Vytvorenie jednotného zoznamu obchodných kontaktov v programe Outlook 2003

Databáza obchodných kontaktov sa neustále mení, ale Outlook 2003 môže pomôcť udržať poriadok. Či už ide o zákazníkov alebo dodávateľov, ľudia prichádzajú a odchádzajú, telefónne čísla sa menia, ľudia sú povýšení atď. Udržiavanie aktuálneho zoznamu kontaktov je výzvou, ktorá sa zintenzívňuje, keď beriete do úvahy polohu. Pomerne často je zoznam rozdelený medzi fakturačný systém, oddelenie nákupu a rôzne archívy každého predajcu (Rolodex, počítače Pocket PC a dokonca aj vizitku zabudnutú v hornej zásuvke). Bez aktualizovanej databázy nemôžete dobre komunikovať so svojimi zákazníkmi.

Tu je niekoľko možných riešení tohto problému:

• Použite svoj zoznam kontaktov ako databázu zákazníkov a dodávateľov. Pri samostatnej práci aktualizujte všetky informácie tak, ako ich dostanete.

• Ako zoznam spoločností použite zoznam kontaktov jednej osoby. Urobte z toho firemné pravidlo: Všetky nové aktualizácie, ktoré ktokoľvek dostane (napríklad vizitka, telefonát s novými informáciami alebo e-mail), idú jednej centrálnej osobe na aktualizáciu databázy.

• Vytvorte verejný zoznam na serveri Exchange a vyberte osobu, ktorá bude správcom zoznamu. Môžete použiť Business Contact Manager verzie 2.0, čo je bezplatný doplnok do Outlooku vo verziách Office Professional a Small Business. Obchodné kontakty a účty môžete zdieľať ako jeden zoznam so zvyškom vašej spoločnosti.

Mali by ste okamžite aktualizovať zmeny adresy a pridať nové kontaktné informácie. Prvá možnosť je dobrá, keď pracujete sami. Druhá možnosť funguje, keď nemáte k dispozícii server Exchange alebo nepoužívate Business Contact Manager, verzia 2.0. Najlepšia možnosť je tretia, pretože zoznam kontaktov je dostupný celému tímu kedykoľvek a kdekoľvek s prístupom Outlook Web. Nové kontakty jednoducho napíšete do svojho zoznamu kontaktov, uložíte ich a potom ich odošlete ako vizitku vCard správcovi zoznamu kontaktov nasledovne:

1. Otvorte uložený kontakt.

2. Vyberte Akcie, Poslať ďalej ako vCard.

Otvorí sa nový e-mail s priloženou vizitkou vCard.

3. Pošlite ho správcovi zoznamu kontaktov.

Správca zoznamu kontaktov dostane e-mail a môže jednoducho pretiahnuť vizitku vCard z e-mailu do zoznamu kontaktov.

Pridanie kontaktu týmto spôsobom automaticky zaznamená dátum vytvorenia kontaktu (pomocou názvu poľa Created) a zachová dátum poslednej zmeny (pomocou poľa Modified). Ak chcete mať prehľad o týchto informáciách, môžete si prispôsobiť zobrazenie kontaktov tak, aby zahŕňalo polia Vytvorené a Upravené.

Kontaktné informácie budete pravdepodobne dostávať z viacerých zdrojov, ako je interný systém predaja, každý predajca alebo manažérsky tím. Spojenie kontaktu s osobou, ktorá ho vygenerovala, uľahčuje sledovanie.

Na sledovanie týchto informácií môžete použiť kategórie:

1. Vytvorte novú kategóriu pre každého člena obchodného tímu.

2. Vložte nový kontakt do zoznamu.

3. Pri otvorenom kontakte kliknite na tlačidlo Kategórie.

Zobrazí sa dialógové okno Kategórie.

4. Vyberte kategóriu Sender Name a uložte kontakt.

Kontakt je spojený s jeho zdrojom.