Keďže súbory, s ktorými pracujete pomocou aplikácií Office Web Apps, sú uložené online, nie vo vašom počítači, veľa ľudí k nim môže pristupovať a upravovať ich. Aj keď zdieľanie súborov vo webovej aplikácii (zatiaľ) nie je plne dostupné na celom svete, mnohí ľudia môžu otvoriť rovnaký súbor vo webovej aplikácii balíka Office a upravovať ho, v niektorých prípadoch súčasne s ostatnými.
Táto schopnosť zdieľať súbory je primárnym účelom Office Web Apps. Samotné aplikácie Office Web Apps neponúkajú dostatok funkcií a funkcií, aby sa ich oplatilo používať. Ale možnosť používať Office Web Apps na zdieľanie súborov s ostatnými ich robí jedinečnými a cennými.
Windows Live je kolekcia bezplatných online služieb a softvérových produktov ponúkaných spoločnosťou Microsoft. Jedna z týchto služieb s názvom SkyDrive je určená na ukladanie súborov online. Po prihlásení do služby Windows Live môžete prejsť na SkyDrive, otvoriť webovú aplikáciu Office a použiť ju na vytváranie a úpravu dokumentov programu Word, pracovných hárkov programu Excel, prezentácií PowerPoint alebo poznámkových blokov OneNote.
Iný spôsob použitia aplikácií Office Web Apps je použiť to prostredníctvom webovej lokality SharePoint. SharePoint je softvérový produkt spoločnosti Microsoft na ukladanie a zdieľanie súborov v podnikovej sieti.
Spustenie aplikácií Office Web Apps v službe Windows Live nestojí ani jeden červený cent. Môžete sa bezplatne zaregistrovať a vyskúšať Office Web Apps v priebehu niekoľkých minút. Ak chcete spustiť aplikácie Office Web Apps z webovej lokality SharePoint, musíte mať povolenie od správcu siete.