Udržiavanie šťastného a zdravého priečinka kontaktov v programe Outlook

V patológii, ktorá je štúdiom chorôb a ich prenosu, je kontaktom osoba, ktorá prenáša prenosnú chorobu, ale v programe Outlook je kontaktom osoba, o ktorej uchovávate informácie. Informácie o kontaktoch sa uchovávajú v priečinku Kontakty. Tento priečinok je super výkonný adresár. Má miesta na ukladanie mien ľudí, adries, telefónnych čísel, e-mailových adries, webových stránok, čísel pagerov, narodenín, výročí, prezývok a iných vecí. Keď adresujete e-mailovú správu, môžete získať adresu priamo z priečinka Kontakty, aby ste sa uistili, že je adresa zadaná správne.

Priečinok Kontakty je len taký dobrý a dôkladný ako informácie o kontaktoch, ktoré doň vložíte. Tieto stránky vysvetľujú, ako zadať informácie o kontakte a aktualizovať informácie, ak sa náhodou zmenia.

Zadanie nového kontaktu do priečinka Kontakty

Ak chcete niekoho umiestniť do zoznamu kontaktov, otvorte priečinok Kontakty a začnite vykonaním jedného z nasledujúcich krokov:

• Kliknite na tlačidlo Nový kontakt.

• Stlačte Ctrl+N (v okne Priečinok kontaktov) alebo Ctrl+Shift+C.

• Vyberte Súbor –> Nový –> Kontakt.

Vidíte kontaktný formulár. Na tomto formulári sú miesta na zadanie takmer všetkého, čo sa dá o človeku vedieť, okrem jeho milostného života a tajných nerestí. Zadajte všetky informácie, ktoré chcete zaznamenať, pričom majte na pamäti tieto pravidlá cestnej premávky:

• Celé mená, adresy atď.: Aj keď vás môže lákať jednoducho zadať adresy, telefónne čísla, mená atď. do textových polí, nerobte to! Ak chcete napríklad zadať meno, kliknite na tlačidlo Celé meno na karte Všeobecné. Kliknite na tlačidlo Obchod alebo Domov a zadajte adresu v dialógovom okne Kontrola adresy. Kliknutím na tlačidlá a zadaním údajov do dialógových okien povolíte programu Outlook oddeliť časti mien, adries a telefónnych čísel. Aplikácia Outlook ako taká dokáže ľahšie triediť mená a adresy a môže používať mená a adresy ako zdroj pre hromadné a hromadné e-maily s programom Microsoft Word.

• Pri zadávaní informácií o spoločnosti, nie o osobe, ponechajte pole Celé meno prázdne a do poľa Firma zadajte názov spoločnosti.

• Informácie, na ktorých vám záleží: Ak sa zdá, že vo formulári nie je miesto na zadanie určitého druhu informácií, skúste kliknúť na tlačidlo trojuholníka a z kontextovej ponuky vybrať novú kategóriu informácií. Kliknite na tlačidlo trojuholníka vedľa tlačidla Firma a vyberte Domov, napríklad ak chcete zadať adresu bydliska namiesto adresy firmy.

• Súbor ako: Otvorte rozbaľovaciu ponuku Súbor ako a vyberte možnosť uloženia kontaktu do priečinka Kontakty. Kontakty sú zoradené abecedne podľa priezviska, mena, názvu spoločnosti alebo kombinácie týchto troch. Vyberte možnosť, ktorá najlepšie popisuje, ako očakávate, že kontakt nájdete v priečinku Kontakty.

• Poštové adresy: Ak si pre kontakt ponecháte viac ako jednu adresu, zobrazte adresu, na ktorú chcete posielať poštu, a začiarknite políčko Toto je poštová adresa.

• E-mailové adresy: Pre každý kontakt môžete zadať až tri e-mailové adresy (kliknite na tlačidlo s trojuholníkom a vyberte E-mail 2 alebo E-mail 3, ak chcete zadať druhú alebo tretiu adresu). V textovom poli Zobraziť ako Outlook zobrazuje, ako bude vyzerať riadok Komu e-mailových správ, keď odošlete e-mail kontaktu. V predvolenom nastavení sa v riadku Komu zobrazuje meno kontaktu a jeho e-mailová adresa v zátvorkách. Do textového poľa Zobraziť ako však môžete zadať čokoľvek, a ak vám zadanie niečoho iného pomôže rozlíšiť medzi e-mailovými adresami, zadajte niečo iné. Zadajte napríklad Lydia – Osobná, aby ste vedeli, kedy posielate e-mail na Lydiinu osobnú adresu, nie na jej firemnú adresu.

• Fotografie: Ak chcete do kontaktného formulára vložiť digitálnu fotografiu, kliknite na tlačidlo Pridať fotografiu kontaktu a v dialógovom okne Pridať obrázok kontaktu vyberte obrázok a kliknite na tlačidlo OK.

Nezabudnite napísať pár slov na kartu Všeobecné, aby ste opísali, ako a kde ste sa s kontaktom stretli. Keď príde čas na vyradenie kontaktov zo zoznamu priečinkov Kontakty, prečítanie popisov vám môže pomôcť rozhodnúť sa, kto dostane burinu a kto nie.

Po dokončení zadávania informácií kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť. Ak sa so zadávaním kontaktných informácií ponáhľate, kliknite na tlačidlo Uložiť a nové. Ak tak urobíte, otvorí sa prázdny formulár, aby ste mohli zaznamenať informácie o inom kontakte.

Tu je rýchly spôsob zadania kontaktných informácií o osobe, ktorá vám poslala e-mailovú správu: Otvorte správu, kliknite pravým tlačidlom myši na meno odosielateľa v riadku Komu a v kontextovej ponuke vyberte položku Pridať do kontaktov programu Outlook. Vidíte kontaktný formulár. Ak môžete, zadajte ďalšie informácie o odosielateľovi a kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Import e-mailov a adries z iného programu

Predpokladajme, že ste na prácu s e-mailovými a kontaktnými adresami používali programy Outlook Express, Eudora alebo Lotus Organizer, no teraz ste prešli na program Outlook. Čo robíte s e-mailovými správami a menami a adresami v inom programe? Nemôžete ich nechať len tak sedieť. Môžete ich importovať do Outlooku a pokračovať tam, kde ste prestali.

Ak chcete importovať e-mailové a kontaktné adresy z iného programu, začnite výberom položky Súbor –> Importovať a exportovať. Zobrazí sa Sprievodca importom a exportom. Čo budete robiť ďalej, závisí od toho, kde teraz vykonávate e-maily a sledovanie adries:

• Outlook Express: Vyberte Importovať internetovú poštu a adresy a kliknite na tlačidlo Ďalej. V dialógovom okne Nástroj na import z programu Outlook vyberte položku Outlook Express, začiarknutím políčok rozhodnite, čo sa má exportovať (e-mail, adresy a/alebo pravidlá) a znova kliknite na tlačidlo Ďalej. V ďalšom dialógovom okne vyberte možnosti, aby ste sa rozhodli, čo robiť s duplicitnými položkami; potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.

• Eudora: Vyberte Importovať internetovú poštu a adresy a kliknite na tlačidlo Ďalej. V dialógovom okne Nástroj na import do programu Outlook vyberte položku Eudora, vyberte možnosti na rozhodnutie, čo robiť s duplicitnými položkami, a znova kliknite na tlačidlo Ďalej. V dialógovom okne Prehliadač pre priečinok vyberte súbor, v ktorom sú uložené údaje Eudora, a kliknite na tlačidlo OK.

• Lotus Organizer: Vyberte Importovať z iného programu alebo súboru, kliknite na tlačidlo Ďalej, vyberte verziu programu Lotus Organizer (4.x alebo 5.x) a znova kliknite na tlačidlo Ďalej. Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí otázka, ako zaobchádzať s duplicitnými položkami, ako nájsť dátový súbor Lotus Organizer a vybrať priečinok Outlooku, do ktorého chcete vložiť údaje.

Niektoré filtre importu a exportu sa v programe Outlook nenainštalujú automaticky. Program Outlook vás môže požiadať o vloženie disku CD balíka Office, aby mohol nainštalovať filter.