Опције за миграцију података у Салесфорце

Салесфорце има чаробњака који се лако користи и који вас води кроз увоз ажурирања ваших чланова кампање, потенцијалних клијената, налога, контаката и прилагођених објеката. Ако сте администратор система или имате праве дозволе за профил, можете да обављате ове задатке за своје кориснике.

За застареле податке других објеката (као што су могућности, случајеви и активности) које желите да имате у Салесфорце-у, морате ручно да унесете информације или користите Дата Лоадер, алатку за увоз и извоз података која долази са Ентерприсе и Унлимитед издања за аутоматску миграцију података у Салесфорце.

Коришћење чаробњака за увоз података Салесфорце

Чаробњак за увоз података за увоз потенцијалних клијената, налога, контаката, решења и прилагођених објеката се налази под насловом Интеграције у подешавању Лигхтнинг Екпериенце-а. Има интерфејс прилагођен кориснику који вас води кроз увоз или ажурирање записа.

Покретање чаробњака за увоз података Салесфорце.

Ако сте администратор, такође ћете видети дугме Увези у горњем десном делу почетних страница картица. На пример, ако желите да увезете потенцијалне клијенте своје компаније, кликните на картицу Потенцијални клијенти, а затим кликните на дугме Увези, које се налази десно од наслова приказа листе приказане странице. Кораци и савети за коришћење чаробњака за увоз за записе различитих објеката варирају:

• Увоз потенцијалних клијената: Само корисник са дозволом за увоз потенцијалних клијената може да изврши ову операцију.
• Увоз контаката и налога: Салесфорце користи исти чаробњак који може да вас води кроз увоз контаката и/или налога. Појединачни корисници такође имају могућност увоза својих личних контаката и налога.
• Увезите нове чланове кампање или их ажурирајте када су повезани са кампањом: Салесфорце користи исти чаробњак за увоз података, али овај пут излаже само објекат Члан кампање за ажурирање маркетиншких статуса за потенцијалне клијенте и контакте.

Истраживање Салесфорце Дата Лоадер-а

Миграција података је незгодна ствар. Дата Лоадер је мала клијентска апликација која помаже у масовном увозу или масовном извозу података у формату вредности раздвојених зарезима (.цсв). Овом алату приступате тако што ћете изабрати Интеграције → Учитавач података. Помоћу ове алатке можете да премештате податке у и из било које врсте записа у Салесфорце-у, укључујући могућности и прилагођене објекте. Дата Лоадер подржава уметање, ажурирање, брисање и извоз Салесфорце записа.

Као што је неко познат једном рекао, уз велику моћ долази и велика одговорност. Користите Дата Лоадер само ако вам одговара да разумете како су објекти, записи и токови посла и/или покретачи повезани једни са другима. Дата Лоадер је веома моћан алат за нетехничке кориснике. Можете да извезете податке, увезете податке, да случајно препишете и избришете много података и да активирате домино ефекат правила тока посла ако нисте пажљиви. Увек се побрините да направите резервну копију података ако планирате да извршите ажурирање. Можда ћете бити без проблема без резервне копије све док се једном не направи грешка и не можете да поништите 1000 поља која сте преписали.

Неколико добављача такође обезбеђује проверене алате за издвајање, трансформацију, учитавање (ЕТЛ) који вам омогућавају да мигрирате записе у (или са) Салесфорце, аутоматски прочистите и трансформишете податке на основу прилагођене логике коју дефинишете и додате те записе где је то потребно.

Без превише техничких детаља, стручњаци повезују податке користећи Салесфорце апликацијски програмски интерфејс (АПИ) како би вашим техничким људима омогућили програмски приступ подацима. Продајни тим платформа се користи за прилагођавање или интегришу Салесфорце да учини још сназзиер ствари него што можете да урадите са њим из кутије. И пре него што патите од преоптерећења жаргона, платформа је у основи колекција правила и команди које програмери могу да користе да кажу програму — Салесфорцеу, у овом случају — да уради одређене ствари. Међутим, да бисте приступили Салесфорце АПИ-ју, морате имати Ентерприсе или Унлимитед Едитион.

Миграција ваших застарелих података у Салесфорце

Током припремне фазе ваше имплементације, потребан вам је добро осмишљен и добро документован план за вашу стратегију миграције података. Тај план треба да садржи детаље о циљевима, ресурсима, непредвиђеним околностима и временским оквирима на основу различитих корака у вашем плану. Ево неких корака које треба да размотрите.

Одређивање извора података

Већина компанија обично има неку врсту постојећег алата за управљање контактима, разне табеле са другим подацима о клијентима, и често, контакт информације које се налазе у корисничким сандучићима е-поште и апликацијама за продуктивност (да не спомињемо Ворд документе и лепљиве белешке).

Док пролазите кроз припрему, процените шта и колико информација треба да буде у Салесфорце-у. Ево неколико савета за овај корак:

• Смеће у ђубре. Када се преселите у нови дом, обично прегледате ормане свог старог дома и одлучите шта да понесете са собом, а шта да баците. Премештање података захтева исту врсту евалуације.
• Направите листу. Каталогизирајте различите изворе података, укључујући које врсте записа, који опсег и колико.
• Дизајнирајте план складиштења. Радите са својим пројектним тимом за управљање односима са клијентима (ЦРМ) да бисте утврдили где различите информације треба да иду — и зашто.
• Размислите о времену и редоследу увоза. На пример, многе компаније прво креирају корисничке записе, затим увозе налоге и контакте и на крају мигрирају и додају могућности.
• Нека буде једноставно, ако је могуће. Што је миграција компликованија, већи је утицај на вашу временску линију. Процените ниво напора у односу на потенцијалну вредност напора.

Припрема ваших података за миграцију на Салесфорце

Очистите га сада или касније. Неки пројектни тимови воле да „прочешљају“ податке пре него што их увезу у Салесфорце. Идентификовање и спајање дупликата олакшава проналажење правог записа. Исправљање недоследности у вашим подацима, као што је обезбеђивање да сва поља државе/покрајине садрже скраћенице од два знака, чини извештаје прецизнијим.

Ако ваш застарели систем не олакшава чишћење, можда бисте радије пренели све записе у Салесфорце, а затим да користите Салесфорце алатке за управљање подацима да бисте касније очистили податке . Ризик је да људи са најбољим намерама и даље могу да подлегну људској природи и не желе да се усредсреде на напоре чишћења када су подаци већ у новом систему.

Без обзира на то када то радите, чишћење података није гламурозан посао, али мора да се ради и требало би да се ради редовно. Ево неколико савета док припремате своје податке:

• Извезите у једноставан формат. Често је најлакше извести податке у апликације као што су Мицрософт Аццесс или Екцел, помоћу којих можете да бришете колоне, сортирате редове и правите глобалне промене.
• Настојте да користите стандардне конвенције именовања. Ако се различити извори података односе на налоге под различитим именима (на пример, ИБМ у односу на међународне пословне машине), сада је право време за стандардизацију именовања. Ово може помоћи да се избегне креирање дупликата записа.
• Уредите или додајте поља у Салесфорце-у да бисте подржали миграцију. На пример, ако ваши извештаји о цевоводу прате маргину по могућности, потребно је да направите прилагођено поље могућности да бисте подржали податке о маржи.
• Ако ваш постојећи извор података има јединствене ИД-ове записа, мигрирајте те ИД-ове у прилагођено поље само за читање. Увек можете касније да избришете или сакријете поље. Не само да вам ово може помоћи да потврдите тачност ваше миграције, већ би ти ИД-ови такође могли бити корисни за интеграцију (нарочито ако не планирате да искључите други извор података).
• Мапирајте колоне са подацима у називе поља у Салесфорце-у. На пример, поље Предузеће у Мицрософт Оутлоок-у обично се мапира у поље Рачун у Салесфорце-у. Неки системски администратори чак преименују заглавља колона у датотекама за миграцију тако да се тачно подударају са називима поља у Салесфорце-у. Ово минимизира лудило миграције.
• Ускладите своје податке тако да одговарају Салесфорце стандардима (или обрнуто). Свако поље у Салесфорце-у има одређена својства која могу укључивати ограничења величине, децималне тачке, формате датума и тако даље.
• Додајте колону извора података у датотеку за увоз и мапирајте је у прилагођено поље у Салесфорце-у. На тај начин можете бранити одакле долазе подаци.
• Доделите тачне власнике записима где год је то могуће. Ако немате додељене све записе, власник подразумевано бира администратора који извршава миграцију.
• Добијте прихватање од стране заинтересованих страна за фајлове које сте припремили. Барем ако им понудите прилику да прегледају, избегавате изненађења.

Тестирање увоза у Салесфорце

Тестирајте пре него што извршите коначну миграцију. Често откријете ствари које сте пропустили или бисте могли да побољшате. На пример, поља могу бити погрешно мапирана или ћете можда морати само да креирате нека додатна. Ево неколико савета:

• Изаберите мали узорак значајних записа. Што су записи вишег профила, то боље — посебно када их прегледају заинтересоване стране.
• Не заборавите да искључите токове посла. Не желите да нервирате друге кориснике тако што ћете их непотребно упозоравати када тестни подаци пролазе кроз правила тока посла. Неки од вас можда мисле да је корисно држати одређена правила тока посла, посебно ако су направљена да спрече улазак лоших података. Ово није тачно. Урадите посао унапред и добро припремите податке пре увоза.
• Прегледајте изглед странице. Размислите о прилагођавању изгледа страница да бисте олакшали валидацију увоза података. Поставите поља у Салесфорце на локације екрана сличне онима у вашим старим системима .

Анализирање резултата тестних података

Када су ваши тестни подаци у Салесфорце-у, пажљиво их упоредите са тест датотеком да бисте осигурали тачност и потпуност. Ево неколико савета како да продуктивно анализирате резултате тестних података:

• Направите прилагођени извештај који вам омогућава да заједно погледате податке записа.
• Отворите запис, ако је потребно, и упоредите га са датотеком за увоз. Потврдите да поља записа показују оно што мислите да би требало да прикажу.
• Направите прилагођени приказ са почетне странице релевантне картице да бисте видели своје увезене податке распоређене у колонама на страници листе. Корисници могу да оду до извештаја, али поглед их држи усредсређеним.
• Потврдите податке са одабраним заинтересованим странама да бисте добили њихове повратне информације и подржали да резултати тестних података изгледају исправно. Није довољно што мислите да је пробни увоз био тачан. Ваши крајњи корисници су врхунски тест.
• Прилагодите свој процес или унесите измене у датотеку за увоз или Салесфорце на основу резултата пробног увоза. На пример, можда сте заборавили да мапирате поље или подаци нису исправно увезени због својстава поља.

Мигрирање ваших коначних података

Након што успешно анализирате резултате тестних података, спремни сте да увезете своје датотеке. Да, то је поједностављење онога што би могао бити компликован скуп задатака, али цео процес је испробан и истинит.

Ево неколико предлога за овај корак:

• Пренесите очекивања са својим корисницима. Ако прелазите са једног система на други, можда ћете имати пропуст у којем подаци морају да се ажурирају пре него што се активирају.
• Урадите то током застоја. Ако имате значајне податке, размислите о покретању миграције током нерадног времена. Нарочито ако је систем већ активан за неке групе корисника, ово може избећи забуну.
• Сачувајте датотеке евиденције записа који нису успешно увезени. Поруке о грешци су прилично интуитивне и обично можете видети уобичајене разлоге одбијања због којих одређени записи нису увезени. Обавезно потрошите време на утврђивање да ли је одбијање узроковано проблемом са форматирањем података или квалитетом за разлику од досадног правила тока посла које нисте намеравали да покренете.
• Направите себи јастук за грешке. Не покушавајте да извршите миграцију дан пре продајне обуке. Могло би се догодити нешто неочекивано што ће спречити успешан завршетак.

Потврђивање и повећање ваших података

Слично анализи резултата тестних података када су подаци учитани, покрените извештаје да бисте потврдили унакрсно узорковање записа како бисте осигурали тачност и потпуност. Ако можете, упоредите екране у Салесфорце-у са екранима вашег застарелог система.

Уверите се да су подаци ускладиштени у исправним пољима и да вредности имају смисла. Ако видите адресу у пољу за телефон, потребно је да очистите своје податке или поправите мапирање поља. Тежите савршено увезеним подацима - али очекујте и мање од тога.

Пре него што уведете Салесфорце, предузмите додатни корак ручног или аутоматског ажурирања неких записа да бисте одушевили кориснике и постигли већи успех. Када дајете демонстрацију или обуку, покажите корисницима ове потпуно унете примере и обавестите их о потенцијалима за Салесфорце.

Када имате све у Салесфорце-у, забава почиње!