Zoskupovanie záznamov v kontingenčných tabuľkách programu Excel

Excelové kontingenčné tabuľky môžete použiť na zhrnutie údajov o predaji pri pokuse o prognózu predaja. Jedným zo spôsobov, ako doladiť súhrn v kontingenčnej tabuľke, je zoskupiť riadkové pole alebo stĺpcové pole.

Keď zoskupíte riadkové pole alebo stĺpcové pole, skombinujete hodnoty v poli. Môžete mať napríklad pole, ktoré zobrazuje dátumy predaja. Kontingenčné tabuľky Excelu vám umožňujú zoskupiť jednotlivé dátumy ako 4. september a 6. september do týždňov, napríklad 1. september až 7. september. Alebo ich môžete zoskupiť do mesiacov, štvrťrokov alebo rokov. Všetko závisí od toho, ako chcete predpovedať – podľa týždňa, mesiaca, štvrťroka, roku. Majte na pamäti svoje časové obdobie.

Vedieť, kedy zoskupovať záznamy

Ak ste postupovali podľa krokov v predchádzajúcej časti, máte kontingenčnú tabuľku, ktorá sumarizuje výnosy, no stále to môže robiť každý deň. Dôvodom je, že tabuľka, na ktorej ste založili kontingenčnú tabuľku, zobrazuje výnosy podľa dní. Oveľa lepšie by bolo zhrnúť príjmy podľa mesiacov (alebo týždňov, štvrťrokov alebo rokov). Tu je návod, ako to urobiť.

Všimnite si, že podkladová tabuľka má niekoľko rovnakých dátumov. Kontingenčná tabuľka spája všetky identické dátumy len do jedného riadka a súčasne sčítava ich výnosy. Jednou z vecí, ktoré kontingenčné tabuľky robia, je kombinovať identické hodnoty v tabuľke do rovnakej položky v riadku, stĺpci alebo poli filtra.

Kontingenčná tabuľka spája rovnaké dátumy do jedného riadka.

Ale nechcete predpovedať podľa jednotlivých dátumov. To nie je správne obdobie. V takejto situácii je potrebné zoskupiť jednotlivé dátumy, ktoré patria do rovnakého mesiaca, do jedného riadku kontingenčnej tabuľky. Potom sa spočítajú aj všetky výnosy za zoskupené dátumy.

Samozrejme, nie ste obmedzený na zoskupovanie podľa mesiacov. Môžete použiť sedemdňové obdobia, štvrťroky, roky a iné (napríklad trojdňové alebo desaťdňové obdobia). Ak vás znepokojuje denná doba, ako je to pri predaji online, môžete ako bodku použiť hodinu dňa. Alebo ak vaše nespracované údaje ukazujú čas dňa, kedy sa predaj uskutočnil, môžete jednotlivé hodiny zoskupiť do 8-hodinových zmien.

Vytváranie skupín

Začnite dňom v poli riadku, ako je znázornené tu.

Chcete zoskupiť denné tržby do mesiacov.

Po nastavení kontingenčnej tabuľky je zoskupenie jednotlivých dátumov v poli riadku jednoduché. Nasleduj tieto kroky:

Kliknite pravým tlačidlom myši na ktorúkoľvek z buniek v stĺpci kontingenčnej tabuľky, ktorá obsahuje dátumy – napríklad na bunku E7 na obrázku.

V ponuke skratiek vyberte položku Skupina.

Zo zoznamu v dialógovom okne Zoskupenie vyberte položku Mesiace. Pozrite si nasledujúci obrázok.

Kliknite na tlačidlo OK.

Obdobia môžete vnoriť výberom viac ako jedného faktora zoskupenia.

Keďže chcete zhrnúť svoje príjmy podľa mesiacov, môžete akceptovať predvolený výber Mesiace. Po kliknutí na tlačidlo OK sa kontingenčná tabuľka zmení a bude vyzerať ako tu zobrazená.

Teraz môžete vidieť celkové príjmy za každý mesiac.

Vždy musíte vedieť, ako sa dostanete von. Ak chcete zrušiť zoskupenie záznamov, postupujte takto:

Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku so zoskupenými záznamami.
Na obrázku je to bunka v oblasti riadkov.

V ponuke skratiek vyberte možnosť Oddeliť skupinu.
Teraz máte riadkové pole späť do pôvodného stavu.

Ak chcete zmeniť úroveň zoskupenia povedzme z mesiacov na štvrťroky, nemusíte najprv zrušiť zoskupenie. Stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na zoskupenú bunku, zrušiť výber Mesiaca a vybrať Štvrťroky. Potom kliknite na tlačidlo OK.

V prognózach sa zoskupovanie v kontingenčných tabuľkách zvyčajne vyskytuje s poľami dátumu. Schopnosť sa však vzťahuje na akékoľvek číselné pole. Môžete zoskupiť percentá zliav a zobraziť predaje, v ktorých bola cena znížená o menej ako 5 %, od 5 % do 10 %, 10 % až 15 % atď. Alebo môžete zoskupiť podľa dĺžky prenájmu vozidiel.