Piffa upp dina meddelanden med Lotus Notes 6

Innan du skickar ett e-postmeddelande i Lotus Notes 6 kan du definiera leveransalternativ, säkerhetsalternativ och humörstämplar. Använd dessa Notes-signaler för att låta mottagaren veta hur hett ditt meddelande är eller hur ditt humör är; eller för att begära leveransbekräftelse, ställa in leveranstid med mera.

När du är klar med att skapa brödtexten i ditt meddelande klickar du på knappen Leveransalternativ där uppe i åtgärdsfältet, vilket oundvikligen leder till dialogrutan Leveransalternativ som visas i figur 1. I den här dialogrutan har du flera alternativ för leverans. och trygghet och kul.

(Du kanske märker på dina resor och i dialogrutan att det finns en flik Avancerat - de goda nyheterna är att du förmodligen inte behöver bråka med den.)

Figur 1: Ställ in leveransalternativ här.

Ställa in ett meddelande Viktighetsnivå

I avsnittet Leveransalternativ kan du markera ditt meddelandes betydelsenivå: Låg, Normal eller Hög. Du kan ställa in Notes för att flagga meddelanden som du markerar som hög betydelse; dessa meddelanden visas med en röd kuvertikon i mottagarens inkorg. Använd den här funktionen för att uppmärksamma din mottagare på ett särskilt viktigt, brådskande eller på annat sätt tidskritiskt meddelande.

Lägga till en humörstämpel i ett meddelande

Att använda Mood Stamp-listan är ett sätt att komma i kontakt med ditt (elektroniska) inre barn. En humörstämpel är bara en bild som dyker upp längst upp i brödtexten i ditt meddelande så att din läsare vet hur du mådde när du skickade meddelandet. Humörstämplade meddelanden är också markerade som sådana i mottagarens inkorg.

Du har flera humörstämplar att välja mellan, inklusive Privat, Flame och Joke. För skojs skull, prova var och en för att se hur de ser ut. Skämtvalet är användbart om du vill skicka ett meddelande som bara är lite sarkastiskt, och du måste se till att din läsare inser att ja, du bara skojade!

För att välja en stämpel, klicka på nedåtpilen bredvid rullgardinsmenyn Stämningsstämpel. Bläddra igenom listan för att göra ditt val. För att förhandsgranska en humörstämpel, klicka på dess namn i rullgardinsmenyn, och dess ikon visas under den listan. Klicka på OK-knappen och humörstämpeln visas i ditt nya meddelande. Om du inte vill ha någon humörstämpel i ditt utgående meddelande, lämna bara standardinställningen Normal.

Begär ett meddelande Leveransrapport

Gör val från alternativlistan Leveransrapport för att ange när och om du ska meddelas om leveransstatus för dina meddelanden. Dina fyra val angående en leveransrapport är Endast vid misslyckande, Bekräfta leverans, Spåra hela sökvägen och Ingen.

• Endast vid misslyckande: Inga nyheter är goda nyheter. Med andra ord, Notes informerar dig endast i händelse av att ditt meddelande av någon anledning inte kan levereras.

• Bekräfta leverans: Detta är valet för dig om du är lite mindre optimist. I det här fallet berättar Notes exakt när och var ditt meddelande levererades.

• Spåra hela vägen: Detta val talar om för dig var (och vid vilka tidpunkter) ditt meddelande stannade på vägen till din mottagare. (Kan låta intressant, men du bryr dig förmodligen inte riktigt.)

• Inget: Välj detta och du kastar försiktighet för vinden, inte bryr dig om att veta om ditt meddelande levereras eller inte. (Detta är förresten standard.)

Om du väljer ett alternativ för leveransrapport än Ingen, får du en leveransbekräftelserapport (bara ett e-postmeddelande från ditt nätverk till dig) så fort meddelandet du skickade kommer. När det blir beror helt på nätverket. Om din mottagare är långt borta – till exempel på ett annat företag – kan det ta några timmar eller till och med en hel dag för meddelandet att levereras.

Ställa in leveransprioritet för ett meddelande

Ett annat val i dialogrutan Leveransalternativ — Leveransprioritet — avser hur snabbt du vill att Notes ska leverera ditt meddelande:

• Låg: Välj detta för att skicka meddelandet sent på natten när nätverket inte är så upptaget.

• Normal: Välj detta för att skicka meddelandet så snart som möjligt baserat på e-postleveransscheman som din administratör har skapat. (Detta är standard.)

• Hög: Om du väljer detta skickar du ditt meddelande just nu - gå åt sidan, kom igenom!

Om du inkluderar en stor bilaga i ett meddelande, överväg att markera den som låg prioritet. Meddelandet kommer inte att levereras förrän du är hemma och sover, men det kan kosta ditt företag mindre pengar att skicka det sent på kvällen. Kanske är det här ett sätt att få utmärkelsen Månadens anställd!

Undertecknar ett meddelande

Du undertecknar meddelanden av samma anledning som du undertecknar checkar eller officiella dokument: för att visa att de verkligen kommer från dig. Du behöver inte skriva på ett möte-mig-för-kaffe-memo, men när du skickar ett meddelande med avgörande eller känslig information kanske du vill att Notes 6 ska bevisa att meddelandet verkligen kom från dig.

Nu kan du uppenbarligen inte skrapa din signatur på skärmen längst ner i ett memo. (Ja, det kan du faktiskt, men din chef skulle sannolikt inte uppskatta det.) Du signerar ett meddelande genom att markera kryssrutan Signera under avsnittet Säkerhetsalternativ i dialogrutan Leveransalternativ.

Signaturen som du använder i Notes 6 är ännu svårare att förfalska än din egen John Hancock eftersom det är en speciell numerisk datorkod som läggs till meddelandet när du skickar det och kontrolleras av mottagarens dator när meddelandet öppnas. Memot har ingen egentlig signatur, men den här typen av meddelande visas längst ner på skärmen:

Signerad av Alan Dunkel/Primus den 07-1-02 8:30:46, enligt Primus.

Kryptera ett meddelande

Visst, världen kryllar av upptagna kroppar, skurkar och spioner. Om du använder ett modem, skickar du dina meddelanden över telefonlinjer där en person upp till ingen nytta på något sätt skulle kunna fånga upp och läsa dem. (Det är verkligen, verkligen osannolikt att detta kommer att hända, men hallå, man vet aldrig.) Det här är inte en stor sak för dina tillfälliga meddelanden, men om du skickar ett meddelande som innehåller information som konfidentiell företagsinformation, medarbetarbedömningar, eller bara riktigt, riktigt bra skvaller som du inte vill att någon annan ska läsa, du kan kryptera det.

När du använder krypteringsalternativet Notes är du 100 procent säker på att endast den avsedda mottagaren kommer att kunna läsa den.

För att kryptera ett meddelande, markera kryssrutan Kryptera i avsnittet Säkerhetsalternativ i dialogrutan Leveransalternativ. Klicka på OK för att stänga dialogrutan när du är klar.

När du skickar ett krypterat meddelande, gör Notes förvrängningen åt dig – bakom kulisserna. När mottagarna öppnar meddelandet ser de innehållet precis som du skrev det. Med andra ord, läsaren av ett krypterat meddelande behöver inte göra något speciellt för att dekryptera ett krypterat meddelande. Endast de avsedda mottagarna med rätt användar-ID kan läsa den krypterade delen av meddelandet. Den enda som kommer att se den faktiska sammansmälta versionen är den stackars spionen som fångar upp meddelandet under transporten.

Om du skickar e-post till en person som använder ett annat e-postprogram, eller om du skickar ditt meddelande via Internet, kontrollera först med ditt företags Notes-administratör för att se om du kommer att kunna kryptera det .

Begär ett returkvitto för ett meddelande

Om du använder dialogrutan Leveransalternativ för att begära ett returkvitto för ett meddelande, meddelar ditt nätverk dig automatiskt när din mottagare läser ditt meddelande. Detta skiljer sig från att begära en leveransbekräftelserapport, som bara berättar när meddelandet kom till mottagarens e-postdatabas. Du skulle vanligtvis begära en kvittorapport (aktivera bara kryssrutan Returkvitto) för att förhindra ursäkten "Jag såg aldrig ditt meddelande" och begära en leveransbekräftelserapport för att eliminera "Jag fick aldrig ditt meddelande; nätverket måste ha tappat det” ursäkt.

Om du skickar ett meddelande till någon som inte använder Notes eller om ditt meddelande går via Internet, kanske du inte kan få kvittorapporter från dem.

Förhindra kopiering av ett meddelande

Ett annat säkerhetsalternativ för Notes till ditt förfogande är att förhindra kopiering. När du markerar kryssrutan Förhindra kopiering kan du vara säker på att personen som tar emot ditt meddelande inte kommer att kunna vidarebefordra det till någon annan. Faktum är att de inte ens kommer att kunna kopiera (Redigera –> Kopiera) ditt memo till Urklipp, ifall de är inställda på att klistra in lite otillåtet (Redigera –> Klistra in). Att välja alternativet Förhindra kopiering säkerställer att det du skickar till en person inte spammas över hela ditt företag.

När du är klar med att välja leveransalternativ klickar du på OK för att gå tillbaka till ditt dokument. I de flesta fall, efter att du bestämt dig för dessa alternativ, klickar du sedan på knappen Skicka och Arkiv.

Om ditt huvud snurrar av alla dessa leveransalternativ, låt det inte ta dig ner. Du behöver endast använda dem under speciella omständigheter. I själva verket, för de flesta meddelanden, kommer du att blåsa direkt vid leveransalternativen utan att öppna dialogrutan Leveransalternativ och utan att behöva tänka på det. Vilken lättnad!

Om du upptäcker att du alltid besöker dialogrutan Leveransalternativ för att signera och kryptera dina meddelanden, kan du markera kryssrutan Spara dessa säkerhetsalternativ som standard. På så sätt kommer alla nya meddelanden som du skapar att ha samma säkerhetsinställningar. Naturligtvis kan du alltid ändra dig genom att gå tillbaka till dialogrutan Leveransalternativ för att ändra en standardinställning eller ändra dina standardsäkerhetsinställningar.