Beräknade kolumner i SharePoint | En översikt

Beräknade kolumner i SharePoint eller Sharepoint Online är kraftfulla verktyg som tillåter användare att generera och visa data baserat på värdena i andra kolumner i en lista eller ett bibliotek. Formler, som består av ekvationer som utför beräkningar på dessa värden, fungerar som ramverket för beräknade kolumner och börjar normalt med ett likhetstecken (=).

beräknade kolumner i sharepoint " data-medium-file="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg" data-large-file="https://blog .enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" decoding="async" loading="lazy" width="1000" height="562" src="https://blog.enterprisedna. co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" alt="beräknade kolumner i sharepoint" class="wp-image-206004" srcset="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/ uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg 1000w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg 30.blog00.jpgco/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-768x432.jpg 768w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_4772705.jpg size="5_3505.jpg" maxbredd: 1000px) 100vw, 1000px">

Genom att lägga till en beräknad kolumn i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek kan användare utföra en mängd olika funktioner, som att beräkna moms, fastställa utgångsdatum eller beräkna den totala kostnaden för artikelkällan.

Dessa beräkningar är användbara i ett brett spektrum av tillämpningar och möjliggör effektivare datahantering och aviseringar.

När du skapar en beräknad kolumn kan användare välja bland många fördefinierade funktioner eller skapa anpassade formler med matematiska standardoperationer, såsom addition, subtraktion, multiplikation och division. Denna flexibilitet gör beräknade kolumner till en värdefull funktion för användare som behöver generera dynamiskt, datadrivet innehåll i sina listor och bibliotek.

Vi tar upp lite mer om Sharepoint i videon nedan; det är definitivt värt att titta på för alla er entusiaster av kraftappar!

Innehållsförteckning

• Förstå beräknade kolumner
  • Koncept och syfte
  • Applikationer i SharePoint
• Hur man enkelt skapar en Sharepoint-beräknad kolumn
  • Definiera kolumninställningar
  • Använda kolumnformler
• Vanliga funktioner och formler
  • Aritmetiska och logiska funktioner
  • Text- och datumfunktioner
• Bästa tillvägagångssätt för SharePoint
  • Namnkonventioner
  • Felhantering
• Begränsningar och alternativ
  • SharePoint beräknade kolumnbegränsningar
• En steg-för-steg-guide till beräknade kolumner i Sharepoint/Sharepoint Online
• Lägga till en kolumn i en SharePoint-lista
• Ändra kolumntyp till datum och tid i SharePoint
• Lägga till beräknade kolumner i SharePoint
• Redigera beräknade kolumner i SharePoint
• Tips för fantastiska funktionsresurser
• Det sista ordet

Förstå beräknade kolumner

Beräknade kolumner i SharePoint är ett kraftfullt verktyg för att utföra automatiserade beräkningar baserat på data i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek.

I det här avsnittet kommer vi att utforska konceptet och syftet med beräknade kolumner, beräknade fält och beräknade värden, tillsammans med deras applikationer inom SharePoint-plattformen.

Innan vi hoppar in på ett exempel, låt oss få grunderna ur vägen.

Koncept och syfte

Beräknade kolumner är i huvudsak formler som utför beräkningar med data från andra kolumner inom samma lista eller biblioteksobjekt.

Att använda beräknade kolumner kan förbättra datakonsistensen genom att säkerställa att beräknade värden alltid är uppdaterade och synkroniserade med källdata som de är beroende av. Dessutom kan beräknade kolumner hjälpa till att minska manuell datainmatning och potentiella mänskliga fel genom att automatisera beräkningar.

Applikationer i SharePoint

Beräknade kolumner kan implementeras i olika scenarier inom SharePoint för att utföra uppgifter som:

• Visar en enkel beräkning baserad på värden från två eller flera kolumner inom samma artikel, som exemplet med att beräkna totalsumman genom att multiplicera kvantitet och pris.
• Tillämpa villkorlig formatering eller logik, som att använda funktionerna OM, OCH och ELLER för att beräkna och visa resultat baserat på specifika villkor eller kolumnvärden
• Validera datainmatningar genom att jämföra data i en eller flera kolumner och se till att den uppfyller fördefinierade kriterier.
• Använda datumrelaterade funktioner för att beräkna deadlines, förfallodatum eller skillnaden mellan två datumkolumner.
• Manipulera text, som att hämta en del av en textsträng eller kombinera värden från flera textkolumner.

Sammantaget erbjuder beräknade kolumner i SharePoint omfattande funktionalitet för att förbättra effektiviteten och konsekvensen i datahanteringen i dina listor och bibliotek.

Låt oss nu skapa och lägga till en kolumn.

Hur man enkelt skapar en Sharepoint-beräknad kolumn

Detta är ganska enkelt, vi avslutar artikeln med ett visuellt exempel för att hjälpa dig att förstå bättre.

Definiera kolumninställningar

För att skapa en beräknad kolumn i en SharePoint-lista eller -bibliotek, öppna först listan eller biblioteket där du vill lägga till kolumnen. Klicka på "Inställningar" nära det övre högra hörnet av ditt webbläsarfönster och välj sedan "Skapa kolumn" under avsnittet Kolumner.

När du definierar inställningarna för din nya beräknade kolumn, börja med att ge den ett namn och välj alternativknappen "Beräknat (beräkning baserad på andra kolumner)". Detta gör att du kan använda data från andra kolumner i listan eller biblioteket som en del av din beräkning.

Nu är det dags att ange en kolumnformel.

Använda kolumnformler

När du har valt kolumntypen "Beräknad" blir du ombedd att ange en formel som beräknar värdet på din nya kolumn baserat på befintliga kolumner i listan eller biblioteket. SharePoint använder en syntax som liknar Excel-formler, vilket gör att du kan skapa komplexa beräkningar med funktioner som OM, OCH och SUMMA.

För att skriva en formel, börja med att skriva ett likhetstecken (=) följt av en kombination av funktioner, kolumnnamn och matematiska operatorer. Var noga med att omge kolumnnamn inom hakparenteser ([ ]) och använd dubbla citattecken (” “) för textsträngar ( SharePoint Stack Exchange) .

Här är en exempelformel:

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

Denna formel beräknar den totala kostnaden för ett projekt baserat på dess status, timmar och pris. Om projektet är markerat som "Avslutat" beräknas kostnaden genom att multiplicera timmar och pris; annars är kostnaden noll.

När du har angett din formel klickar du på "OK" för att skapa den beräknade kolumnen. Det kommer automatiskt att uppdatera sitt värde när data i de refererade kolumnerna ändras.

Voila!

Låt oss nu gå igenom några vanliga funktioner.

Vanliga funktioner och formler

Det här avsnittet täcker några vanliga funktioner och formler som används i SharePoint-beräknade kolumner, uppdelade i två underavsnitt: aritmetiska och logiska funktioner samt text- och datumfunktioner.

Aritmetiska och logiska funktioner

Aritmetiska funktioner gör att du kan utföra grundläggande matematiska operationer, medan logiska funktioner hjälper dig att fatta beslut baserat på vissa förutsättningar.

Några vanliga aritmetiska och logiska funktioner är:

• ADD: Lägger till två siffror. Exempel:=Column1+Column2
• SUBTRACERA: Subtraherar ett tal från ett annat. Exempel:=Column1-Column2
• MULTIPERERA: Multiplicerar två tal. Exempel:=Column1*Column2
• DIVIDE: Dividerar ett tal med ett annat. Exempel:=Column1/Column2
• IF: Utför ett villkorligt test. Exempel:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• OCH: Kontrollerar om alla villkor är uppfyllda. Exempel:=AND(Column1>0,Column2>0)
• ELLER: Kontrollerar om något villkor är uppfyllt. Exempel:=OR(Column1>0,Column2>0)

Nu ska vi kolla in några grundläggande text- och datumfunktioner.

Text- och datumfunktioner

Textfunktioner låter dig manipulera textsträngar, medan datumfunktioner låter dig hantera datum- och tidsvärden. Några vanliga text- och datumfunktioner i SharePoint-beräknade kolumner är:

• CONCATENATE: Kombinerar två eller flera strängar. Exempel:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• VÄNSTER: Extraherar ett specificerat antal tecken från början av en textsträng. Exempel:=LEFT(Column1, 5)
• HÖGER: Extraherar ett specificerat antal tecken från slutet av en textsträng. Exempel:=RIGHT(Column1, 5)
• DATUM: Returnerar ett datum baserat på en dag, månad och år. Exempel:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• IDAG: Returnerar det aktuella datumet. Exempel:=TODAY()
• DATEDIF: Beräknar skillnaden mellan två datum. Exempel:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

Detta är bara några exempel; det finns många fler funktioner och formler tillgängliga. Du kan se formelguiden för Microsoft SharePoint Foundation för mer information.

Eller, om du verkligen menar allvar med att dyka in i Sharepoint i LuckyTemplates och lära dig mer om villkorliga formler, dokumentbibliotek, listinställningar och mer, kolla in det här ; det är toppen! Det är verkligen ett av de bästa sätten att lära sig.

Bästa tillvägagångssätt för SharePoint

Här är några viktiga saker som hjälper dig att navigera i Sharepoint

Namnkonventioner

När du arbetar med beräknade kolumner är det viktigt att följa korrekta namnkonventioner. Detta hjälper till att upprätthålla en ren, organiserad och mer tillgänglig SharePoint-miljö. Några namnkonventioner att ta hänsyn till för beräknade kolumner inkluderar:

• Använd beskrivande namn för kolumner som anger syftet eller beräkningen som utförs. Till exempel, istället för att använda "Col1", använd "TotalSales" för en beräknad kolumn som summerar försäljningssiffrorna.
• Undvik att använda specialtecken eller mellanslag i kolumnnamn, eftersom de kan orsaka kompatibilitetsproblem med vissa SharePoint-funktioner.
• Överväg att använda camelCase eller snake_case för kolumnnamn, för bättre läsbarhet och överensstämmelse med utvecklingsmetoder.

Felhantering

Beräkningsfel kan uppstå, och det gör de, tro mig! Att säkerställa korrekt felhantering kan resultera i färre fel och mer tillförlitlig prestanda. Några bästa metoder för felhantering i beräknade kolumner inkluderar:

• Använd funktionen FEL för att leta efter beräkningar som returnerar fel. Detta gör att du kan visa ett informativt meddelande eller standardvärde istället för ett fel. Till exempel:=IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Se till att hantera division med nollfel, eftersom detta är ett vanligt räknefel. Använd en OM- eller IFERROR-funktion för att undvika en #DIV/0! fel vid division med noll.
• Var uppmärksam på de datatyper som används i dina beräkningar. Felaktiga datatyper kan orsaka beräkningsfel. Se till att du använder lämpliga datatyper och konvertera data vid behov innan du utför beräkningar.

Att följa dessa bästa metoder för namnkonventioner och felhantering kommer att leda till en mer effektiv, robust och underhållbar SharePoint-miljö.

Visst, det finns några begränsningar, de är...

Begränsningar och alternativ

SharePoint beräknade kolumnbegränsningar

Några begränsningar inkluderar:

• Beräknade kolumner är inte tillgängliga för användning med flera textrader eller person- eller gruppfält.
• Du kan inte använda uppslagsfält, hanterade metadatafält eller externa datakolumner i beräknade kolumnformler.
• Slutligen, vissa funktioner stöds inte, till exempel nätverksdagar och dagens datumfunktioner.

Nu har du fått en känsla för allt, låt oss gå igenom några exempel.

En steg-för-steg-guide till beräknade kolumner i Sharepoint/Sharepoint Online

En av de största fördelarna med att använda beräknade kolumner är att de data du behöver kan ställas in automatiskt. Och den är inte begränsad till enkel beräkning, eftersom den också kan göra komplicerade beräkningar.

För dessa exempel kommer vi att fokusera på att göra beräknade kolumner med en enkel formel. Men i slutet av bloggen kommer vi att ge dig resurser om var du kan veta fler formler som du kan använda för dina beräknade kolumner.

Lägga till en kolumn i en SharePoint-lista

Innan vi kan fortsätta, låt oss börja först med att lägga till ytterligare en kolumn som kommer att baseras på den beräknade kolumnen. Så klicka.

Välj sedan En rad text .

Den kommer då att visa panelen Skapa en kolumn .

Vi kommer att skriva " Registreringsdatum " i fältet Namn .

Standardvärdet kommer att vara ingenting.

Klicka sedan på Spara .

Nästa är att uppdatera sidan, och du kommer att se den tillagda kolumnen på din SharePoint-lista.

Då klickar vi.

Därefter går vi till Excel-filen från resurserna i den här bloggen.

Därifrån ska vi kopiera all data i kolumn H .

Gå sedan tillbaka till vår SharePoint-lista och välj den översta cellen i kolumnen Registreringsdatum .

Klistra sedan in data från Excel-filen vi kopierade.

Klicka slutligen på Avsluta rutnätsvy för att spara.

Ändra kolumntyp till datum och tid i SharePoint

Klicka på kolumnen Registreringsdatum . Observera att du kan behöva scrolla åt höger för att se det eftersom vi har många kolumner.

Välj sedan Kolumninställningar .

Och klicka på Redigera .

Panelen Redigera kolumn visas då där du kan redigera kolumnen.

Därifrån klickar du på rullgardinsmenyn Typ .

Sedan Välj.

Därefter ställer vi in ​​Friendly-formatet till Ja .

Klicka slutligen på Spara.

Klicka på Spara i prompten som visas .

Detta är ett mycket användarvänligt format, eftersom du kommer att se en del data som indikerar att det var 4 dagar sedan istället för att visa själva datumformatet.

Lägga till beräknade kolumner i SharePoint

Klicka först på kolumnen Lägg till .

Klicka sedan på Mer...

Detta tar oss till Inställningar och sedan Skapa kolumn . Som du kan se kan lägga till en beräknad kolumn endast göras i den klassiska vyn och inte i den moderna vyn.

Vi skriver in ett fullständigt namn för den här kolumnen. I det här exemplet kommer vi att använda " Belöningsperiod slut ". Efter att kunderna har registrerat sig har de (antal dagar) 90 dagar på sig att få rabatter eller andra erbjudanden du kan tänka dig.

Därefter ställer vi in ​​typen som Beräknad (beräkning baserad på andra kolumner) .

För beskrivningen i skärmdumpen nedan kommer vi inte att lägga något för tillfället.

I dentextrutan vill vi att det ska vara lika med deras registreringsdatum plus 90 dagar. Dessutom vill vi ha det automatiserat. Så på alternativen Infoga kolumn väljer vi Registreringsdatum .

Sedan, i formelfältet , kommer du att märka att den har " [ Registreringsdatum] " . Så vi lägger till " +90 " bredvid den.

Därefter, under formeltextrutan , ser du alternativ för Datatypen som returneras från denna formel är: Vi väljer Datum och tid och sedan Endast datum .

Klicka slutligen på OK .

Och till höger på sidan i vår SharePoint-lista ser vi kolumnerna Registreringsdatum (startdatum) och Belöningsperiodens slut . Kolumnen Belöningsperiodens slut visar 90 dagar efter deras registreringsdatum .

Redigera beräknade kolumner i SharePoint

Tänk på att vi inte längre kan redigera kolumnen Belöningsperiod slut direkt här i den moderna vyn eftersom vi har skapat den i den klassiska vyn. Istället kan vi klicka på kugghjulsikonen uppe till höger.

Klicka sedan på Listinställningar .

Vi omdirigeras till sidan Inställningar .

Scrolla hela vägen ner så ser vi alla våra olika kolumner under avsnittet Kolumner .

Därefter klickar vi på .

Vi omdirigeras till sidan där vi kan ställa in kolumnen igen.

I det här exemplet kommer vi att ändra formeln till " =[Registreringsdatum]+120 ”, istället för “ =[Registreringsdatum]+90 ”.

Klicka slutligen på OK .

Du omdirigeras till föregående sida.

Klicka på Kunder för att återgå till vår SharePoint-onlinelista.

Du kommer att se att kolumnen Belöningsperiod slut har ändrats sedan vi uppdaterade den till 120 .

Tänk på att det enda sättet att redigera ett beräknat fält/beräknad kolumn är genom detta. Det beror på att vi bara kan skapa en beräknad kolumn i de klassiska vyinställningarna. Men självklart kan du ändra kolumnen Registreringsdatum .

Kolla in nedanstående typ för att bli en säker Sharepoint-designer!

Tips för fantastiska funktionsresurser

Det bästa med beräknade kolumner är att du inte behöver hålla dig till grundläggande formler. Faktum är att du kan använda många formler för att göra din SharePoint-lista mer funktionell och bekväm att använda.

Om du inte är bekant med formlerna du kan använda kan du hitta dem här .

På den här webbplatsen hittar du massor av formler som du kan använda i dina beräknade kolumner.

Du skulle också kunna se funktioner som du kan använda på dina SharePoint-listor.

Ett exempel är ABS- funktionen.

Bortsett från den här listan kan du också lita på Google och Stack Overflow. När du söker efter formler på internet, skriv in " för Excel " istället för " för SharePoint " eftersom SharePoint-listan är mycket lik Excel.

Detta innebär att även villkorlig formatering fungerar på dina beräknade kolumner.

Det sista ordet

För att sammanfatta det hela har vi lärt oss hur man skapar beräknade kolumner i SharePoint genom att följa guiden ovan.

Formeln vi använde kan vara en grundläggande, men du kommer att förbättras på vägen, särskilt när du använder de givna resurserna där du kan få formler för din beräknade kolumn.

Tänk på att en beräknad kolumn inte är begränsad till att använda datum. Du kan också använda det för vissa formler. Till exempel, om en användare skriver in en viss stad eller ett visst kontor, kommer postnumret att automatiseras. Detta innebär att det finns många sätt som beräknade kolumner kan göra din SharePoint-lista mer hanterbar och bekväm.

Med vänliga hälsningar,

Henry