Usporiadanie správ programu Outlook 2007

Nikto sa dostane malý kúsok e-mailu ešte. Ak dostanete jednu správu, dostanete ich veľa. Našťastie vám Outlook 2007 ponúka množstvo rôznych spôsobov, ako usporiadať tento neporiadok správ, takže máte šancu zistiť, čo je dôležité a čo môže počkať.

Keď je Outlook nastavený tak, aby zobrazoval tablu na čítanie na pravej strane obrazovky (vyberte Zobraziť –> Tabla na čítanie –> Doprava), v hornej časti zoznamu správ sa zobrazia dve tlačidlá:

• Tlačidlo Usporiadať podľa: Toto tlačidlo úplne vľavo popisuje systém, ktorý Outlook používa na usporiadanie správ.

• Tlačidlo Podrobnosti: Napravo od tlačidla Usporiadané podľa sa nachádza ďalšie tlačidlo s menovkou, ktorá ponúka niektoré podrobnosti o usporiadaní, ktoré Outlook práve používa. (Napríklad, ak sú vaše správy momentálne usporiadané podľa dátumu, na tlačidle vpravo je uvedené buď Najnovšie navrchu alebo Najstaršie navrchu.)

Ak chcete zmeniť spôsob, akým Outlook usporiada vaše správy, jednoducho kliknite na tlačidlo Usporiadať podľa, čím sa zobrazí kontextová ponuka všetkých usporiadaní, ktoré môžete použiť.

Outlook ponúka tieto opatrenia:

• Dátum: Najbežnejší spôsob usporiadania správ je podľa dátumu. Keď prvýkrát nastavíte Outlook, vaše správy budú usporiadané takto. Kliknutím na tlačidlo vpravo môžete prepínať medzi najnovšími správami navrchu a najstaršími správami navrchu.

• Konverzácia: Toto usporiadanie zoskupuje správy s rovnakou témou. Ak ste si s niekým vymieňali sériu správ o konkrétnom projekte alebo nápade, môžete si vybrať usporiadanie konverzácie a sledovať vlákno konverzácie.

• Od: Ako by ste mohli uhádnuť, toto usporiadanie organizuje vašu kolekciu správ podľa osoby, od ktorej bola správa odoslaná.

• Komu: Väčšina správ, ktoré dostávate, je adresovaná vám, ale nie vždy. Niekedy dostanete správy adresované zoznamu ľudí, takže vaše meno sa v správe nezobrazí v riadku Komu. Toto usporiadanie oddeľuje vaše správy podľa toho, či je vaše meno v riadku Komu každej správy.

• Priečinok: Keď si prezeráte správy v priečinku Hľadať, správy, ktoré si prezeráte, môžu byť v skutočnosti umiestnené v rôznych priečinkoch. Ak chcete presne vedieť, ktorý priečinok obsahuje jednotlivé správy, použite usporiadanie priečinkov.

• Pri prezeraní priečinka Doručená pošta nie je k dispozícii usporiadanie priečinkov; je to len pre priečinky vyhľadávania.

• Veľkosť: Niektoré e-mailové správy obsahujú fotografie, hudbu a všetky druhy ťažkých súborov, ktoré môžu skutočne upchať e-mailové servery vašej spoločnosti. Takže keď vás správca systému požiada, aby ste zredukovali priečinok Doručená pošta, použite túto funkciu na identifikáciu a odstránenie správ, ktoré majú najväčšiu nadváhu.

• Predmet: Toto usporiadanie spája správy, ktoré majú rovnaký predmet.

• Typ: Nie každá položka, ktorá príde do vašej doručenej pošty, je jednoduchá správa; môžete tiež dostávať pozvánky na schôdzu, žiadosti o úlohy a všetky druhy iných položiek. Ak chcete oddeliť správy od žiadostí o schôdzu, prepnite na usporiadanie typu.

• Príloha: Keď prejdete do priečinka Doručená pošta, možno nehľadáte správu, možno hľadáte prílohu. Usporiadanie správ podľa príloh vám umožní najskôr preskúmať najpravdepodobnejšie podozrivé osoby.

• E-mailové účty: Niekedy chcete vedieť, ktorá správa prišla z ktorej adresy alebo aké správy ste odoslali na konkrétnu adresu. S týmto usporiadaním vám Outlook zobrazuje iba správy z účtov, ktoré vás zaujímajú.

• Ak chcete vidieť iba správy odoslané na jednu adresu, vyberte usporiadanie e-mailových účtov a potom kliknite na znamienko mínus (–) vedľa názvov účtov, ktoré nechcete vidieť.

• Dôležitosť: Ak potrebujete najskôr vidieť správy označené vysokou dôležitosťou, použite toto usporiadanie.

• Kategórie: Kategórie môžete priradiť každej správe, ktorú odošlete, a niekedy môžu iní ľudia priradiť kategórie správam, ktoré vám posielajú. Ak chcete zistiť, ktorá správa patrí do ktorej kategórie, použite usporiadanie Kategórie.

• Dostupnosť: Nastavenie Dostupnosť je určené pre ľudí, ktorí používajú prenosný počítač v podnikovej sieti s Microsoft Exchange. Exchange môžete nastaviť tak, aby pre každú e-mailovú správu odosielal iba predmet, dátum a meno odosielateľa, nie hlavné telo správy. Kým nekliknete na správu, aby ste si ju prečítali, zvyšok správy zostane späť na hlavnom počítači v domácej kancelárii. Správy, ku ktorým máte prístup, sa považujú za dostupné.