktiga e-postmeddelanden från historien. Det är bättre om all den informationen finns i SharePoint så att de nya anställda kan se hela historiken i SharePoint när de kommer in. 

Det sista skälet till att vi verkligen borde lära oss detta är att bli anställd. SharePoint används så mycket i organisationer att det är en av de saker som folk letar efter när du blir anställd. I likhet med kontorsfärdigheter är SharePoint också mycket viktigt, särskilt om du kan skapa din egen webbplats.

En SharePoint-användare skiljer sig från en SharePoint-utvecklare. Om du säger i ditt CV att du är en SharePoint-utvecklare, är det mycket relevant eftersom din chef skulle veta att du kan automatisera deras arbetsflöden och du vet hur man skapar en one-stop-shop för alla deras anställda.

Slutsats

För att sammanfatta, är det viktigt att lära sig hur du använder SharePoint eftersom det ger många fördelar för din organisation. Det är särskilt viktigt för team som använder LuckyTemplates eftersom de sömlöst samarbetar med varandra och kompletterar varandras funktioner.

Du kan låsa upp ytterligare värde och funktioner i SharePoint som din organisation kan använda. Du kan göra många saker med SharePoint-listor, behörighetssystem, arbetsflödeshantering, versionshistorik och många fler. 

Det är också något som alla i en organisation enkelt kan använda utan att bli överväldigade. Som användare är det väldigt enkelt att använda men kan också vara svårt att bemästra och utveckla. Men när du väl får tag i det kommer det att hjälpa dig att effektivisera ditt företags arbetsflöden.

Med vänliga hälsningar,

Henry