Usporiadanie pošty v programe Outlook 2016

Nafúknutá poštová schránka. Každý to časom dostane. Vaša doručená pošta v Outlooku 2016 sa zapĺňa správami, ktoré ste zabudli odstrániť alebo zaradiť do súboru, a než sa nazdáte, máte tisíce správ, ktoré zaberajú miesto v dátovom súbore a bránia vám v jednoduchom prehliadaní nových vecí. Tu je niekoľko nápadov na prelomenie tohto upchatia.

Vyčistite konverzácie

Konverzácia je e-mailová výmena, ktorá pozostáva z viacerých správ tam a späť. Pretože väčšina ľudí jednoducho stlačí Odpovedať, aby pokračovala v konverzácii bez odstránenia celého predchádzajúceho textu, skončíte s množstvom správ, ktoré sú v podstate podmnožinami obsahu toho druhého. Funkcia Vyčistenie konverzácie ich prejde a nájde, pričom odstráni všetky správy, ktoré sú úplne obsiahnuté aspoň v jednej ďalšej správe.

Ak chcete použiť túto funkciu na konkrétnu správu, vyberte Domov → Vyčistiť → Vyčistiť konverzáciu. (Najskôr vyberte správu.) Ak chcete vyčistiť celý priečinok, vyberte Domov→ Vyčistiť→ Vyčistiť priečinok. Ak to chcete urobiť pre všetky poštové priečinky, vyberte priečinok Doručená pošta a potom vyberte Domov → Vyčistiť → Vyčistiť priečinok a podpriečinky.

Archivujte staré správy

Outlook môžete nastaviť tak, aby archivoval správy, ktoré majú špecifické vlastnosti, napríklad tie, ktoré sú staršie ako určitý dátum. Archivácia správ ich presunie do samostatného dátového súboru s názvom Archive.pst. Vymazaním hlavného súboru programu Outlook ho zmenšíte, takže sa Outlook spustí rýchlejšie. Archívny dátový súbor môžete otvoriť kedykoľvek, keď sa potrebujete vrátiť k niečomu v ňom.

Ak chcete archivovať správy, vyberte Súbor → Informácie → Čistenie poštovej schránky → Archivovať. Nastavte svoje preferencie v dialógovom okne Archivovať a kliknite na OK.

Ak chcete neskôr otvoriť archívny dátový súbor a niečo načítať, vyberte Súbor → Otvoriť a exportovať → Otvoriť dátový súbor programu Outlook. Vyhľadajte archívny súbor, vyberte ho a kliknite na tlačidlo OK. Archívny súbor sa teraz zobrazí na navigačnej table vľavo; tam s ním môžete pracovať rovnako ako s hlavným súborom.

Pre ešte dôkladnejšie vyčistenie vyberte Súbor → Informácie → Vyčistenie poštovej schránky → Vyčistenie poštovej schránky. V dialógovom okne Vyčistenie poštovej schránky môžete zadať parametre pre automatickú archiváciu. Môžete napríklad nájsť položky staršie ako určitý počet dní alebo väčšie ako určitý počet kilobajtov.

Vytvorte poštové priečinky

Jedným z účinných spôsobov, ako organizovať poštu, je vytvoriť podpriečinky pre doručenú poštu. Potom môžete presunúť správy do jedného z podpriečinkov, aby ste ich dostali z hlavnej doručenej pošty. Môžete mať napríklad podpriečinok pre každú organizáciu, v ktorej ste dobrovoľníkom, alebo podpriečinok pre každého člena rodiny, ktorý vám posiela správy.

Ak chcete vytvoriť nový priečinok, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok Doručená pošta na navigačnej table a vyberte položku Nový priečinok. Zadajte názov nového priečinka a stlačte kláves Enter. Potom presuňte správy z priečinka Doručená pošta na názov nového priečinka na navigačnej table.

Vytváranie pravidiel pre prácu s poštou

Mať viacero poštových priečinkov je skvelé, no do týchto priečinkov musíte správy presúvať myšou. Našťastie môžete tento proces zautomatizovať vytvorením pravidiel spracovania pošty. Pravidlo môže vyhodnotiť e-mailovú adresu odosielateľa a presmerovať správu do podpriečinka, ak je napríklad od určitej osoby.

Ak chcete vytvoriť pravidlo spracovania pošty, začnite s vybratou správou, ktorá spĺňa požadované kritériá. Potom vyberte Domov → Pravidlá → Vytvoriť pravidlo. Potom vyplňte dialógové okno a popíšte správu, na ktorú chcete zacieliť. Môžete napríklad určiť, čo predmet obsahuje alebo komu sa odošle. Kliknutím na položku Rozšírené možnosti zobrazíte ďalšie možnosti.

Ak ho chcete nastaviť, vyberte Súbor → Zdieľať → Prezentovať online → Prezentovať online. Zobrazí sa odkaz; skopírujte tento odkaz a pošlite ho členom publika prostredníctvom textovej správy, e-mailu alebo akoukoľvek metódou, ktorú chcete. Počkajte, kým to dostanú, a potom kliknite na tlačidlo Spustiť prezentáciu v dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, čím spustíte predstavenie.