Archivácia priečinkov programu Outlook

V niektorých prípadoch program Outlook ukladá e-mailové správy, úlohy a plánované činnosti staršie ako šesť mesiacov do priečinka Archív – špeciálneho priečinka pre položky, o ktorých si Outlook myslí, že sú zastarané alebo sa neoplatí uchovávať. Avšak, položky v archívoch programu Outlook sa nestratia navždy. Môžete ich navštíviť otvorením priečinka Archív a jeho podpriečinkov v zozname priečinkov. Outlook vytvorí priečinok Archív a jeho podpriečinky automaticky pri prvej archivácii položiek.

Aké možnosti máš pre archiváciu?

Môžete sa rozhodnúť, ako a kedy bude Outlook archivovať položky. Zavažte sa k nastaveniu predvolených pravidiel archivácie pre všetky priečinky, a ak priečinok potrebuje individuálnu pozornosť, môžete na to vytvoriť špeciálne pravidlá. Pozrite si možnosti nižšie:

Postup nastavovania automatickej archivácie

Ak chcete Outlooku povedať, ako archivovať staré veci, začnite zobrazením dialógového okna Automatická archivácia:

1. Nastavenie predvolených pravidiel archivácie: Vyberte položku Nástroje –> Možnosti a v dialógovom okne Možnosti vyberte kartu Iné. Kliknite na Automaticky archivovať.
2. Vytvorenie pravidiel pre konkrétny priečinok: Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a vyberte Vlastnosti alebo vyberte Súbor –> Priečinok –> Vlastnosti.

Dohodnite si tieto možnosti:

• Nearchivovať položky v tomto priečinku: Vyberte, ak nechcete archivovať položky.
• Archivovať tento priečinok s predvoleným nastavením: Použite predvolené pravidlá pre priečinok.

Komprimácia súboru programu Outlook

Pravidelne komprimujte súbor, do ktorého ukladáte údaje programu Outlook, aby ste získali viac miesta na disku. Tu je postup:

1. Zvoľte Súbor –> Správa dátových súborov.
2. V dialógovom okne Dátové súbory programu Outlook vyberte Osobné priečinky.
3. Kliknite na tlačidlo Nastavenia.
4. V dialógovom okne Osobný priečinok vyberte Kompaktovať teraz.

Zhutnenie súboru programu Outlook môže chvíľu trvať, ak je súbor preplnený údajmi. Pre viac informácií o správnej správe vašich e-mailov a dát v Outlooku, navštívte oficiálne stránky podpory Microsoftu.