Vytváranie základných línií z údajov o predaji

Potrebujete spôsob, ako zhrnúť jednotlivé záznamy o predaji do základnej línie na prognózovanie. Väčšina spoločností, ktoré sa zaoberajú predajom produktov a služieb, zaznamenáva svoje tržby na dennej báze, či už zaznamenávajú tržby alebo počet predaných jednotiek.

Z ich podnikového účtovného systému zvyčajne zistíte, koľko dolárov priniesli 4. mája a 12. októbra, alebo koľko widgetov predali 8. februára a 25. augusta.

Účtovný systém zvyčajne rozdeľuje jednotlivé tržby. Ak teda spoločnosť uskutočnila desať predajov 3. júna, pre každý z desiatich predajov uvidíte iný záznam. Vidieť tieto predaje jeden po druhom je skvelé, ak ste účtovník alebo ak máte iný dôvod potrebovať informácie o jednotlivých predajoch, alebo ak máte problémy so spánkom. Ale ak predpovedáte, jednotlivé záznamy sú na obtiaž.

Pri rozhodovaní o najlepšom spôsobe zhrnutia údajov o predaji zvážte nasledujúce nápady:

• Nepotrebujete individuálnu evidenciu predaja. Ak vaša spoločnosť uskutočnila 5. januára tri predaje – jeden za 2 500 USD, ďalší za 8 650 USD a ďalší za 4 765 USD – dôležitým faktom, ktorý chcete vedieť, je, že 5. januára ste priniesli 15 915 USD.
• Nepredpovedáte predaje na dennej báze. Ak je vaša spoločnosť ako väčšina, potrebujete väčší obraz. Ak chcete naplánovať úroveň zásob, rozhodnúť, koľko predajcov vaša spoločnosť potrebuje, a zistiť, aké príjmy môžete očakávať a aká bude daňová povinnosť vašej spoločnosti, potrebujete na svoju prognózu dlhšie časové obdobie, napríklad mesiac alebo štvrťrok.
• Musíte zosúladiť dĺžku svojho časového obdobia s dôvodmi prognózovania. Typické časové obdobia sú mesiac, štvrťrok alebo rok v závislosti od toho, prečo prognózujete. Pri nákupe materiálov možno budete chcieť predpovedať predaj na budúci mesiac. Ak chcete odhadnúť zárobky, možno budete chcieť predpovedať svoje tržby na nasledujúci štvrťrok. Pri rozhodovaní o nábore možno budete chcieť predpovedať predaj na budúci rok.

Ide o to, že ak sa chystáte predpovedať predaj na budúci mesiac, musíte si zorganizovať základnú líniu v mesiacoch: koľko ste predali v januári, vo februári, v marci atď. Ak sa chystáte predpovedať predaj na budúci štvrťrok, musíte si takto usporiadať základnú líniu: koľko ste predali v 1. štvrťroku, v 2. štvrťroku, v 3. štvrťroku atď.

Na vytvorenie prognózy, ktorá vám neurobí hanbu, potrebujete oveľa dlhšiu základnú líniu ako len tri obdobia.

Kontingenčné tabuľky Excelu sú ideálne na to, aby vám pomohli sčítať údaje o predaji a vytvoriť základ pre prognózy. Svoje nespracované údaje o predaji vložíte do Excelu, kde môžete zostaviť kontingenčné tabuľky dvoma hlavnými spôsobmi:

• Z tabuľky v Exceli: Predpokladajme, že vaše účtovné alebo IT oddelenie vám môže poslať údaje o predaji vo formáte elektronickej kópie, ako je súbor .csv (hodnoty oddelené čiarkou). Tieto údaje môžete vložiť do excelového zošita ako zoznam, skonvertovať tento zoznam na tabuľku a založiť na ňom kontingenčnú tabuľku.
• Z externých údajov (to, čo Excel nazýva) : Inými slovami, základné údaje, jednotlivé údaje o predaji, nie sú uložené v excelovom hárku. Sú uložené v samostatnej databáze alebo textovom súbore alebo dokonca v inom excelovom zošite.

Vytváranie kontingenčných tabuliek na externých údajoch môže byť užitočné, pretože údaje o predaji sa zvyčajne pravidelne aktualizujú v externom zdroji údajov (v praxi je to často skutočná relačná databáza, na rozdiel od plochého súboru, ako je štandardný zoznam alebo tabuľka v Exceli). Potom, keď budete chcieť aktualizovať svoju predpoveď, nemusíte získavať a prilepovať nové údaje do svojho zošita. Kontingenčná tabuľka sa môže automaticky aktualizovať z externého zdroja údajov.