Vytvorenie indexu dokumentu programu Word 2007

Ak chcete vytvoriť index pre dokument programu Word 2007, prvou úlohou je označiť slová alebo frázy, ktoré chcete zahrnúť do indexu. Najbežnejším spôsobom, ako to urobiť, je vložiť značku indexu do dokumentu pri každom výskyte každej položky, ktorú chcete zobraziť v indexe.

Označenie položiek indexu

Ak chcete označiť položky indexu manuálne, postupujte podľa týchto krokov, pokiaľ môžete zostať v stave spánku:

1. Otvorte dokument, ktorý chcete indexovať.

2. Pomocou myši alebo klávesnice vyberte požadované slovo alebo frázu v indexe.

3. Stlačte klávesovú skratku Alt+Shift+X.

Alt+Shift+X je určite jedna z najzapamätateľnejších klávesových skratiek Wordu. Otvorí dialógové okno Označiť položku indexu.

4. Dvakrát skontrolujte obsah v poli Main Entry. Ak je to správne, kliknite na tlačidlo Označiť. Ak nie, opravte ho a potom kliknite na Označiť.

Text sa v indexe nemusí objaviť presne tak, ako sa zobrazuje v dokumente. Môžete napríklad zvýrazniť skratku, ktorá sa má zahrnúť do indexu, ale potom upravte pole Main Entry tak, aby sa v indexe objavilo celé slovo, nie skratka.

5. Ak chcete položku indexovať pod iným slovom, zadajte alternatívnu položku do poľa Hlavná položka a znova kliknite na tlačidlo Označiť.

Môžete napríklad chcieť vytvoriť záznam pre „mutt, mangy“ okrem „mangy mutt“.

6. Označte všetky ďalšie položky registra ich zvýraznením v dokumente a kliknutím na tlačidlo Označiť.

Dialógové okno Označiť položku indexu funguje podobne ako dialógové okno Kontrola pravopisu v tom, že zostane na obrazovke, takže môžete efektívne označiť ďalšie položky registra. Takže, kým dialógové okno Označiť položku indexu zostane viditeľné, môžete vybrať text pre inú položku indexu a potom kliknúť na tlačidlo Označiť, aby ste ho označili. Môžete pokračovať v indexovaní tak dlho, ako budete mať energiu.

7. Po označení všetkých požadovaných položiek indexu kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Položky registra sú označené špeciálnymi kódmi naformátovanými ako skrytý text, takže ich normálne nevidíte a nevytlačia sa. Sú tam však a čakajú na spočítanie, keď vytvoríte index.

Tu je niekoľko aktuálnych tipov na prípravu položiek indexu:

• Najúčinnejší spôsob vytvorenia indexu je po napísaní a úprave dokumentu. Vytváranie položiek indexu počas písania dokumentu vás len spomaľuje a odvádza vašu pozornosť od vašej primárnej úlohy: písania.

• Ak pri označovaní položiek indexu narazíte na slovo alebo frázu, o ktorej viete, že sa vyskytuje inde v dokumente, kliknite na tlačidlo Označiť všetko v dialógovom okne Označiť položku indexu. Kliknutím na tlačidlo Označiť všetko vytvoríte položku indexu nielen pre vybratý text, ale aj pre akýkoľvek iný výskyt vybratého textu v dokumente.

• Zakaždým, keď označíte položku indexu, Word aktivuje možnosť Zobraziť všetky značky formátovania, ktorá odhalí nielen skrytý text používaný na označenie položiek indexu, ale aj iné znaky, ktoré sú bežne skryté, ako sú kódy polí, znaky tabulátora, voliteľné spojovníky, a tak ďalej. Toto správanie je normálne, takže nebuďte prekvapení, keď sa to stane

• Položky indexu vyzerajú asi takto: { XE “mangy mutt” }, naformátované ako skrytý text. Ak chcete zmeniť položku indexu po jej vytvorení, môžete upraviť text položky indexu (časť medzi úvodzovkami).

Vytvorenie indexu

Po označení položiek indexu je proces generovania indexu pomerne jednoduchý:

1. Presuňte kurzor na miesto, kde sa má zobraziť index.

Index zvyčajne začína na novej strane blízko konca dokumentu.

2. Otvorte kartu Referencie na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo Vložiť index, ktoré sa nachádza v skupine Index.

Zobrazí sa dialógové okno Index.

3. Z rozbaľovacieho zoznamu Formáty vyberte požadovaný štýl indexu.

4. Pohrajte sa s ostatnými ovládacími prvkami na karte Index a dolaďte index.

• Typ: Umožňuje umiestniť podpoložky indexu na samostatné odsadené riadky (Odsadené) alebo spustiť spolu (Zabehnuté).

• Columns: Nastaví počet stĺpcov, ktoré chcete v indexe zobraziť. Dvojka je normou.

• Jazyk: Ak máte vo Worde nainštalované viaceré jazykové možnosti, tu si môžete vybrať jazyk, ktorý chcete použiť.

• Right Align Page Numbers: Začiarknite toto políčko, ak chcete, aby sa čísla strán umiestnili na pravý okraj indexu.

• Tab Leader: Zmení alebo odstráni bodkovanú čiaru, ktorá spája každú položku indexu s číslom strany. Bodkovanú čiaru môžete odstrániť iba vtedy, keď vyberiete možnosť Zarovnať čísla strán vpravo.

• Formáty: Umožňuje vám vybrať si jeden z niekoľkých prednastavených formátov pre index. Alebo môžete zadať From Template, aby ste použili štýly v šablóne dokumentu na určenie formátovania pre index.

5. Kliknite na tlačidlo OK.

Index sa vloží do dokumentu.