Vytvorenie e-mailovej správy v programe Outlook

V mnohých ohľadoch je elektronická pošta lepšia ako bežná papierová pošta (známa medzi milovníkmi e-mailov ako slimačia pošta ). E-mail sa doručuje oveľa rýchlejšie ako papierová pošta – takmer okamžite. (Rýchle doručenie je naozaj užitočné pri blahoželaniach k narodeninám na poslednú chvíľu, ak občas zmeškáte dôležitý dátum.) E-mail je tiež neuveriteľne lacný; v skutočnosti je väčšinu času zadarmo.

Rýchly a špinavý spôsob vytvorenia správy

Vytvorenie novej správy je šialene jednoduché. Pravdepodobne na to prídete bez pomoci, ale tu je rada: Spustite program Outlook, kliknite na tlačidlo Nové, do poľa Komu zadajte adresu, do poľa Predmet zadajte predmet, do poľa správy správu a kliknite na tlačidlo Odoslať. (Pribil si to, však? Bolo to ľahké alebo čo?)

Pomalý a úplný spôsob vytvorenia správy

Možno uprednostňujete podrobnejší prístup k vytváraniu e-mailovej správy. Ak máte chuť na luxusný e-mail – najmä ak chcete využiť každé zvonenie a píšťalku, ktoré môže Outlook pridať do vašej správy – postupujte takto:

1. Kliknite na tlačidlo Pošta na navigačnej table (alebo stlačte Ctrl+1).

Zobrazí sa E-mailová schránka.

2. Zvoľte Súbor—>Nový—>E-mailová správa (alebo stlačte Ctrl+N).

Zobrazí sa formulár Nová správa.

3. Kliknite na textové pole Komu a zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorej posielate správu.

Môžete tiež kliknúť na samotné tlačidlo Komu, nájsť meno osoby, ktorej posielate správu, v adresári a potom kliknúť na tlačidlo OK.

4. Kliknite na textové pole Kópia a zadajte e-mailové adresy ľudí, ktorým chcete poslať kópiu správy.

Ak posielate správy viacerým ľuďom, oddeľte ich adresy; môžete použiť čiarky alebo bodkočiarky.

5. Zadajte predmet správy do poľa Predmet.

Váš predmet môže byť dosť dlhý, ale držte ho stručný. Úhľadný a relevantný predmet prinúti niekoho prečítať si vašu správu; dlhý alebo zvláštny predmet nie. (Nikdy neviete, ak máte divný predmet - ale neposielajte podivné e-maily do kancelárie, pokiaľ to neposielajú všetci.)

6. Napíšte text správy do textového poľa.

Ak používate Microsoft Word ako svoj textový procesor, môžete tiež nastaviť Outlook tak, aby používal Word ako editor e-mailov. Môžete zahrnúť formátovanie, grafiku, tabuľky a všetky triky dostupné vo Worde, aby bol váš e-mail atraktívnejší.

Keď používate Word ako editor e-mailov, nerobíte nič iné – pri vytváraní e-mailu sa vám vo formulári e-mailu v Outlooku zobrazujú iba panely s nástrojmi Wordu. Na pridanie formátovania do e-mailu môžete použiť všetky nástroje, ktoré vidíte. Ak ste s programom Microsoft Word úplne doma, môžete jednoducho vytvárať správy v programe Word a odosielať ich bez toho, aby ste museli otvárať Outlook. Jednoducho napíšte správu v programe Word výberom položky Súbor—>Odoslať—> Príjemca pošty, zadajte adresu a predmet a potom kliknite na tlačidlo Odoslať.

Dávajte pozor, ako naformátujete e-maily, ktoré sa majú odosielať ľuďom na internete. Nie všetky e-mailové systémy dokážu spracovať grafiku alebo formátovaný text, ako je tučné písmo alebo kurzíva, takže majstrovské dielo korešpondenčného umenia, ktoré pošlete svojmu klientovi na Internet, môže prísť ako nezmysel. Ak neviete, čo má ten druhý vo svojom počítači, pustite si grafiku. Keď posielate e-mail svojim kolegom v tej istej kancelárii, alebo ak ste si istí, že osoba, ktorej posielate, má tiež Outlook, formátovanie a grafika by mali vyzerať dobre.

7. Kliknite na tlačidlo Odoslať.

Vaša pošta sa odošle do priečinka Na odoslanie. Ak ste v kancelárskej sieti, vaša pošta sa automaticky presunie z priečinka Na odoslanie do priečinka Doručená pošta osoby, ktorej správu posielate. Ak používate online službu, ako je MSN alebo CompuServe, stlačením klávesu F5 odošlite e-mailovú správu so sebou.