Skapa en regel i Lotus Notes 6

En regel talar om för Notes vad de ska göra med vissa inkommande meddelanden. Du kan till exempel ha en regel som alltid lägger meddelanden med ett visst ord i ämnesfältet i en viss mapp, eller en regel som flyttar e-post från en viss person direkt till papperskorgen, eller kanske en regel som omedelbart ändras vikten av alla meddelanden som du får från din chef till High. Se dina regler genom att klicka på ordet Regler i navigeringsfönstret.

För att skapa en ny regel, klicka först på mappen Regler i navigeringsfönstret i din e-post. Klicka sedan på knappen Ny regel i åtgärdsfältet. Figur 1 visar dialogrutan Ny regel (ganska stor) som visas.

Bild 1: Skapa en ny regel här.

Som du kan se i figur 1 är dialogrutan Ny regel uppdelad i tre sektioner. Denna regel är avgör om regeln är aktiverad, Specificera villkor avgör vilka meddelanden regeln ska agera och Specificera åtgärder avgör vad regeln kommer att göra med de meddelanden den väljer.

Alla nya regler du skapar är aktiverade som standard. Du kan dock ha en regel som du tillfälligt vill inaktivera; till exempel kanske du inte vill att inkommande e-postmeddelanden skickas till den mappen för tillfället. Högst upp i dialogrutan använder du alternativknapparna Denna regel är för att bestämma om regeln ska tillämpas. Välj alternativknappen På i fältet (standard), och regeln gör vad du än har sagt till den att göra. Å andra sidan, om du väljer alternativknappen Av stängs din regel av tills du aktiverar den igen.

Skapar en regels villkor

Fälten i avsnittet Ange villkor i dialogrutan Ny regel bestämmer de meddelanden som din regel kommer att gälla för. Grundidén är att använda dessa fält för att ställa in ett kriterium och sedan använda knappen Lägg till för att spara villkoret. Vissa regler kan bara ha ett villkor, till exempel Ämnet innehåller vuxen . Andra kan vara mer komplicerade, med mer än ett tillstånd. Du kan till exempel ha en regel som letade efter inkommande meddelande med orden Försäljningsuppdateringar i ämnesraden som skickades av en kille som heter Rob Fichtel.

När du definierar det andra rullgardinsfältet i avsnittet Ange villkor i dialogrutan kan du välja mellan 13 olika platser att titta på:

• avsändare: Välj meddelanden efter namnet på personen som skickade meddelandet. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt söker efter meddelanden från din chef.

• ämne: Välj meddelanden baserat på vad som står i ämnet för meddelandet, till exempel Försäljningsuppdatering .

• body: Hitta meddelanden med ett visst ord eller en viss fras var som helst i meddelandets brödtext.

• betydelse: Välj meddelanden baserat på vikten som avsändaren valde för det (Hög/Medium/Låg).

• leveransprioritet: Välj meddelanden baserat på leveransprioriteten som författaren tilldelade meddelandet.

• till: Välj meddelanden efter namnet på personen eller personerna i meddelandets Till-fält.

• cc: Välj meddelanden efter namnet på personen eller personerna i meddelandets cc-fält.

• hemlig kopia: Välj meddelanden efter namnet på personen eller personerna i meddelandets hemliga kopia-fält.

• till eller cc: Välj meddelanden efter namnet på personen eller personerna i meddelandets Till eller cc-fält.

• text eller ämne: Ange ett kriterium som Notes kommer att leta efter i både ämne och brödtext.

• Internetdomän: Ange meddelanden från ett visst företag, som ibm.com eller yourcustomerscompany.com.

• storlek: Ange meddelanden av en viss storlek.

• alla dokument: Tillämpa din regel på alla nya meddelanden.

När du har berättat för Notes var du ska leta använder du det tredje rullgardinsfältet i avsnittet Ange villkor i dialogrutan för att berätta för Notes vilken typ av jämförelse du är intresserad av:

• innehåller: Termen som du anger i det tredje fältet kan förekomma var som helst i fältet som du väljer i det första fältet.

• innehåller inte: Vad du än väljer i det första fältet kan inte inkludera det du anger i det tredje fältet.

• är: Vad du än väljer i det första fältet måste vara exakt lika med det du anger i det tredje fältet.

• är inte: Vad du än väljer i det första fältet kan inte vara det du anger i det tredje fältet.

Använd slutligen det tredje fältet i avsnittet Ange villkor för att berätta för Notes vad du letar efter. Skriv bara in söktermen – en persons namn, ordet som du vill hitta i meddelandetexten, Internetdomännamnet och så vidare – i det tredje fältet.

När du har definierat de tre delarna av villkoret klickar du på knappen Lägg till för att spara villkoret. Om du ändrar dig efter att ha sparat ett villkor kan du använda knapparna Ta bort och Ta bort alla för att redigera eventuella misstag. Du måste välja villkoret i fältet När e-postmeddelanden kommer som uppfyller dessa villkor och klicka på knappen Ta bort för att ta bort det.

Ibland kanske du vill ha en regel med mer än ett villkor. Kanske är regeln tänkt att hitta meddelanden som är från en viss kund och som även har orden ny ordning i sin ämnesrad. En regel kan ha hur många villkor du vill; Fortsätt bara att använda den där Lägg till-knappen om du behöver mer än en.

När du anger flera villkor för en regel kanske du vill säga till Notes att endast agera om alla kriterium är uppfyllda. Andra gånger kanske du vill att Notes ska agera om något av de angivna kriterierna är uppfyllda. Till exempel, i figur 1, är Notes inställd för att ta bort alla meddelanden vars kropp eller ämne innehåller ordet Adult . Ordet Vuxen behöver inte förekomma på båda ställena för att aktivera regeln. Om du föredrar det kan du ställa in Notes så att ordet Vuxen måste förekomma i kroppen och ämnet för att kunna aktivera regeln. Du styr den här funktionen genom att välja OCH eller ELLER i den första rullgardinsmenyn. Det här rullgardinsfältet visas först efter att du har klickat på Lägg till för att lägga till minst ett villkor i regeln.

Definiera en regels åtgärd

När du har berättat för Notes om vilka meddelanden en regel kommer att fungera, använd avsnittet Ange åtgärder i dialogrutan för att avgöra vad Notes ska göra med dessa meddelanden. Det här är den del av dialogrutan där du talar om för Notes att du vill att dessa meddelanden ska flyttas till en viss mapp, raderas och så vidare.

Den här delen av dialogrutan har två fält. Den första — en rullgardinslista — talar om för Notes vad du vill göra med dessa meddelanden. Det andra fältet talar om för Notes var de ska placeras.

I det första fältet kan du välja mellan sex saker med ett meddelande som uppfyller villkoren som du har ställt överst i dialogrutan Ny regel:

• flytta till mapp: Säg till Notes att flytta de matchande meddelandena till en viss mapp, vars namn du anger i det andra fältet eller använd knappen Välj för att välja, som båda visas när du väljer det här alternativet.

• kopiera till mapp: Be Notes att flytta de matchande meddelandena till en viss mapp, vars namn du anger i det andra fältet eller använd knappen Välj för att välja, som båda visas när du väljer det här alternativet. Detta skiljer sig från att flytta till en mapp genom att meddelandet ligger kvar i din inkorg.

• skicka kopia till: Vidarebefordra meddelandet automatiskt till någon annan.

• ange utgångsdatum: Markera det datum då meddelandet kommer att förfalla.

• ändra betydelse till: Markera meddelandets betydelse som Hög, Medium eller Låg — oavsett hur avsändaren ställt in meddelandets betydelse.

• radera: Ta bort meddelandet.

När du har använt den här rullgardinsmenyn för att bestämma vad som ska hända med meddelandena, använd fältet till höger för att ange namnet på mappen, eller namnet på personen som meddelandet ska vidarebefordras till, och så vidare. Fältet till höger visas eller inte, beroende på vad du har valt i rullgardinsmenyn.

När du har definierat regelns villkor och åtgärd klickar du på OK-knappen längst ned i dialogrutan Ny regel för att spara den. Din nya regel kommer att visas i reglervyn i ditt e-postmeddelande.

Precis som med villkor kan en regel ha mer än en åtgärd. Du kan till exempel ställa in en regel som söker efter meddelanden från en viss kund och sedan automatiskt vidarebefordrar meddelandet till din assistent efter att även ha arkiverat meddelandet i en speciell mapp.