Zistite, ako SharePoint 2003 pridáva obchodnú hodnotu

Ak váháte tam a späť s implementáciou SharePointu, prečítajte si niekoľko konkrétnych spôsobov, ako môže tento nástroj na vytváranie tímovej lokality pridať hodnotu vašej firme.

Hľadanie vás môže stáť

Všetok ten čas, ktorý vaši zamestnanci strávia hľadaním formulárov, súborov a telefónnych čísel, sa sčítava. Nehovoriac o čase, ktorý vaši zamestnanci strávia trolovaním po kancelárii hľadaním najnovšej verzie imidžu značky alebo firemných zásad týkajúcich sa (napríklad) osobných telefonátov na mobilných telefónoch od spoločnosti. Udržujte svojich zamestnancov pri ich stoloch a pri práci pomocou služby SharePoint, ktorá im poskytne referenčné informácie, ktoré potrebujú.

Samoobsluha šetrí peniaze

Vaša organizácia môže ušetriť peniaze tým, že nebude reprodukovať a distribuovať papierové dokumenty, ako sú brožúry a prezentácie na internú distribúciu. Posielanie papierových kópií je drahé a zbytočné. Mohli by ste posielať elektronické kópie e-mailom, ale potom by ste zaťažovali váš e-mailový server a zaťažovali príjemcov rozhodnutím, či (a kam) uložiť priložený súbor.

Preskočte všetky tie nezmysly a použite SharePoint na ukladanie a distribúciu elektronických verzií vašich dokumentov:

• Na ukladanie elektronických verzií súborov použite knižnice dokumentov, obrázkov a formulárov.

• Pošlite hypertextový odkaz na súbor e-mailom.

• Vytvorte zoznam na domovskej stránke portálu, v ktorom oznámite všetky dlho očakávané dokumenty, ako napríklad marketingový plán na budúci rok.

Odoslaním hypertextového prepojenia na súbor uložený v knižnici SharePoint sa vaši zamestnanci nemusia starať o to, kam uložiť elektronický alebo papierový súbor. Môžu pridať hypertextový odkaz do svojich osobných zoznamov hypertextových odkazov na Moje stránky. Keď si budú chcieť nabudúce pripomenúť prezentáciu z predajného seminára z minulého štvrťroka, nemusí to byť ďalej ako stránka Moja stránka.

Premostenie vašich ostrovov

Štruktúra spoločnosti často umožňuje vytvárať ostrovy informácií. Žiaľ, často je to práve táto štruktúra, ktorá bráni produktivite vašich zamestnancov alebo im bráni nájsť spokojnosť pre zákazníka. Namiesto toho, aby ste si prezerali spoločnosť z hľadiska jej funkčných oddelení (ako je marketing a účtovníctvo), použite SharePoint na prepojenie ostrovov a prelomenie reťazcov vašej formálnej štruktúry výkazníctva. Tu je návod, ako funkcie SharePointu pomáhajú pri vykonávaní úlohy:

• Flexibilita tímu: Tímové lokality môžete použiť na vytvorenie určeného pracovného priestoru pre tím bez ohľadu na fyzické umiestnenie členov tímu alebo toho, kto komu podlieha.

• Spolupráca zameraná na dokumenty: Zamestnancom môžete umožniť spolupracovať na dokumente, ako je napríklad aktualizovaná príručka zásad ľudských zdrojov, pomocou pracovného priestoru dokumentov.

• Pracovný priestor schôdze Home Sweet: Pracovné priestory schôdze môžete použiť na podporu schôdzí (individuálne alebo v sérii) s centrálnym miestom pre všetkých pridružených účastníkov, agendy a činnosti.

• Zobrazenia obchodných procesov : Svoje obchodné procesy môžete zdokumentovať tak, že ich umiestnite na tímovú lokalitu, kde ich môže vidieť a používať celá spoločnosť alebo tím.

• Formalizácia neformálneho: Môžete sa ponoriť do svojich oddelení a priniesť tabuľky, zásady a formuláre oddelení do SharePointu.

Odoslanie jednotnej správy

Pomocou portálu môžete svojim zamestnancom oznámiť spoločnú víziu o vašom podnikaní prostredníctvom nasledujúcich prvkov:

• Domovská stránka: Komunikujte hodnotu správy, akou je napríklad vyhlásenie o vízii spoločnosti, umiestnením priamo na domovskú stránku portálu, aby ju každý videl.

• Navigácia: Použite navigačné funkcie vášho portálu na nasmerovanie zamestnancov na informácie o produktoch a akciách.

• Zoznamy : Pomocou zoznamov – odkazov a oznámení – na svojom portáli upriamite pozornosť zamestnancov na interné tímové stránky a novinky spoločnosti, ktoré chcete, aby si všimli.

• Publikum: Cieľové skupiny zamestnancov, ako sú nadriadení alebo všetci v zákazníckom servise, so zoznamami, ktoré posilňujú posolstvo, ako je hodnota upsellingu.

• Vzhľad a dojem: použite farebnú schému a branding portálu premeniť váš portál SharePoint z neosobného kus softvéru na zdroje pre vnútorné správy spoločnosti a informácie.

Vytváranie zmyslu pre komunitu

Pomocou SharePointu udržujte svojich zamestnancov v obraze s oznámeniami o novorodencoch a nových zamestnancoch. Vy alebo vaši zamestnanci možno budete chcieť dokonca použiť SharePoint na vytvorenie spolujazdy alebo nájdenie kamaráta na obed.

Znižovanie nákladov na informačné systémy

Predstavte si zníženie počtu domácich oddelených riešení, ktoré využívajú tabuľky a databázy Accessu. Nahradením týchto zoznamov a knižníc v SharePointe dosiahnete niekoľko okamžitých vylepšení:

• Jednoduchá správa: Riešenia špecifické pre vaše podnikanie budú konzistentnejšie – vďaka čomu sa budú spravovať, podporovať, zálohovať a obnovovať jednoduchšie ako desiatky jednorazových riešení pripravených džokejmi v tabuľkových procesoroch.

• Dostupnosť, prenosnosť a opätovné použitie: Údaje uložené v zoznamoch a knižniciach SharePointu sa ukladajú do databázy SQL Server. Dôležité informácie nie sú uzamknuté v tabuľke, ktorú používa iba jedno oddelenie.

• Zvýšená bezpečnosť: SharePoint poskytuje vstavaný model zabezpečenia a povolení, ktorý stavia na vašich existujúcich investíciách do služby Active Directory. Ešte lepšie je, že vaše oddelenia môžu použiť tento model na riadenie toho, kto má k čomu prístup – bez toho, aby museli volať na helpdesk.

• Možnosť eliminovať klientov balíka Office: Pri používaní zoznamov a knižníc v SharePointe možno nebudete musieť mať aplikácie balíka Office, ako je Excel, nainštalované na všetkých klientskych počítačoch. Ľudia môžu použiť prehliadač na vyhľadávanie údajov (alebo pridávanie údajov do zoznamu) v SharePointe. Tento zoznam možno dokonca prepojiť s tabuľkou, ktorá sa aktualizuje, kým iný používateľ pridáva údaje pomocou prehliadača.

• Zjednodušené plánovanie: Vďaka tomu, že sa celý tento obsah dostane pod jednu strechu a na radar, vaše plánovanie kapacity sa výrazne zjednoduší.

• Školiaca pomôcka: Keďže SharePoint poskytuje konzistentný vzhľad a dojem, školenie je jednoduchšie.