Lägga till dokumentbibliotek i SharePoint

Dokumentbiblioteket tillhandahåller en plats på vår SharePoint-webbplats där vi säkert kan lagra våra filer, skapa, uppdatera och dela dem med andra användare inom vår organisation. I den här handledningen kommer vi att diskutera de två sätten att lägga till ett nytt dokumentbibliotek i SharePoint.

Ett SharePoint-dokumentbibliotek hjälper oss att enkelt hantera våra filer för vår avdelning eller organisation. 

Som standard ger inställningen av en SharePoint-webbplats ett dokumentbibliotek som heter Dokument . Vi kan redan använda detta som en lagring av våra filer. 

I det här exemplet har vi en mapphierarki i dokumenten för att organisera våra filer. Men att använda den kan hjälpa oss att organisera våra filer mer korrekt istället för att använda mappstrukturer. 

Som du kan se har vi mappar och filer för utgifter, offerter, filmer, viktiga längder, mat, bilar och många fler. Istället för att bara använda ett dokumentbibliotek och gruppera dem efter mappar, är det bättre sättet att göra detta att skapa ett dokumentbibliotek för var och en av dem.

Metadata för dessa filer är också olika mellan dem. Till exempel är det viktigt att ha metadata för avdelningen för kostnadsfilerna . När det gäller offerter är metadata som vi kanske bryr oss om offertbelopp, kundnamn, jobbtyp och så vidare. Det är ytterligare en anledning till att det är användbart att ha olika dokumentbibliotek för dessa olika typer av filer.

Låt oss nu lära oss hur man skapar ett nytt dokumentbibliotek. Det finns två sätt att skapa ett nytt dokumentbibliotek. 

Innehållsförteckning

• Skapa ett dokumentbibliotek i SharePoint genom webbplatsinnehåll
• Skapa ett dokumentbibliotek via hemsidan
• Slutsats

Skapa ett dokumentbibliotek i SharePoint genom webbplatsinnehåll

Den första metoden är att gå till webbplatsens innehåll . Det är där vi kan se alla andra dokumentbibliotek som vi har. Vissa av dessa dokumentbibliotek som formulärmallar , webbplatstillgångar och stilbibliotek används för backend-ändamål. Webbsidorna kallas ett sidbibliotek där alla vår webbplatss sidor lagras . För det här exemplet har vi bara en enda sida som är startsidan . 

För att lägga till ett nytt dokumentbibliotek, klicka bara på Ny och välj sedan App . Vi kan också välja alternativet Dokumentbibliotek . Det kan dock finnas en tid då Microsoft kommer att ha en uppdatering och alternativet Dokumentbibliotek kan tas bort. Så förutom att ha det alternativet kan vi också lägga till ett dokumentbibliotek genom att lägga till dem via appen istället.

Skapa ett dokumentbibliotek via hemsidan

Det andra sättet är genom att gå till startsidan . Klicka på Ny och välj App .

Det tar oss sedan till den här sidan som heter Mina appar . Det är här vi kan se våra SharePoint-appar .

Vi kan också gå till SharePoint Store där vi kan leta efter alla tillgängliga appar som vi kan använda. 

För det här exemplet vill vi leta efter inbyggda appar. Vi kan hitta dem genom att klicka på den klassiska upplevelselänken. 

Det kommer sedan att omdirigera oss till den här sidan. Återigen, vi har olika appar här som vi kan använda på vår SharePoint-webbplats. Det vi behöver är appen Document Library . Så låt oss klicka på den.

Efter det kommer den att fråga oss om ett dokumentbiblioteksnamn. För det här exemplet kommer vi att namnge det som Expenses . Klicka sedan på knappen Skapa .

Vårt nya dokumentbibliotek med namnet Expenses kommer sedan att läggas till på listan i vår webbplatsinnehåll . Låt oss klicka på den.

Vi kan nu ladda upp våra utgiftsfiler till detta dokumentbibliotek.

Sedan kan vi nu lägga till vår metadata för dessa filer. För det här exemplet har vi lagt till kolumnen för avdelningens metadata .

Slutsats

Sammanfattningsvis kan vi skapa vårt eget dokumentbibliotek. Återigen finns det två sätt att skapa ett nytt dokumentbibliotek. Den första är genom att gå till startsidan , klicka på Nytt och sedan välja Dokumentbibliotek eller App . Den andra går till webbplatsens innehåll , klicka på Ny och välj sedan Dokumentbibliotek eller App .

Du kan sedan besöka dina nya dokumentbibliotek på webbplatsens innehåll där alla dokumentbibliotek och sidbibliotek är listade. 

Med vänliga hälsningar,

Henry