Zistenie dostupnosti v projekte 2002

Z funkcií programu Microsoft Project, ktoré sa zaoberajú zdrojmi, sa veľká časť používa na zistenie nadmerného prideľovania zdrojov. Prekročenie je výpočet zahŕňajúci kalendár a dostupnosť zdroja.

Predstavte si teda Monicu Melendezovú, inžinierku, ktorá pracuje štandardne osem hodín denne podľa svojho kalendára. Monica je priradená k úlohe Napísať záverečnú správu pri 50 % svojej dostupnosti a k úlohe Vytvoriť špecifikácie návrhu – ktorá sa vyskytuje v rovnakom čase ako úloha zostavy – pri 100 % jej dostupnosti. Monica teraz pracuje na 150 % svojej dostupnosti alebo 12 hodín denne. Úbohá Monica je preplnená.

V predvolenom nastavení je zdroj priradený k úlohe so 100% dostupnosťou, ale môžete to zmeniť, ak viete, že niekto bude zaneprázdnený niekoľkými úlohami a je pravdepodobné, že v priebehu úlohy vynaloží len časť svojho času.

Nastavenie dostupnosti

Dostupnosť sa u niektorých odhaduje ľahšie ako u iných. Je nepravdepodobné, že by manažér venoval celý deň jednej úlohe, pretože musí jednať so všetkými ľuďmi, ktorí sa mu hlásia, podpisovať splnomocnenia, chodiť na stretnutia týkajúce sa rôznych projektov, pracovať na rozpočtoch a podobne. S výrobným pracovníkom môže byť jednoduchšie určiť dostupnosť na jednu úlohu: Ak jedna výrobná zákazka prechádza linkou tri dni a táto osoba pracuje na linke celý ten čas, je bližšie k značke povedať, že na tejto úlohe pracuje na plný úväzok.

Jednou veľkou chybou, ktorú robia noví používatelia Projectu, je mikropremýšľanie o dostupnosti. Samozrejme, nikto v skutočnosti nestrávi osem hodín každý deň jednou úlohou v jednom projekte. Ľudia trávia časť dní čítaním e-mailov o firemných sviatkoch, chatovaním so spolupracovníkmi a odpovedaním na telefonáty o veciach, ktoré nesúvisia s projektom. Zdroj môže jeden deň venovať úlohe sedem hodín, ale ďalší deň iba tri. Nenechajte sa zavesiť na denný plán zdrojov pri odhadovaní dostupnosti. Ak počas životnosti úlohyčlovek sa tomu dosť venuje, 100% dostupnosť je dobré nastavenie. Ak táto osoba vloží len, povedzme, päť dní práce na desaťdňovej úlohe, či už pracuje štyri hodiny denne počas desiatich dní alebo päť celých dní kedykoľvek, je to 50% dostupnosť. Pamätajte si, že nastavenie dostupnosti je tu na to, aby vám pomohlo zistiť nadmernú rezerváciu zdroja, ktorý môže pracovať na viacerých úlohách súčasne v pláne projektu.

Ak chcete nastaviť dostupnosť zdrojov, postupujte takto:

1. Zobrazte zobrazenie Resource Sheet.

2. Dvakrát kliknite na zdroj.

Zobrazí sa karta Všeobecné v dialógovom okne Informácie o zdroji, ako je znázornené na obrázku 1.

Obrázok 1: Do poľa Jednotky môžete zadať ľubovoľné číslo.

3. V stĺpci Jednotky (v oblasti Dostupnosť zdrojov) kliknutím na šípky zvýšte alebo znížte dostupnosť v 50% prírastkoch alebo zadajte číslo.

Zadajte napríklad 33 pre zdroj dostupný tretinu času alebo 400 % pre skupinu štyroch zdrojov, ktoré sú všetky dostupné na plný úväzok. Najbežnejším záznamom je 100 % pre jeden zdroj pracujúci na úlohe na plný úväzok.

4. Kliknutím na tlačidlo OK uložte nastavenie.

Keď zdroj prichádza a odchádza

Okrem toho, že zdroj je dostupný len v určitom percente času pri akejkoľvek úlohe, môže byť dostupný len počas určitého časového obdobia počas trvania úlohy. Ďalším scenárom môže byť zdroj, ktorý je k dispozícii na polovičný úväzok počas prvých dní úlohy a potom na plný úväzok pre zvyšok úlohy. V takom prípade zadáte rozsah dátumov do stĺpcov Dostupné od a Dostupné do oblasti Dostupnosť zdrojov v dialógovom okne Informácie o zdroji (pozri obrázok 1), aby ste určili rôznu dostupnosť.