Vyhľadanie záznamov v tabuľkách programu Access 2003

Keď chcete vystopovať konkrétny záznam, vytváranie dotazu je príliš náročné. Našťastie má Access 2003 rýchly spôsob, ako nájsť jeden konkrétny údaj v tabuľkách a formulároch vášho projektu: príkaz Nájsť.

Nájsť je dostupné na paneli nástrojov aj cez hlavné menu. (Vyberte Upraviť –> Nájsť. Ľudia orientovaní na klávesnicu môžu stlačiť Ctrl+F.) Access 2003 sa nestará o to, akým spôsobom spustíte príkaz Hľadať – funguje to rovnako z oboch možností.

Aj keď sa príkaz Nájsť dá sám osebe veľmi ľahko používať, znalosť niekoľkých trikov mu pomôže urobiť to najlepšie. Keď poznáte základy hľadania (popísané v ďalšej časti), môžete príkaz Hľadať doladiť pomocou tipov v časti s názvom „Vyladenie rýchlosti a presnosti vyhľadávania“ ďalej v tomto článku. Táto časť vám ukáže, ako vyladiť nastavenia vyhľadávania pre podrobnejšie vyhľadávacie misie.

Ako prvé nájsť prvé veci (a ďalšie veci potom)

Použitie príkazu Nájsť je jednoduchá úloha. Funguje to takto:

1. Otvorte tabuľku alebo formulár, ktorý chcete vyhľadať.

Áno, Find funguje v údajovom hárku aj s formulármi Accessu.

2. Kliknite na pole, ktoré chcete vyhľadať.

Príkaz Hľadať prehľadá aktuálne pole vo všetkých záznamoch tabuľky, takže pred spustením procesu vyhľadávania sa uistite, že ste klikli na správne pole. Access 2003 sa nestará, na ktorý záznam kliknete – pokiaľ stlačíte správne pole, Access je spokojný. (A je dôležité, aby bol váš softvér spokojný!)

3. Spustite príkaz Nájsť kliknutím na tlačidlo na paneli s nástrojmi Nájsť (to s ďalekohľadom) alebo výberom Úpravy –> Nájsť.

Dialógové okno Nájsť a nahradiť sa aktivuje.

4. Zadajte text, ktorý hľadáte, do poľa Hľadať, ako je znázornené na obrázku 1.

Pred začatím vyhľadávania si nájdite chvíľku na kontrolu pravopisu. Prístup nie je dostatočne jasný na to, aby ste zistili, že keď napíšete nulu, máte na mysli hrdinu.

Obrázok 1: Dialógové okno Nájsť a nahradiť sa pripraví na prácu.

5. Kliknutím na Find Next spustíte vyhľadávanie.

Predtým, ako budete môcť počítať do jednej po osmine, príkaz Nájsť vyhľadá požadovaný záznam, presunie tam kurzor a zvýrazní zodpovedajúci text. Ak však Find nič nenájde, v malom dialógovom okne narieka nad jeho zlyhaním.

6. Ak funkcia Nájsť nenašla to, čo ste hľadali:

• a. Kliknutím na tlačidlo OK dialógové okno zmizne.

• b. Uistite sa, že ste klikli do správneho poľa a napísali všetko správne do poľa Nájsť.

• Môžete si tiež pozrieť špeciálne možnosti hľadania uvedené v nasledujúcej časti, aby ste zistili, či vám niektorá z nich nenarúša vyhľadávanie.

• c. Znova kliknite na Nájsť ďalšie.

Čo ak prvý záznam, ktorý Access nájde, nie je ten, ktorý hľadáte? Predpokladajme, že chcete druhého, tretieho alebo štrnásteho Johna Smitha v tabuľke? Žiadny problém – preto má dialógové okno Nájsť a nahradiť tlačidlo Nájsť ďalšie. Pokračujte v klikaní na Nájsť ďalšie, kým Access neprejde na požadovaný záznam alebo kým vám nepovie, že prestáva hľadať.

Ladenie hľadania na rýchlosť a presnosť

Niekedy nestačí len poskytnúť informácie v poli Nájsť. Buď nájdete príliš veľa záznamov, alebo tie, ktoré sa zhodujú, nie sú tie, ktoré chcete. Najlepší spôsob, ako znížiť počet nesprávnych zhôd, je pridať do vyhľadávania viac podrobností.

Presné nastavenie tiež urýchľuje prenasledovanie.

Access ponúka niekoľko nástrojov na doladenie vyhľadávania. Otvorte dialógové okno Nájsť a nahradiť kliknutím na tlačidlo Hľadať na paneli nástrojov alebo výberom Upraviť –> Nájsť. Nasledujúci zoznam popisuje, ako používať rôzne možnosti:

• Hľadať v: Access predvolene hľadá zhody iba v aktuálnom poli – podľa toho, do ktorého poľa ste klikli pred spustením príkazu Nájsť. Ak chcete Accessu prikázať, aby namiesto toho prehľadal celú tabuľku, zmeňte nastavenie Hľadať v na možnosť Tabuľka , ako je znázornené na obrázku 2.

Obrázok 2: Ak chcete prehľadať celú tabuľku, zmeňte nastavenie Look In.

• Match: Access vytvára niekoľko hlúpych predpokladov a toto nastavenie je dobrým príkladom. V predvolenom nastavení je Zhoda nastavená na Celé pole, čo predpokladá, že chcete nájsť iba polia, ktoré sa úplne zhodujú s hľadaným textom. Nastavenie Celé pole znamená, že pri hľadaní Sama sa nenachádzajú polia obsahujúce Samuela, Samanthu alebo Mosama. Nie je to príliš jasné na taký drahý program, však? Zmeňte toto správanie úpravou nastavenia zhody na ľubovoľnú časť poľa, čo umožňuje zhodu kdekoľvek v poli (nájdenie Samuela aj nového vzorového produktu), alebo na začiatok poľa, ktorý rozpoznáva iba zápas, ktorý začína od začiatku poľa. Ak chcete toto nastavenie zmeniť, kliknite na šípku nadol vedľa poľa (pozri obrázok 3) a vyberte si z rozbaľovacej ponuky, ktorá sa zobrazí.

Obrázok 3: Pozrite sa dovnútra všetkých týchto malých polí pomocou možnosti Zhody.

• Hľadať: Ak nachádzate príliš veľa zhôd, skúste vyhľadávanie obmedziť na jednu konkrétnu časť tabuľky pomocou možnosti Hľadať. Vyhľadávanie povie príkazu Nájsť, aby sa pozrel

• Pri všetkých záznamoch v tabuľke (predvolené nastavenie)

• Nahor alebo nadol od aktuálneho záznamu

• Kliknutím na záznam v polovici tabuľky a následným prikázaním Accessu, aby hľadal odtiaľ dole, obmedzíte vyhľadávanie na spodnú časť tabuľky.

• Dolaďte nastavenia vyhľadávania kliknutím na šípku nadol vedľa poľa Hľadať a výberom vhodnej voľby z rozbaľovacej ponuky.

• Match Case: Match Case vyžaduje, aby výraz, ktorý hľadáte, bol presne rovnaký ako hodnota uložená v databáze, vrátane malých a veľkých písmen v znakoch. Inými slovami, ak databáza obsahuje názov SmItH s nepárnymi veľkými písmenami, funkcia Match Case túto hodnotu nájde iba vtedy, ak pre názov použijete presne rovnaké veľké písmená (v tomto prípade SmItH) . Match Case funguje veľmi dobre pri vyhľadávaní mien v databáze.

• Vyhľadať polia vo formáte: Táto možnosť prikáže programu Access pozrieť sa na formátovanú verziu poľa namiesto skutočných údajov, ktoré ste zadali. Obmedzenie vyhľadávania týmto spôsobom je užitočné pri vyhľadávaní dátumov, ID skladových jednotiek alebo akýchkoľvek iných polí s dosť špecializovaným formátovaním. Zapnite vyhľadávacie polia vo formáte kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa neho. Toto nastavenie nefunguje s Rozlišovať veľkosť písmen, takže ak je začiarknuté políčko Rozlišovať veľké a malé písmená, pole Hľadať vo formáte bude neaktívne. V takom prípade zrušte začiarknutie políčka Rozlišovať veľkosť písmen, aby sa polia vyhľadávania vrátili ako naformátované.

• Väčšinou táto možnosť vo vašom živote veľa nezmení. V skutočnosti vás táto možnosť Nájsť zaujíma iba vtedy, keď (alebo ak) hľadáte veľa vysoko formátovaných polí.

Ak váš príkaz Hľadať nefunguje tak, ako si myslíte, že by mal, skontrolujte možnosti v predchádzajúcom zozname. Je pravdepodobné, že jedna alebo viaceré z týchto možností nie sú nastavené celkom správne!