Vylepšite svoje zostavy Excel pomocou efektívneho formátovania čísel

Spôsob, akým je tabuľka navrhnutá, má priamy vplyv na to, ako dobre publikum absorbuje a interpretuje údaje v tabuľke. V prehľadoch Excel by každá informácia vo vašej tabuľke mala mať dôvod, prečo tam je. V snahe objasniť tabuľky často zaplavujú publikum zbytočným atramentom, ktorý nepridáva hodnotu informáciám.

Napríklad často uvidíte tabuľky, ktoré zobrazujú číslo ako 145,57 USD, pričom jednoduchých 145 by bolo v poriadku.

Prečo uvádzať ďalšie desatinné miesta, ktoré slúžia len na pridanie množstva čísel, ktoré musí vaše publikum prehrabávať?

Tu je niekoľko pokynov, ktoré treba mať na pamäti pri použití formátov na čísla v tabuľke:

• Desatinné miesta používajte iba vtedy, ak sa vyžaduje táto úroveň presnosti.

• V percentách použite len minimálny počet desatinných miest potrebných na efektívne vyjadrenie údajov.

• Namiesto používania symbolov meny (napríklad $ alebo £) nechajte svoje štítky objasniť, že hovoríte o peňažných hodnotách.

• Formátujte veľmi veľké čísla na tisícky alebo milióny.

• Čísla zarovnajte doprava, aby sa dali ľahšie čítať a porovnávať.

Tento obrázok ukazuje zle navrhnutý stôl.

Tento obrázok zobrazuje rovnakú tabuľku s príslušným formátovaním čísel. Všimnite si, že veľké príjmy a marže v dolároch boli prevedené na tisícky. Navyše, štítky nad číslami to teraz jasne naznačujú.

Percentá boli skrátené, aby nezobrazovali žiadne desatinné miesta. Farebné kódovanie tiež upozorňuje na stĺpec % marže, kľúčovú metriku v tejto tabuľke.

Je úžasné, že všetky tieto vylepšenia boli vykonané jednoducho pomocou formátovania čísel. To je správne; neboli použité žiadne vzorce na prevod veľkých čísel na tisícky, žiadne podmienené formátovanie nebolo použité na farebné označenie poľa Margin % a neexistovali žiadne iné periférne triky akéhokoľvek druhu.