Outlook 2002 vám umožňuje nastaviť skupiny tak, aby ste si mohli zobraziť plány všetkých členov skupiny pomocou niekoľkých kliknutí myšou. Môžete napríklad vytvoriť skupinu obsahujúcu všetkých členov vášho projektového tímu; ak si pravidelne naplánujete stretnutia s celým tímom, môžete rýchlo zobraziť všetky tieto plány a nájsť čas stretnutia, keď sú všetky dostupné. Už žiadne zadávanie mien členov tímu jednotlivo, aby ste získali ich plány. Už si nemusíte pamätať meno každého člena tímu – a nevyhnutne niekoho vynechať zo zoznamu!
Ak chcete plne využívať plány skupín, kalendáre všetkých členov skupiny musia byť dostupné na verejné prezeranie. Kontaktujte guru informačných systémov vašej organizácie a zistite, či máte verejný prístup k plánom.
Ak chcete zobraziť všetky plány skupiny, postupujte takto:
1. Vyvolajte svoj kalendár Outlook 2002.
2. Zvoľte Actions, View Group Schedules. Zobrazí sa dialógové okno Plány skupín so zoznamom všetkých skupín, ktoré ste vytvorili.
Ak ste ešte nevytvorili žiadne skupiny, môžete tak urobiť kliknutím na Nové. Alebo môžete vymazať staré skupiny zo svojho zoznamu.
3. Dvakrát kliknite na skupinu, ktorú chcete zobraziť, alebo skupinu zvýraznite a kliknite na Otvoriť.
Zobrazí sa okno plánovania so všetkými plánmi pre členov skupiny. Môžete pridávať a odstraňovať členov skupiny.
4. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zavrieť uložíte všetky zmeny, ktoré ste v skupine vykonali.
Môžete dokonca plánovať stretnutia z okna plánovania skupiny. Jednoducho zvýraznite čas, kedy sú všetci k dispozícii, a potom kliknite na Vytvoriť stretnutie a vyberte Uskutočniť stretnutie pre všetkých. Zobrazí sa okno nového stretnutia s menami všetkých členov skupiny v poli Komu. Ak chcete, zmeňte predmet a pridajte správu a potom kliknutím na Odoslať pozvite všetkých v skupine na vašu schôdzu.