Vytvorenie vypočítaného poľa v programe Access 2007

Vypočítavané pole berie informácie z iného odboru v roku 2007 databázy a vykonáva Microsoft Access niektoré aritmetické prísť s novými informáciami. V skutočnosti môže vypočítavané pole brať údaje z viac ako jedného poľa a kombinovať informácie, aby vytvorilo úplne nové pole, ak to chcete. Môžete vykonávať jednoduchú aritmetiku, ako je sčítanie a násobenie, alebo môžete použiť vstavané funkcie Accessu, ako je súčet a priemer (priemer), na zložitejšie výpočty.

Prvým krokom pri vytváraní vypočítavaného poľa (známeho aj ako výraz v programe Access) v dotaze je zahrnutie tabuliek, ktoré obsahujú polia, ktoré potrebujete pre svoj výpočet. Access nemôže na výpočet vytiahnuť čísla z ničoho, takže sa musíte uistiť, že polia, ktoré obsahujú čísla, sú vo vašom dotaze prítomné.

Access používa špeciálnu syntax na vytváranie vypočítavaných polí. Tu je postup, ako vytvoriť vypočítané pole:

1. Kliknite na prázdny stĺpec v riadku Pole v mriežke dotazu.

V riadku bude blikať starý dobrý kurzor. Access umiestni výsledky výpočtu na rovnakú pozíciu mriežky ako samotný výpočet, takže ak sa výpočet nachádza v treťom stĺpci mriežky dotazu, výsledky výpočtu budú tiež v treťom stĺpci.

2. Zadajte názov pre váš výpočet, za ktorým nasleduje dvojbodka (:).

Prístup bude odteraz odkazovať na tento výpočet podľa toho, čo zadáte pred dvojbodkou. Nech je to stručné a výstižné, ako napríklad Čiastka alebo Daň, aby sa naň neskôr ľahšie odkazovalo. Ak svoj výpočet nepomenujete, Access zadá ako názov všeobecný výraz Expr (za ktorým bude nasledovať číslo). Musí sa to nejako volať, tak prečo nie Expr1 alebo Expr2, že?

3. Zadajte svoj výpočet av prípade potreby nahraďte skutočné čísla názvami polí.

Vo výpočtoch nemusíte používať výlučne názvy polí. Môžete tiež zadať vzorce s číslami, ako je tento:

Daň: Množstvo * Jednotková cena * 0,06

Ak názov poľa obsahuje viac ako jedno slovo, vložte ho do hranatých zátvoriek. Access považuje čokoľvek iné, čo nájde vo výpočte, za konštantu (čo je matematický žargón, pretože je to, čo je a nikdy sa to nezmení ). Ak názov poľa neobsahuje žiadne medzery, Access po zadaní názvu poľa vloží hranaté zátvorky za vás. To je dôvod, prečo by ste mali vždy používať jednoslovné názvy polí – aby ste nemuseli písať tie prekliate hranaté zátvorky.

Pri vytváraní vzorcov majte na pamäti tieto všeobecné pokyny:

• Do vzorca musíte ručne zadať názvy polí a konštanty. Nemôžete jednoducho pretiahnuť veci zo zoznamu tabuľky.

• Nerobte si starosti, ak váš výpočet prekročí okraj poľa Pole. Access si stále všetko pamätá, aj keď sa to na obrazovke nezobrazuje.

• Ak chcete, aby bol stĺpec dotazu širší, namierte ukazovateľ myši na čiaru na pravej strane tenkého pruhu nad záznamom výpočtu. Keď sa dostanete priamo nad čiaru, ukazovateľ sa zmení na čiaru s vodorovnou šípkou. Keď sa to stane, kliknite a potiahnite myšou doprava. Ako to robíte, stĺpec sa rozširuje podľa vašich pohybov. Ak chcete, aby sa šírka prispôsobila správnej veľkosti, umiestnite kurzor myši na veľkosť stĺpca, ako je popísané vyššie, a potom dvakrát kliknite!

• Ak je to naozaj, naozaj, naozaj dlhý výpočet, stlačte Shift+F2, keď je kurzor niekde na výpočte.

• Tým sa otvorí dialógové okno Lupa, takže môžete jednoducho zobraziť a upraviť všetko v kontextovom okne.

Keď spustíte dotaz obsahujúci výpočet, Access

• Vytvorí údajový list zobrazujúci polia, ktoré ste zadali

• Pridá nový stĺpec pre každé vypočítané pole