Usporiadanie e-mailu v programe Outlook 2003

Nikto sa dostane malý kúsok e-mailu ešte. Ak dostanete jednu správu, dostanete ich veľa. Našťastie vám Outlook ponúka množstvo rôznych spôsobov, ako usporiadať tú zmätok správ, takže máte šancu zistiť, čo je dôležité a čo môže počkať.

Keď je Outlook nastavený tak, aby zobrazoval tablu na čítanie na pravej strane obrazovky, v hornej časti zoznamu správ sa zobrazia dve tlačidlá. Tlačidlo úplne vľavo má štítok, ktorý hovorí niečo ako „Usporiadané podľa: Dátum“. Tlačidlo Usporiadané podľa popisuje systém, ktorý Outlook používa na usporiadanie správ. Napravo od tlačidla Usporiadať podľa sa nachádza ďalšie tlačidlo s označením, ktoré ponúka niektoré podrobnosti o usporiadaní, ktoré Outlook práve používa. (Napríklad, ak sú vaše správy aktuálne usporiadané podľa dátumu, na tlačidle vpravo sa zobrazí buď „Najnovšie navrchu“ alebo „Najstaršie navrchu.“).

Ak chcete zmeniť spôsob, akým Outlook usporiadava správy, jednoducho kliknite na tlačidlo Usporiadať podľa, čím sa zobrazí ponuka skratiek všetkých usporiadaní, ktoré môžete použiť. Outlook ponúka tieto opatrenia:

• Dátum: Najbežnejší spôsob usporiadania správ je podľa dátumu. Pri prvom nastavení programu Outlook budú vaše správy usporiadané takto. Kliknutím na tlačidlo vpravo môžete prepínať medzi najnovšími správami navrchu a najstaršími správami navrchu.

• Konverzácia: Toto usporiadanie zoskupuje správy s rovnakou témou. Ak ste si s niekým vymieňali sériu správ o konkrétnom projekte alebo nápade, môžete si vybrať usporiadanie konverzácie a sledovať vlákno konverzácie.

• Od: Ako by ste mohli uhádnuť, toto usporiadanie organizuje vašu kolekciu správ podľa osoby, od ktorej bola správa odoslaná. Výber usporiadania Od je o niečo rýchlejší ako nastavenie priečinka vyhľadávania, ale niekedy je priečinok vyhľadávania stále najlepším spôsobom, ako sledovať správy od konkrétnych dôležitých ľudí.

• Komu: Väčšina správ, ktoré dostávate, je adresovaná vám, ale nie vždy. Niekedy dostávate správy adresované zoznamu ľudí, takže vaše meno sa v správe nezobrazí v riadku Komu. Toto usporiadanie oddeľuje vaše správy podľa toho, či je vaše meno v riadku Komu každej správy.

• Priečinok: Keď si prezeráte správy v priečinku vyhľadávania, správy, ktoré si prezeráte, môžu byť v skutočnosti umiestnené v rôznych priečinkoch. Ak chcete presne vedieť, ktorý priečinok obsahuje jednotlivé správy, použite usporiadanie priečinkov. Keď si prezeráte priečinok Doručená pošta, usporiadanie priečinkov nie je k dispozícii; je to len pre priečinky vyhľadávania.

• Veľkosť: Každý vie, že na veľkosti nezáleží; je to sentiment, ktorý sa počíta. No dobre, nie vždy. Veľkosť je dôležitá pre určitých správcov systému – a nie vždy ide o osobný problém. Niektoré e-mailové správy obsahujú fotografie, hudbu a všetky druhy ťažkých súborov, ktoré môžu skutočne upchať e-mailové servery vašej spoločnosti. Takže keď vás správca systému požiada, aby ste preriedili svoju doručenú poštu, použite túto funkciu: Identifikujte a odstráňte správy, ktoré majú najväčšiu nadváhu.

• Predmet: Toto usporiadanie je podobné usporiadaniu konverzácie, s tým rozdielom, že nesleduje vlákno konverzácie, iba spája správy, ktoré majú rovnaký predmet.

• Typ: Nie každá položka, ktorá príde do vašej doručenej pošty, je jednoduchá správa; môžete tiež dostávať pozvánky na schôdzu, žiadosti o úlohy a všetky druhy iných položiek. Ak chcete oddeliť správy od žiadostí o schôdzu, prepnite na usporiadanie typu, aby sa najzaujímavejšie správy dostali na začiatok zoznamu.

• Príznak: Keď označíte správu, pravdepodobne sa k nej plánujete vrátiť. Toto usporiadanie umiestňuje označené správy na začiatok zoznamu a správy bez označenia na spodok. Ak použijete niekoľko rôznych farieb vlajky, toto usporiadanie sa zoradí aj podľa farby vlajky.

• Príloha: Keď prejdete do priečinka Doručená pošta, možno nehľadáte správu, možno hľadáte prílohu. Usporiadanie správ podľa príloh vám umožní najskôr preskúmať pravdepodobných podozrivých.

• E-mailové kontá: Outlook môžete nastaviť na zhromažďovanie e-mailov z niekoľkých rôznych e-mailových adries. Niekedy sa chcete dozvedieť, ktorá správa prišla z ktorej z týchto adries, alebo sa chcete len pozrieť na správy odoslané na jednu z týchto adries. Ak chcete vidieť iba správy odoslané na jednu adresu, vyberte usporiadanie E-mailových účtov a potom kliknite na mínus (–) vedľa názvov účtov, ktoré nechcete vidieť. S týmto usporiadaním vám Outlook zobrazuje iba správy z účtov, ktoré vás zaujímajú.

• Dôležitosť: Prvé veci – viete ako sa hovorí. Ak potrebujete najskôr vidieť správy označené vysokou dôležitosťou, toto je usporiadanie, ktoré chcete použiť.

• Kategórie: Kategórie môžete priradiť k akejkoľvek správe, ktorú odošlete, a iní ľudia môžu niekedy priradiť kategórie k správam, ktoré vám posielajú. Ak chcete zistiť, ktorá správa patrí do ktorej kategórie, použite usporiadanie Kategórie.

Tlačidlo Usporiadať podľa sa zobrazí v hornej časti zoznamu správ iba vtedy, keď je tabla na čítanie nastavená tak, aby sa zobrazovala na pravej strane obrazovky. Tablu na čítanie môžete zapnúť výberom položky Zobraziť –> Tabla na čítanie –> Doprava. Ak chcete usporiadať správy, keď je tabla na čítanie vypnutá, vyberte Zobraziť –> Usporiadať podľa, aby ste videli zoznam usporiadaní a potom vyberte to, ktoré chcete.