Archivácia priečinkov programu Outlook

V niektorých prípadoch Outlook ukladá e-mailové správy, úlohy a plánované činnosti staršie ako šesť mesiacov do priečinka Archív – špeciálneho priečinka pre položky, o ktorých si Outlook myslí, že sú zastarané alebo sa neoplatí uchovávať. Program Outlook volá odosielanie týchto položiek do automatickej archivácie priečinka Archív . Položky, ktoré sú v archívoch programu Outlook, sa však nestratia navždy. Môžete ich navštíviť otvorením priečinka Archív a jeho podpriečinkov v zozname priečinkov. Outlook vytvorí priečinok Archív a jeho podpriečinky automaticky pri prvej archivácii položiek.

Môžete sa rozhodnúť, ako a kedy bude Outlook archivovať položky. Ak chcete archivovať položky, vytvorte predvolenú sadu pravidiel archivácie, ktoré sa vzťahujú na všetky priečinky, a ak priečinok vyžaduje individuálnu pozornosť (to znamená, že nechcete, aby podliehal predvoleným pravidlám archivácie), môžete na to vytvoriť špeciálne pravidlá. priečinok. Každý priečinok môže mať svoj vlastný súbor pravidiel archivácie alebo môže podliehať predvoleným pravidlám.

Ak chcete Outlooku povedať, ako archivovať staré veci, začnite zobrazením dialógového okna Automatická archivácia:

• Nastavenie predvolených pravidiel archivácie: Vyberte položku Nástroje –> Možnosti a v dialógovom okne Možnosti vyberte kartu Iné. Kliknite na tlačidlo Automaticky archivovať.

• Vytvorenie pravidiel pre konkrétny priečinok: Buď kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a vyberte Vlastnosti, alebo zobrazte priečinok a vyberte Súbor –> Priečinok –> Vlastnosti pre Názov priečinka. Potom v dialógovom okne Vlastnosti vyberte kartu Automatická archivácia. (Keďže k položkám v priečinku Kontakty nie je pripojený žiadny dátum, nemôžete automaticky archivovať mená a adresy.)

Dohodnite si tieto možnosti na vytvorenie predvolených pravidiel archivácie:

• Spustiť AutoArchive Every: Zadajte číslo, ktoré Outlooku povie, ako často má archivovať položky.

• Vyzvať pred spustením archivácie : Ak začiarknete toto políčko, pred začatím archivácie sa zobrazí okno so správou a ak chcete, môžete odmietnuť archiváciu výberom možnosti Nie v okne so správou.

• Odstrániť položky s vypršanou platnosťou (iba e-mailové priečinky): Začiarknutím tohto políčka odstránite všetky e-mailové správy po uplynutí obdobia.

• Archivovať alebo vymazať staré položky: Zrušte výber tejto možnosti, ak nechcete archivovať položky.

• Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov: Túto možnosť vyberte, ak chcete ponechať priečinok archívu v zozname priečinkov. Tento priečinok obsahuje archivované položky.

• Vyčistiť položky staršie ako: Vyberte časové obdobie, po ktorom sa položky archivujú.

• Presunúť staré položky do: Kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte priečinok, ak chcete uložiť archívny súbor na určité miesto.

• Natrvalo odstrániť staré položky: Túto možnosť vyberte, ak chcete staré položky odstrániť, nie archivovať.

Ak chcete vytvoriť pravidlá archivácie pre konkrétny priečinok, vyberte si z týchto možností:

• Nearchivovať položky v tomto priečinku: Túto možnosť vyberte, ak položky v priečinku nestojí za archiváciu.

• Archivovať položky v tomto priečinku pomocou predvolených nastavení: Túto možnosť vyberte, ak chcete použiť predvolené pravidlá archivácie pre priečinok.

• Archivovať tento priečinok pomocou týchto nastavení: Túto možnosť vyberte, ak chcete pre priečinok vytvoriť pravidlá archivácie.

• Vyčistiť položky staršie ako: Vyberte časové obdobie, po ktorom sa majú položky v priečinku archivovať.

• Presunúť staré položky do: Kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte priečinok, ak chcete archivované položky uložiť na konkrétne miesto.

• Natrvalo odstrániť staré položky: Túto možnosť vyberte, ak chcete položky v tomto priečinku odstrániť, nie archivovať.

Pravidelne komprimujte súbor, do ktorého ukladáte údaje programu Outlook, aby ste ho zmenšili a získali viac miesta na pevnom disku. Ak chcete komprimovať údajový súbor programu Outlook, postupujte takto:

1. Zvoľte Súbor –> Správa dátových súborov.

2. V dialógovom okne Dátové súbory programu Outlook vyberte položku Osobné priečinky.

3. Kliknite na tlačidlo Nastavenia.

Zobrazí sa dialógové okno Osobný priečinok.

4. Vyberte tlačidlo Kompaktovať teraz.

Zhutnenie súboru programu Outlook môže chvíľu trvať, ak je súbor preplnený údajmi.