Улепшајте своје поруке помоћу Лотус Нотес 6

Пре слања е-поруке у Лотус Нотес 6, можете дефинисати опције испоруке, безбедносне опције и ознаке расположења. Користите ове знакове за белешке да бисте свом примаоцу дали до знања колико је ваша порука врућа или какво је ваше расположење; или да затражите потврду испоруке, подесите време испоруке и још много тога.

Након што завршите са састављањем текста поруке, кликните на дугме Опције испоруке горе на траци радњи, што неизбежно води до дијалога Опције испоруке као што је приказано на слици 1. У овом дијалогу имате неколико избора за испоруку и сигурност и забава.

(Можда ћете приметити на својим путовањима и у оквиру за дијалог да постоји картица Напредно – добра вест је да вероватно нећете морати да се петљате са њом.)

Слика 1: Овде подесите опције испоруке.

Подешавање нивоа важности поруке

У одељку Опције испоруке можете означити ниво важности ваше поруке: Низак, Нормалан или Висок. Можете подесити Нотес да означи поруке које означите као велике важности; ове поруке се појављују са иконом црвене коверте у пријемном сандучету примаоца. Користите ову функцију да обавестите примаоца на посебно важну, хитну или на неки други начин критичну поруку.

Додавање печата расположења поруци

Коришћење листе печата расположења је начин да ступите у контакт са својим (електронским) унутрашњим дететом. Ознака расположења је само слика која се појављује на врху тела ваше поруке тако да ваш читалац зна како сте се осећали када сте послали поруку. Поруке означене расположењем су такође означене као такве у пријемном сандучету примаоца.

Имате неколико печата расположења које можете изабрати, укључујући Привате, Фламе и Јоке. За забаву, покушајте сваки да видите како изгледа. Одабир Шала је користан ако желите да пошаљете поруку која је само мало саркастична и морате бити сигурни да ваш читалац схвати да да, само сте се шалили!

Да бисте изабрали печат, кликните на стрелицу надоле поред падајуће листе Моод Стамп. Померите се кроз листу да бисте направили свој избор. Да бисте прегледали печат расположења, кликните на његово име у падајућој листи и његова икона ће се појавити испод те листе. Кликните на дугме ОК и у вашој новој поруци ће се појавити печат расположења. Ако не желите никакав печат расположења у вашој одлазној поруци, само оставите подразумевано подешавање Нормално.

Захтевање извештаја о испоруци поруке

Изаберите са листе опција Извештај о испоруци да бисте одредили када и да ли ћете бити обавештени о статусу испоруке ваших порука. Ваша четири избора у вези са извештајем о испоруци су Само за неуспех, Потврди испоруку, Прати цео пут и Ништа.

• Само на неуспеху: Нема вести је добра вест. Другим речима, Нотес вас обавештава само у случају да ваша порука из неког разлога не може да буде испоручена.

• Потврдите испоруку: Ово је избор за вас ако сте мало мање оптимиста. У овом случају, Нотес вам говори тачно када и где је ваша порука испоручена.

• Траце Ентире Патх: Овај избор вам говори где (и у које време) се ваша порука зауставила на путу до примаоца. (Можда звучи занимљиво, али вероватно вас није баш брига.)

• Ништа: Одаберите ово и бацићете опрез у ветар, не марећи да знате да ли ће ваша порука бити испоручена или не. (Ово је подразумевано, иначе.)

Ако изаберете опцију Извештаја о испоруци која није „Ниједан“, добијате Извештај о потврди испоруке (само е-порука од ваше мреже упућена вама) чим стигне порука коју сте послали. Када ће то бити зависи у потпуности од мреже. Ако је ваш прималац далеко — на пример, у другој компанији — може проћи неколико сати или чак цео дан да се порука испоручи.

Постављање приоритета испоруке за поруку

Други избор из дијалога Опције испоруке — Приоритет испоруке — односи се на то колико брзо желите да Нотес испоручи вашу поруку:

• Ниско: Изаберите ово да бисте поруку послали касно увече када мрежа није толико заузета.

• Нормално: Изаберите ово да бисте послали поруку што је пре могуће на основу распореда испоруке поште које је направио ваш администратор. (Ово је подразумевано.)

• Високо: Одабиром овога шаље се ваша порука управо сада - одмакните се, прођите!

Ако у поруку укључите велики прилог, размислите о томе да га означите као Низак приоритет. Порука неће бити испоручена док не будете чврсто заспали кући, али ће вашу компанију коштати мање новца да је пошаље касно увече. Можда је ово начин да зарадите награду Запосленик месеца!

Потписивање поруке

Поруке потписујете из истог разлога из којег потписујете чекове или званичне документе: да покажете да су заиста од вас. Не морате да потпишете меморандум о сусрету са мном на кафи, али када пошаљете поруку са кључним или осетљивим информацијама, можда ћете желети да Нотес 6 докаже да је порука заиста дошла од вас.

Очигледно је да не можете изгребати свој потпис на екрану при дну белешке. (Па, заправо, можете, али ваш шеф то вероватно не би ценио.) Поруку потписујете тако што ћете потврдити избор у пољу за потврду Потпиши у одељку Безбедносне опције дијалога Опције испоруке.

Потпис који користите у Нотес 6 је још теже фалсификовати од вашег Џона Ханкока јер је то посебан нумерички компјутерски код који се додаје поруци када је пошаљете и проверава рачунар примаоца када се порука отвори. Белешка нема стварни потпис на себи, али се ова врста поруке појављује на дну екрана:

Потписао Алан Дункел/Примус 07.1.2002 8:30:46, према Примусу.

Шифровање поруке

Наравно, свет је пун ужурбаних људи, лоших момака и шпијуна. Ако користите модем, шаљете своје поруке преко телефонских линија на којима би особа која није добра могла некако да их пресретне и прочита. (Заиста је, заиста мало вероватно да ће се то догодити, али хеј, никад се не зна.) Ово није велика ствар за ваше необавезне поруке, али ако пошаљете поруку која укључује информације као што су поверљиве корпоративне информације, оцене учинка запослених, или само стварно, стварно добар трач који не желите да неко други чита, можете га шифровати.

Када користите безбедносну опцију за шифровање у Нотесу, 100 посто сте сигурни да ће само прималац моћи да је прочита.

Да бисте шифровали поруку, потврдите избор у пољу за потврду Шифруј у одељку Безбедносне опције дијалога Опције испоруке. Кликните на ОК да бисте затворили оквир за дијалог када завршите.

Када пошаљете шифровану поруку, Нотес обавља шифровање уместо вас — иза сцене. Када примаоци отворе поруку, виде садржај онако како сте је написали. Другим речима, читач шифроване поруке не мора да ради ништа посебно да би дешифровао шифровану поруку. Само циљани примаоци са одговарајућим ИД-овима корисника могу да прочитају шифровани део поруке. Једини који ће видети стварну збркану верзију је јадни шпијун који пресреће поруку у транзиту.

Ако шаљете е-пошту особи која користи други програм за е-пошту или ако своју поруку шаљете преко Интернета, прво проверите код администратора Нотес у вашој компанији да ли ћете моћи да је шифрујете .

Захтевање повратнице за поруку

Ако користите дијалог Опције испоруке да бисте затражили повратницу за поруку, ваша мрежа вас аутоматски обавештава када прималац прочита вашу поруку. Ово се разликује од захтевања Извештаја о потврди испоруке, који вам само говори када је порука стигла у базу података поште примаоца. Обично бисте захтевали извештај о пријему (само омогућите поље за потврду Потврда о поврату) да бисте спречили изговор „Никад нисам видео вашу поруку“ и затражили извештај о потврди испоруке да бисте елиминисали „Никад нисам добио вашу поруку; мрежа је сигурно изгубила” изговор.

Ако шаљете поруку некоме ко не користи Нотес или ако ваша порука иде преко Интернета, можда нећете моћи да добијете извештаје о пријему од њих.

Спречавање копирања поруке

Још једна безбедносна опција за Нотес која вам је на располагању је да спречите копирање. Када потврдите избор у пољу за потврду Спречи копирање, можете бити сигурни да особа која прими вашу поруку неће моћи да је проследи никоме другом. У ствари, неће моћи чак ни да копирају (Уреди –> Копирај) вашу белешку у међуспремник, у случају да намеравају да мало недозвољено налепе (Уреди –> Налепи). Избор опције Превент Цопиинг осигурава да оно што пошаљете једној особи неће бити послато нежељеном поштом по целој компанији.

Када завршите са избором опција испоруке, кликните на ОК да бисте се вратили на свој документ. У већини случајева, након што се одлучите у вези са овим опцијама, кликните на дугме Пошаљи и датотеку.

Ако вам се врти у глави од свих ових опција испоруке, не дозволите да вас то сруши. Морате их користити само у посебним околностима. У ствари, за већину порука ћете се одушевити опцијама испоруке без отварања дијалога Опције испоруке и без размишљања. Какво олакшање!

Ако установите да увек посећујете дијалог „Опције испоруке“ да бисте потписали и шифровали своје поруке, можете да изаберете поље за потврду Сачувај ове безбедносне опције као подразумевано. На тај начин, све нове поруке које креирате имаће иста безбедносна подешавања. Наравно, увек можете да се предомислите тако што ћете се вратити у дијалог „Опције испоруке“ да бисте променили подразумевану поставку или да бисте променили подразумеване безбедносне поставке.