Vytváranie a správa úloh v programe Outlook

V okne Úlohy v programe Outlook môžete vidieť, čo musíte urobiť, kedy to musíte urobiť a či ste to mali urobiť už pred chvíľou. V zozname okna Úlohy termíny jasne ukazujú, ako šikovne sa prúti bič a ako blízko ste k splneniu alebo nedodržaniu termínov. Cez úlohy, ktoré dokončíte, sa zobrazí sivá čiara. Úlohy, ktoré sú po termíne, sa zobrazujú červenou farbou.

Zadanie úlohy v okne Úlohy

Outlook ponúka dva spôsoby zadania úlohy v okne Úlohy:

Rýchly spôsob: Ak chcete rýchlo zadať úlohu, postupujte podľa týchto krokov:

1. Kliknite na hornú časť okna s nápisom „Kliknutím sem pridáte novú úlohu“.

2. Napíšte pár slov na popis úlohy.

3. Zadajte dátum splatnosti do poľa Dátum splatnosti.

Ak chcete zadať dátum, zadajte ho sami alebo otvorte rozbaľovací kalendár a vyberte dátum.

Pomalší, ale dôkladný spôsob: Ak chcete, aby bola vaša úloha nastavená správne, postupujte podľa týchto krokov:

1. Kliknite na tlačidlo Nový, stlačte Ctrl+N alebo vyberte Akcia –> Nová úloha.

Zobrazí sa formulár úlohy. Tento formulár obsahuje miesta, kde môžete zadať všetky druhy informácií o vašej úlohe.

2. Vo formulári Úloha opíšte úlohu.

3. Zadajte dátumy začiatku a splatnosti.

4. Popíšte stav úlohy.

5. Stanovte si prioritu úlohy.

6. Zapíšte si poznámky o úlohe.

7. Po dokončení popisu úlohy kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Kliknutím na tlačidlo Opakovanie vo formulári Úloha môžete zadať úlohu, ktorá sa znova a znova opakuje. V dialógovom okne Opakovanie úlohy opíšte, ako často sa úloha opakuje. Outlook označí opakujúce sa úlohy v okne Úloha nezvyčajnou ikonou. Vyzerá to ako schránka, na ktorej je prilepený kúsok toaletného papiera.

Pomocou karty Podrobnosti vo formulári Úloha môžete sledovať hodiny, počas ktorých pracujete na projekte, spoločnosti, pre ktoré pracujete, a koľko míľ, ktoré ste pri svojej práci nazbierali.

Manipulácia a riadenie úloh

Keď príde čas na spravovanie úloh v okne Úlohy, mali by ste byť prísnym správcom úloh. Tu je niekoľko tipov na spracovanie a riadenie úloh:

• Označenie úlohy ako dokončenej: Kliknite na začiarkavacie políčko vedľa názvu úlohy v okne Úloha. Outlook robí čiaru cez dokončené úlohy.

• Odstránenie úlohy: Vyberte úlohu a kliknite na tlačidlo Odstrániť alebo stlačte Ctrl+D.

• Úprava úlohy: Dvojitým kliknutím na úlohu v okne Úloha otvorte formulár Úloha a zmeňte v ňom podrobnosti.

Outlook ponúka množstvo techník na vyhľadávanie úloh v preplnenom okne úloh:

• Zmena zobrazení v okne Úloha: Otvorte rozbaľovaciu ponuku Aktuálne zobrazenie a vyberte zobrazenie, ktoré môže s najväčšou pravdepodobnosťou zobraziť úlohu, ktorú hľadáte.

• Kategorizácia úloh: Priraďte úlohy ku kategóriám a vyberte Podľa kategórie v rozbaľovacej ponuke Aktuálne zobrazenie, aby ste usporiadali úlohy podľa kategórie.

• Použite príkaz Nájsť: Ak dôjde k horšiemu, vždy sa môžete uchýliť k príkazu Nájsť a nájsť zatúlanú úlohu.