Zobrazenie kontaktov programu Outlook podľa skupiny

Zoznamy kontaktov môžu po chvíli trvať dosť dlho; bez problémov nazbierate pár tisíc kontaktov za pár rokov. Zoradenie tak dlhého zoznamu znamená, že ak hľadáte veci začínajúce napríklad na písmeno M, musíte ísť asi tri stopy pod spodnú časť obrazovky monitora, aby ste našli daný kontakt, bez ohľadu na to, čo robíte.

Skupiny sú odpoveďou (nie, nemusíte sa registrovať do programu Outlook Anonymous). Outlook vám už ponúka niekoľko preddefinovaných zoznamov, ktoré používajú zoskupovanie.

V programe Outlook môžete použiť niekoľko typov zobrazenia:

• Zoradený zoznam: Toto zobrazenie je ako balíček hracích kariet usporiadaných v číselnom poradí, počnúc dvojkami, potom trojkami, potom štvorkami atď. až po obrázkové karty.

• Skupinový pohľad: Tento pohľad je ako vidieť karty usporiadané so všetkými srdcami v jednom rade, potom so všetkými pikami, potom s diamantmi a potom s palicami.

• Iné zobrazenia: Outlook má aj niekoľko ďalších typov zobrazení, ktoré sa nevzťahujú na kontakty, ako sú časová os a karty adries.

Zhromažďovanie položiek podobného typu do skupín sa vám môže hodiť pri úlohách, ako je hľadanie všetkých ľudí na vašom zozname, ktorí pracujú pre určitú spoločnosť, keď chcete zablahoželať k novému obchodu. Pretože používatelia programu Outlook považujú zoskupovanie podľa spoločnosti často za užitočné, zobrazenie Podľa spoločnosti je v programe Outlook nastavené ako preddefinované zobrazenie.

Ak chcete použiť zobrazenie Podľa spoločnosti, postupujte takto:

1. Kliknite na tlačidlo Kontakty na navigačnej table.

Otvorí sa modul Kontakty so zobrazeným aktuálnym zobrazením.

2. Zo zoznamu na navigačnej table vyberte zobrazenie Podľa spoločnosti.

Každý sivý pruh označený Company: (názov spoločnosti) má naľavo malé políčko so znamienkom plus alebo mínus. Kliknutím na znamienko plus zobrazíte ďalšie mená pod hlavičkou spoločnosti; znamienko mínus znamená, že nie sú k dispozícii žiadne ďalšie položky.

3. Kliknutím na ikonu plus zobrazíte položky spoločnosti uvedené na sivom pruhu.

Toto zoskupovanie je naozaj užitočné, ak pri vytváraní položiek priraďujete svojim kontaktom kategórie. Ak ste múdri v tom, ako používate a pridávate kategórie, ktoré zodpovedajú práci, ktorú robíte, zoskupovanie podľa kategórií vám môže ušetriť veľa času.

Ak preddefinované skupinové zobrazenia nevyhovujú vašim potrebám, môžete položky zoskupiť takmer podľa vášho želania, za predpokladu, že ste zadali údaje.

Ak chcete zobraziť zobrazenie Podľa kategórie, postupujte takto:

1. Kliknite na tlačidlo Kontakty na navigačnej table.

Zobrazí sa zobrazenie Kontakty.

2. Vyberte zobrazenie Podľa kategórie zo zoznamu na navigačnej table.

Každý sivý pruh má na ľavej strane ikonu s plusom alebo mínusom, za ktorou nasleduje Kategória: (názov kategórie). Mínus znamená, že pod nadpisom tejto kategórie nie sú skryté žiadne položky; plus znamená, že je k dispozícii viac záznamov.

3. Kliknutím na ikonu znamienka plus zobrazíte ďalšie položky pre kategóriu uvedenú na sivom pruhu.

Zoskupovanie je dobrý spôsob, ako spravovať všetky položky programu Outlook, najmä kontakty. Keď sa naučíte používať skupiny, môžete ušetriť veľa času pri hľadaní vecí.