Usporiadanie e-mailu programu Outlook: Vyčistenie priečinkov

Zbavenie sa nepotrebných položiek v priečinkoch Outlooku je nevyhnutné pre dobré duševné zdravie. Všetok ten neporiadok v priečinku doručenej pošty v programe Outlook môže byť znepokojujúci. Tieto informácie vysvetľujú dve ďalšie techniky na organizovanie e-mailov v Outlooku 2019 a odstraňovanie nečistôt z priečinkov – archiváciu a príkaz Vyčistenie poštovej schránky.

Archivácia starých vecí v doručenej pošte Outlooku

V niektorých prípadoch Outlook ukladá e-mailové správy, úlohy a plánované činnosti staršie ako šesť mesiacov do priečinka Archív, špeciálneho priečinka pre položky, o ktorých si Outlook myslí, že sú zastarané a už sa neoplatí uchovávať. Outlook volá odosielanie týchto položiek do priečinka Archív „automatická archivácia“. Položky, ktoré boli archivované, sa nestratia navždy. Môžete ich navštíviť otvorením priečinka Archívne priečinky a jeho podpriečinkov na table Priečinok. Tieto priečinky a podpriečinky sa vytvoria automaticky pri prvej archivácii položiek.

Archivácia je spôsob, ako odstrániť z poštových priečinkov, zoznamov úloh a kalendára položky, na ktorých už nezáleží. Ako a kedy budú položky archivované, je len na vás. Ak chcete archivovať položky, môžete ich archivovať sami, vytvoriť predvolenú sadu pravidiel archivácie, ktoré sa budú vzťahovať na všetky priečinky, alebo ak priečinok vyžaduje individuálnu pozornosť a nemal by podliehať predvoleným pravidlám archivácie, vytvorte pre to špeciálne pravidlá. priečinok. Každý priečinok môže mať svoj vlastný súbor pravidiel archivácie alebo môže podliehať predvoleným pravidlám.

Ak chcete Outlooku povedať, ako archivovať staré veci:

• Nastavenie predvolených pravidiel archivácie: Na karte Súbor vyberte položku Možnosti, čím otvoríte dialógové okno Možnosti programu Outlook. Potom na karte Rozšírené kliknite na tlačidlo Nastavenia automatickej archivácie. Zobrazí sa dialógové okno Automatická archivácia.
• Vytvorenie pravidiel pre konkrétny priečinok: Vyberte priečinok, prejdite na kartu Priečinok a kliknite na tlačidlo Nastavenia automatickej archivácie. V dialógovom okne Vlastnosti sa zobrazí karta Automatická archivácia, ako je znázornené na

Vytvorenie predvolených pravidiel archivácie (vľavo) a pravidiel pre priečinok (vpravo).

Predvolené pravidlá archivácie v programe Outlook

Dohodnite si tieto možnosti v dialógovom okne Automatická archivácia a vytvorte predvolené pravidlá archivácie:

• Spustiť AutoArchive Every: Zadajte číslo, ktoré Outlooku povie, ako často má archivovať položky.
• Vyzvať pred spustením archivácie : Ak je toto začiarkavacie políčko začiarknuté, pred začatím archivácie sa zobrazí okno so správou a ak chcete, môžete odmietnuť archiváciu výberom možnosti Nie v okne so správou.
• Odstrániť položky s vypršanou platnosťou (iba e-mailové priečinky): Začiarknutím tohto políčka odstránite všetky e-mailové správy po uplynutí časového obdobia.
• Archivovať alebo odstrániť staré položky: Vypnite túto voľbu, ak nemajú chcieť archívnych položiek.
• Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov: Túto možnosť vyberte, ak chcete ponechať archivovanú verziu priečinka na table priečinok. Archivované položky sú uložené v tomto priečinku, aby ste si ich mohli prezrieť.
• Vyčistiť položky staršie ako: Vyberte časové obdobie, po ktorom sa položky archivujú.
• Presunúť staré položky do: Kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte priečinok, ak chcete uložiť archívny súbor na určité miesto.
• Natrvalo odstrániť staré položky: Túto možnosť vyberte, ak chcete staré položky odstrániť, nie archivovať.

Pravidlá archivácie pre priečinok programu Outlook

Ak chcete vytvoriť pravidlá archivácie pre konkrétny priečinok, vyberte si z týchto možností v dialógovom okne Vlastnosti:

• Nearchivovať položky v tomto priečinku: Túto možnosť vyberte, ak položky v priečinku nestojí za archiváciu.
• Archivovať položky v tomto priečinku pomocou predvolených nastavení: Túto možnosť vyberte, ak chcete použiť predvolené pravidlá archivácie pre priečinok.
• Archivovať tento priečinok pomocou týchto nastavení: Túto možnosť vyberte, ak chcete pre priečinok vytvoriť pravidlá archivácie.
• Vyčistiť položky staršie ako: Vyberte časové obdobie, po ktorom sa majú položky v priečinku archivovať.
• Presunúť staré položky do predvoleného priečinka archívu: Túto možnosť vyberte, ak chcete presunúť položky do priečinka, ktorý ste vybrali ako predvolený.
• Presunúť staré položky do: Kliknite na tlačidlo Prehľadávať a vyberte priečinok, ak chcete archivované položky uložiť na konkrétne miesto.
• Natrvalo odstrániť staré položky: Túto možnosť vyberte, ak chcete položky v tomto priečinku odstrániť, nie archivovať.

Okrem archivácie je ďalším spôsobom automatického odstránenia bric-a-brac využitie Sprievodcu pravidlami na odstránenie určitých druhov e-mailových správ, keď prídu.

Spustenie príkazu Vyčistenie poštovej schránky programu Outlook

Príkaz Vyčistenie poštovej schránky je viacúčelový príkaz na vyhľadávanie e-mailových správ, archiváciu položiek, odstraňovanie položiek a odstraňovanie alternatívnych verzií položiek. Ak chcete príkaz použiť, prejdite na kartu Súbor, vyberte položku Informácie, kliknite na tlačidlo Nástroje a vyberte položku Čistenie poštovej schránky. Zobrazí sa dialógové okno Čistenie poštovej schránky. Dialógové okno ponúka rýchly vstup do týchto rôznych úloh programu Outlook :

• Zistenie, koľko miesta na disku zaberajú priečinky: Kliknite na tlačidlo Zobraziť veľkosť poštovej schránky a potom si všimnite veľkosti priečinkov v dialógovom okne Veľkosť priečinka.
• Hľadanie položiek: Vyberte tlačidlo voľby, ak chcete nájsť položky staršie ako určitý počet dní alebo väčšie ako určitý počet kilobajtov, zadajte počet dní alebo kilobajtov a kliknite na tlačidlo Hľadať. Dostanete sa do dialógového okna Rozšírené hľadanie.
• Archivácia položiek: Kliknutím na tlačidlo Automatická archivácia archivujete položky vo svojich priečinkoch.
• Vyprázdnenie priečinka odstránených položiek: Kliknutím na tlačidlo Empty vyprázdnite priečinok Deleted Items.
• Vymazať všetky alternatívne verzie položiek: Kliknite na Vymazať, ak odosielate e-maily cez účet Exchange Server a chcete vymazať alternatívne verzie položiek, ktoré boli vytvorené počas synchronizácie.

Vymazávanie poštových schránok.