Проналажење досадних дупликата у вашем АЦТ-у! База података 2007 је незгодна, али није немогућа. Пошто је поседовање више записа за исту особу или компанију уобичајено, ДЕЛУЈТЕ! омогућава вам да лако проверите да ли има дуплих записа на основу унапред дефинисаних критеријума. Затим можете направити претрагу дупликата записа и избрисати их. Такође можете променити критеријуме који се користе за проналажење ових дупликата записа.
Да бисте елиминисали дуплиране контакте, следите ове кораке:
1. Од било ког АЦТ-а! на екрану, изаберите Алатке –> Скенирај за дупликате.
Подразумевано, АЦТ! тражи дуплиране записе о контактима на основу назива компаније, имена контакта и броја телефона. Ако је садржај ова три поља идентичан за два или више контаката, ПОРУЧИ! посматра их као дупликате. Сада можете одредити како ДЕЛУЈТЕ! проверава да ли има дуплих записа контаката у дијалогу Провера дупликата.
2. У области Финд Дуплицате Цонтацтс (Пронађи дупликате контаката), изаберите три поља која желите да ДЕЛУЈЕТЕ! да се користи за тражење дупликата контакт података.
3. Кликните на ОК.
Отвара се листа контаката, заједно са оквиром за дијалог који вас обавештава да су пронађени дупликати, са питањем да ли желите да их комбинујете. Са ове листе можете брисати записе, чувати евиденцију или комбиновати дупликате записа.
4. Ако желите да комбинујете дупликате, кликните на Да да бисте наставили на упит.
Отвара се прозор Копирај/Премести податке о контакту. Ово је први од шест прозора кроз које пролазите када спајате дупле контакте. Спајање дупликата је спор, напоран задатак; морате да спојите своје дупликате на бази пар по пар. Након што се контакти споје, не постоји функција поништавања. Наставите са опрезом!
Док напредујете кроз чаробњака, обављате следећих шест задатака:
• Изаберите скуп дупликата.
• Одлучите да ли желите да копирате информације из првог записа о контакту у други запис о контакту — или обрнуто.
• Изаберите извор и контакт. У зависности од вашег избора, један од контаката постаје извор, а други циљ. Подразумевано, нови, спојени контакт садржи све информације о циљу. Ако желите да задржите информације о изворном пољу, кликните на поље, а затим кликните на дугме Копирај.
• Одаберите да ли желите да преместите додатне информације од извора до циља или да информације остану дуплиране у оба записа.
• Изаберите додатне елементе које желите да спојите заједно: белешке, историје, активности, могућности, секундарне контакте и документе. Ако изворни контакт има три белешке, а циљ четири различите белешке, коначни контакт завршава са седам нота.
• Означите да ли да сачувате или избришете изворни запис. Ради ваше удобности, ДЕЛУЈТЕ! сажима информације како би вам олакшала одлуку. Ако одлучите да избришете изворни запис, кликните на Да на застрашујућем упозорењу које потврђује да можда губите информације.
5. Кликните на Заврши.
Ваша два дуплирана записа спајају се у један.
Не можете поништити брисање избрисаних записа или контакт информација. Ако нехотице избришете важне информације, одмах идите у датотеку резервне копије и вратите своје информације.