Metadatafiltrering i SharePoint-filer

Metadata hjälper till att hålla dokumentbibliotek organiserade. Vi kan lägga till metadata till våra filer genom att lägga till nya kolumner. Efter att ha lagt till det i våra filer kan vi använda dem för att sortera, filtrera eller gruppera våra filer. I den här bloggen kommer vi att diskutera hur vi kan göra metadatafiltrering i våra SharePoint-filer och dess fördelar.

Metadatafiltrering gör filtrering av filer/dokument i SharePoint-listor och dokumentbibliotek mer logisk och anpassningsbar.

För det här exemplet har vi lagt till två metadatakolumner, nämligen Department och Expense Type . Med dessa kan vi sortera, filtrera efter eller gruppera efter avdelning.

Innehållsförteckning

• Filtrera SharePoint-filer med metadata
• Gruppera våra SharePoint-filer med hjälp av metadata
• Slutsats

Filtrera SharePoint-filer med metadata

För att filtrera våra filer efter den här kolumnen klickar du bara på Filtrera efter .

Välj sedan den avdelning som vi vill se. Vi vill till exempel filtrera våra filer efter redovisning och försäljning. Så låt oss välja dem och klicka på knappen Använd .

Som vi kan se visas nu  endast bokförings- och försäljningsfiler .

Detta är ett bättre sätt att gruppera eller organisera våra filer jämfört med att använda en mapphierarki. Genom att använda metadata med filter eller grupp efter funktion kan vi se både bokförings- och försäljningsfiler på en gång. Genom att använda mappar måste vi öppna deras mapp individuellt för att vi ska kunna se eller hitta de filer vi behöver.  

För att ta bort filtret klickar du bara på Filtrera efter igen, avmarkerar dina val här eller klickar på knappen Rensa allt och klickar på knappen  Verkställ .

Gruppera våra SharePoint-filer med hjälp av metadata

En annan cool sak med vår metadata är att använda funktionen Group by . Med detta kan vi gruppera våra filer efter avdelning eller kostnadstyp. Klicka bara på Gruppera efter avdelning för att se hur det kommer att se ut.

Som vi kan se är våra filer nu grupperade efter deras avdelningstyp. Filerna under ekonomiavdelningen är grupperade, samma sak som Försäljning och så vidare.

Detta gör det mycket enkelt att kategorisera våra filer. Vi kan också använda rullgardinsmenyn för att enkelt se våra filer om vi har hundratals av dem. Vi kan kollapsa dem för grupp och bara visa gruppen som vi vill se.

Tekniskt sett kunde vi ha gjort liknande saker med mappstrukturen. Det är dock här metadata verkligen hjälper eftersom vi också kan göra det med andra metadatakolumner som vår kolumn  Expense Type .

Om vi ​​inte bryr oss om filavdelningarna och vi behöver gruppera eller filtrera dem efter deras utgiftstyp istället, kan vi bara göra samma sak i den här kolumnen Utgiftstyp . Låt oss till exempel filtrera våra filer efter resekostnadstyp .

Sedan ser vi filerna som rör resekostnader oavsett avdelning.

Vi kan också göra filtrering och gruppering samtidigt. Till exempel, om vi vill se alla avdelningar utom marknadsföring, låt oss utelämna marknadsföringen. 

Sedan kan vi gruppera dessa filer samtidigt som de filtreras genom att bara klicka på Gruppera efter avdelning också. 

Vi kan också skapa filter för både avdelnings- och kostnadstypkolumnen samtidigt. Till exempel kan vi endast visa kostnaderna för resor och förnödenheter under ekonomiavdelningen .

Slutsats

Sammanfattningsvis, när vi väl har lagt till metadata i våra filer kan vi enkelt organisera våra filer hur vi vill, vilket skapar effektivitet i en organisation.

Denna filtrerings- och grupperingsmekanism tillåter användare att dynamiskt filtrera och hitta innehåll i dokumentbibliotek. Det är vettigt om du konfigurerar ditt bibliotek med anpassade metadata/kolumner. Om du inte har konfigurerat anpassad metadata är de enda filtren du kommer att ha de som finns som standard i alla bibliotek.

Med vänliga hälsningar,

Henry