Zverejnenie pomocou verejných priečinkov v programe Outlook 2002

Ak používate Outlook 2002 v sieti Microsoft Exchange, môžete použiť verejné priečinky. Verejné priečinky sú miesta, ktoré si môže prezerať a pridávať položky celá skupina ľudí. Môžete mať verejný priečinok pre úlohy alebo kontakty. Môžete tiež vytvoriť verejný priečinok, ktorý obsahuje správy, podobne ako vaša doručená pošta, s tým rozdielom, že každý môže pridávať správy a čítať rovnakú skupinu správ. Tento druh usporiadania sa často nazýva nástenka; odošlete správu, niekto na ňu odpovie, tretia strana potom odpovie vám obom atď. Je to metóda vedenia skupinovej konverzácie bez toho, aby boli súčasne k dispozícii všetky strany konverzácie.

V programe Outlook vyzerajú verejné priečinky rovnako ako všetky ostatné priečinky. Verejný priečinok môže obsahovať zoznam kontaktov, ktorý zdieľa celá spoločnosť, alebo zoznam úloh, ktorý používa celé oddelenie. Môžete nastaviť priečinok verejnej diskusie pre prebiehajúcu skupinovú konferenciu o témach, ktoré zaujímajú každého, kto zdieľa priečinok, ako sú napríklad aktuálne správy o spoločnosti. Môžete tiež použiť priečinok verejnej diskusie na zhromažďovanie názorov na rozhodnutia, ktoré je potrebné urobiť, alebo ako vnútropodnikový systém inzercie. Ako priečinok môžete usporiadať akýkoľvek druh informácií, ktoré si chcete vymieňať medzi skupinami ľudí vo vašej sieti.

Keď kliknete na verejný priečinok, zobrazí sa zoznam položiek, ktorý vyzerá ako zoznam e-mailových správ, okrem toho, že všetky správy sú adresované priečinku a nie osobe. Vo verejnom priečinku môžete zmeniť zobrazenie položiek, pridať položky alebo odpovedať na položky, ktoré zadal niekto iný.

Zobrazenie verejného priečinka

Vaša spoločnosť môže udržiavať verejný priečinok pre prebiehajúce online diskusie o dôležitých otázkach vo vašom podnikaní alebo ako nástenku spoločnosti pre oznámenia o aktivitách, výhodách a iných novinkách.

Ak chcete zobraziť verejný priečinok, postupujte takto:

1. Zvoľte Zobraziť–>Zoznam priečinkov alebo kliknite na tlačidlo Zoznam priečinkov na paneli nástrojov.

Zobrazí sa zoznam priečinkov (pozri obrázok 1).

Obrázok 1: Zoznam priečinkov s verejnými priečinkami.

2. Kliknite na názov priečinka, ktorý chcete zobraziť.

Zobrazí sa zoznam položiek v priečinku.

Môžete dvakrát kliknúť na názov ľubovoľnej položky, ktorú vidíte, a zobraziť jej obsah.

Pridávanie nových položiek

Mnohé verejné priečinky sú organizované ako otvorené diskusie, do ktorých môže ktokoľvek vložiť svoje dva centy. Všetky správy si môže prečítať ktokoľvek, takže každý číta a odpovedá všetkým ostatným. Ak si prezeráte priečinok a zistíte, že je plný správ od rôznych ľudí, ktorí si navzájom odpovedajú, pozeráte sa do priečinka diskusie.

Ak chcete pridať nové položky do verejného priečinka, postupujte takto:

1. Zvoľte Zobraziť–>Zoznam priečinkov alebo kliknite na tlačidlo Zoznam priečinkov na paneli nástrojov.

Zobrazí sa zoznam priečinkov.

2. Kliknite na názov priečinka.

Zobrazí sa zoznam správ v priečinku.

3. Vyberte Súbor–>Nový–>Uverejniť v tomto priečinku.

Zobrazí sa formulár Nová položka (pozri obrázok 2).

Obrázok 2: Formulár Nová položka.

4. Napíšte predmet a vašu správu.

5. Kliknite na položku Odoslať.

Teraz je vaša správa súčasťou zoznamu položiek v priečinku.

Odpovedanie na položky v existujúcom priečinku verejnej diskusie

Dobré spôsoby a zdravý rozum hovoria, že ak sa chcete zapojiť do diskusie, najlepšie urobíte, ak budete reagovať na to, čo hovoria ostatní členovia diskusie. Ale buďte milí – neplaťte sa. Uverejňovanie škaredých odpovedí ľuďom v diskusnej skupine online sa nazýva flaming . Flaming nie je dobre považovaný, ale tiež nie je nezvyčajný. Flaming vytvára online konverzácie, ktorých sa väčšina ľudí nechce zúčastniť. Načo je dobrá diskusia, keď nikto nehovorí? Okrem toho, horenie na pracovisku vás môže vyhodiť. Tak sa ochlaďte.

Keď sa v práci zúčastňujete diskusií o verejných priečinkoch, predpokladajte, že každý v spoločnosti – od najvyšších predstaviteľov až po najnovšieho brigádnika – si prečíta, čo ste napísali. Skontrolujte si pravopis, NEPÍŠTE VEĽKÝMI PÍSMENAMI (ZDÁ SA, ŽE KRÍTE) a buďte opatrní v tom, čo hovoríte a ako to hovoríte. Rovnaké pravidlá platia pre medzikancelársky e-mail; neviete, kto číta, čo posielate.

Ak chcete odpovedať na položky vo verejnom diskusnom priečinku:

1. Dvakrát kliknite na položku, na ktorú chcete odpovedať.

Položka sa otvorí, aby ste si ju mohli prečítať.

2. Kliknite na tlačidlo Odoslať odpoveď na paneli s nástrojmi.

Zobrazí sa formulár odpovede na diskusiu. Text správy, na ktorú odpovedáte, je už zverejnený vo formulári (pozri obrázok 3).

Obrázok 3: Pomocou formulára odpovede v diskusii pridajte svoje komentáre do verejnej diskusie.

3. Napíšte svoj predmet a odpovedzte.

Vaša odpoveď sa zobrazí v inej farbe ako pôvodný text.

4. Kliknite na položku Odoslať.

Vaša položka sa pripojí k zoznamu položiek diskusie.

Presúvanie položiek do verejného priečinka

Nie všetky verejné priečinky sú priečinky diskusií. Verejné priečinky môžu byť navrhnuté tak, aby obsahovali akýkoľvek typ položky. Môžete zdieľať zoznamy úloh, kalendáre alebo súbory iných typov. Položku verejného priečinka nemusíte vytvárať v priečinku, kde chcete, aby položka skončila. Úlohu môžete vytvoriť napríklad vo svojom vlastnom zozname úloh a potom ju presunúť do verejného priečinka úloh.

Ak chcete presunúť položky do verejného priečinka:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na položku, ktorú chcete presunúť.

Zobrazí sa ponuka, ako je znázornené na obrázku 4.

Obrázok 4: Príprava na presun položky do priečinka.

2. Kliknite na položku Presunúť do priečinka.

Zobrazí sa dialógové okno so zoznamom priečinkov.

3. Kliknite na priečinok, do ktorého chcete odoslať položku.

Názov priečinka, na ktorý ste klikli, sa zvýrazní.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Vaša položka sa presunie do nového priečinka.

Pre verejný záznam

Možno používate verejné priečinky bez toho, aby ste o tom vedeli. V Outlooku vyzerajú všetky priečinky rovnako, bez ohľadu na to, či si ich vytvoríte sami vo svojom počítači, alebo sú v podnikovej sieti či na internete. Všetko, čo skutočne potrebujete vedieť o verejných priečinkoch, je, že sú verejné, takže ktokoľvek, kto má prístup k verejnému priečinku, môže vidieť, čo do tohto verejného priečinka uverejníte. Môžete si tiež vytvoriť svoje vlastné verejné priečinky; overte si u správcu systému, či máte práva na vytváranie verejných priečinkov a kam ich umiestniť.