Пре додавања Салесфорце садржаја, могли сте да складиштите датотеке у Салесфорце на картици Документи. Иако није тако робустан као Садржај, картица Документи је и даље доступна и корисна на много начина. На пример, можете да хостујете слике на које се упућује у шаблонима е-поште, прилагођеним апликацијама, пољима, па чак и на Форце.цом сајтовима на картици Документи. Ове датотеке се обично не мењају често и дефинитивно не морају да се сарађују, тако да можете да наставите да их складиштите тако што ћете кликнути на картицу Документи.
Такође можете да замислите картицу Документи као место где администратори система смештају датотеке. Међутим, ако вам је потребна могућност да прегледате датотеке, сарађујете на њима са Цхаттер-ом или складиштите веће датотеке, те датотеке припадају Салесфорце садржају.
Креирање фасцикли у библиотеци докумената
Да бисте креирали фасциклу са документима, прво морате имати дозволу за управљање јавним документима. (Ако нисте сигурни да га имате, можете брзо да сазнате тако што ћете видети да ли сте прошли корак 1 на следећој листи. Ако нисте у могућности да пређете корак 1, замолите свог администратора да вам помогне.) Да бисте наставили. , идите на картицу Документи и пратите ове кораке:
Кликните на везу Креирај нову фасциклу испод наслова Фасцикле докумената. Појављује се страница Нев Доцумент Фолдер.
Откуцајте име фасцикле у пољу Фасцикла документа.
Користите падајућу листу Приступ јавној фасцикли да бисте изабрали права приступа.
Кликните на радио дугмад да бисте изабрали ко треба да има приступ фасцикли.
Када завршите, кликните на Сачувај. Појављује се страница Документи са називом фасцикле и можете почети да додајете нове документе у своју нову фасциклу.
Додавање докумената
Пре него што представници могу да почну да користе документе у Салесфорцеу, ви или неко у вашој компанији морате прво да додате документе у библиотеку докумената.
Приликом отпремања докумената, ограничење величине датотеке за сваку појединачну датотеку је 5 МБ. За неке компаније, ово може бити просечна величина ПоверПоинт презентације или ПДФ датотеке са графиком, па планирајте у складу са тим.
Да бисте додали документ и отпремили његову датотеку, пријавите се на Салесфорце и пратите ове кораке:
Кликните на знак плус у горњем десном углу ваших картица, а затим изаберите Документи. Појављује се страница за отпремање новог документа.
Унесите назив датотеке у поље Име документа. Ако желите да се назив документа тачно поклапа са именом датотеке, оставите ово поље празним. Након што изаберете датотеку, име датотеке аутоматски попуњава празно поље Име документа.
Означите поље за потврду Само за интерну употребу само ако желите да овај документ буде поверљив. Ако изаберете ово поље за потврду, не мењате приступ документу, али означавате крајње кориснике да не шаљу датотеку ван компаније.
Означите поље за потврду Спољно доступна слика само ако отпремате слику коју ћете слати у ХТМЛ шаблонима е-поште људима који би требало да је виде без потребе да се пријављују на Салесфорце да би је видели. На пример, логотипи или подножја меморандума треба да имају изабрано ово поље.
Користите падајућу листу Фолдер да бисте изабрали фасциклу. Ако још увек нисте креирали одговарајућу фасциклу или немате приступ за читање и уписивање у одговарајућу фасциклу, прво можете да сачувате датотеку у фасцикли Моји лични документи и поново пошаљите документ касније.
У поље Опис откуцајте кратак опис документа.
У поље Кључне речи унесите кључне речи које ће помоћи крајњим корисницима да пронађу документ. Салесфорце обезбеђује алатку за претрагу Пронађи документе на почетној страници докумената, тако да би требало да изаберете кључне речи за које мислите да ће ваши корисници унети. На пример, ако додајете студију случаја, можете да унесете кључне речи које укључују релевантне производе, имена купаца, изазове, и тако даље које би продајни представници могли користити за унакрсно референцирање.
У оквиру корака Изаберите датотеку, радио дугме Ентер тхе Патх је подразумевано изабрано, тако да само треба да кликнете на дугме Бровсе да бисте изабрали жељену датотеку. Појављује се оквир за дијалог Цхоосе Филе.
Изаберите датотеку из фасцикли на рачунару и кликните на Отвори. Оквир за дијалог се затвара, а путања документа се уноси у поље Датотека за отпремање.
Када се отпремање заврши, страница са записом документа поново се појављује у режиму Сачувано са информацијама о документу и везом за преглед документа.
Коришћење докумената
Након што креирате документе у Салесфорце-у, можете их користити на различите начине у току продаје. Можете да тражите документе са почетне странице Документи или да прегледате своје фасцикле докумената. Можете искористити слику која је отпремљена са картице Документи, у Шаблонима е-поште. Ако сте администратор, такође можете да прилагодите логотип у горњем левом углу Салесфорце-а са отпремљеном сликом, под условом да има највише 20 КБ и 300 пиксела ширине и 55 пиксела висине.