Dobrá zbierka informácií má veľkú hodnotu. Zo zoznamu kontaktov alebo úloh však nemôžete vyžmýkať plnú hodnotu, ak neviete rýchlo zistiť, ktoré položky sú dôležité a ktoré nie. Funkcia Kategórie v programe Outlook je navrhnutá tak, aby vám pomohla rozlíšiť, čo je naliehavé, od toho, čo môže počkať.
Priradenie kategórie
Pri prvom nastavení programu Outlook 2007 môžete zistiť, aké kategórie sú k dispozícii, kliknutím na tlačidlo Kategorizovať v hornej časti obrazovky Doručená pošta, hneď napravo od tlačidla Poslať ďalej, alebo výberom položky Akcie –> Kategorizovať. Tlačidlo Kategorizovať vyzerá ako malý, viacfarebný štvorec na piškvorky. Niekoľko ďalších modulov programu Outlook tiež zobrazuje tlačidlo Kategorizovať; robí rovnakú prácu kdekoľvek ju nájdete. Kliknutím na tlačidlo Kategorizovať sa zobrazí zoznam (prekvapenie!) kategórií, z ktorých každá je pomenovaná podľa farby. Ak chcete jednoducho farebne označiť svoje položky pomocou predvoleného nastavenia, proces je veľmi jednoduchý.
Ak chcete položke priradiť kategóriu, postupujte podľa týchto krokov:
1. Kliknite na položku, ktorú chcete kategorizovať.
Položka je zvýraznená.
2. Kliknite na tlačidlo Kategorizovať a zo zoznamu vyberte požadovanú kategóriu.
V položke sa zobrazí farebný blok označujúci, ktorú kategóriu si vyberiete.
Ku každej položke môžete priradiť viacero kategórií, aj keď ich priveľa môže byť mätúce ako nepriradiť žiadne kategórie.
Premenovanie kategórie
Ku každej farbe môžete priradiť názov, aby ste vedeli, prečo k určitej položke priraďujete určitú kategóriu.
Ak chcete premenovať kategóriu, postupujte takto:
1. Kliknite na tlačidlo Kategórie a vyberte Všetky kategórie.
Zobrazí sa dialógové okno Color Categories.
2. Kliknite na kategóriu, ktorú chcete premenovať.
Vybratá kategória sa zvýrazní.
3. Kliknite na tlačidlo Premenovať.
Kategória, ktorú vyberiete v kroku 2, je obklopená rámčekom, ktorý ukazuje, že ju môžete upraviť.
4. Napíšte nový názov, ktorý chcete priradiť danej kategórii.
Názov, ktorý zadáte, sa zobrazí namiesto starého názvu.
5. Kliknite na tlačidlo OK.
Dialógové okno Color Categories sa zatvorí.
Ak zmeníte názov kategórie, ktorú ste už priradili niektorým položkám programu Outlook, názov kategórie sa pre tieto položky automaticky zmení.
Zmena farby kategórie
Môžete zmeniť farbu kategórie, ako aj jej názov. Priradenie nezabudnuteľných farieb môže poskytnúť dôležité informácie o tom, ako vaša práca pokračuje alebo ako dobre držíte krok s aktuálnymi projektmi.
Ak chcete zmeniť farbu kategórie, postupujte podľa týchto krokov:
1. Kliknite na tlačidlo Kategórie a vyberte Všetky kategórie.
Zobrazí sa dialógové okno Color Categories.
2. Kliknite na kategóriu, ktorej chcete priradiť novú farbu.
Vybratá kategória sa zvýrazní.
3. Kliknite na tlačidlo Farba.
Zobrazí sa rozbaľovací zoznam s farbami, ktoré si môžete vybrať.
4. Kliknite na farbu, ktorú chcete priradiť.
Vybraná farba sa zobrazí namiesto starej farby.
5. Kliknite na tlačidlo OK.
Dialógové okno Color Categories sa zatvorí.
Môžete tiež vybrať možnosť Žiadne a vytvoriť bezfarebnú kategóriu. Je to trochu fádne, ale ak to vyhovuje vašej nálade, choďte do toho. Možno budete chcieť vytvoriť bezfarebné kategórie, pretože Outlook ponúka iba 25 farieb a môžete mať viac ako 25 kategórií. Keď však prekročíte 25 kategórií, môžete zvážiť zníženie počtu kategórií, aby ste znížili zmätok.
Priradenie klávesovej skratky kategórie
Každej kategórii môžete priradiť klávesovú skratku, ktorá vám umožní priradiť kategóriu bez dotyku myši. To je veľmi užitočné, keď chcete priblížiť obrazovku plnú e-mailových správ alebo úloh a nastaviť všetko do určitého poriadku.
Ak chcete priradiť klávesovú skratku ku kategórii, postupujte takto:
1. Kliknite na tlačidlo Kategórie a vyberte Všetky kategórie.
Zobrazí sa dialógové okno Color Categories.
2. Kliknite na kategóriu, ktorej chcete priradiť klávesovú skratku.
Vybratá kategória sa zvýrazní, aby bolo zrejmé, že ste ju vybrali.
3. Kliknite na ponuku Klávesová skratka.
Zobrazí sa zoznam klávesových skratiek.
4. Kliknite na klávesovú skratku, ktorú chcete priradiť.
Názov zvolenej klávesovej skratky sa zobrazí napravo od kategórie.
5. Kliknite na tlačidlo OK.
Kategórii nemôžete priradiť viac ako jednu klávesovú skratku; to by bolo mätúce. Položke však môžete priradiť viac ako jednu kategóriu.