Uchovávanie záznamov pomocou denníka Outlook 2007

Denník v programe Outlook 2007 môže byť mimoriadne užitočný, či už sa ho rozhodnete používať pravidelne alebo zriedkavo. Nemusíte sa obmedzovať len na zaznamenávanie dokumentov alebo položiek programu Outlook. Môžete sledovať konverzácie, otázky zákazníkov alebo akúkoľvek inú transakciu, v ktorej záleží na chronológii. Ak nastavíte denník na automatické záznamy, môžete ho ignorovať, kým nebudete potrebovať vidieť, čo zaznamenal. Môžete sa tiež hrať na kapitána hviezdnej lode a nahrávať všetko, čo robíte.

Niekedy, keď chcete nájsť dokument alebo záznam konverzácie, nepamätáte si, ako ste dokument nazvali alebo kde ste ho uložili, ale pamätáte si, kedy ste položku vytvorili alebo prijali. V takom prípade môžete prejsť do denníka a skontrolovať dátum, v ktorom si pamätáte, že ste s položkou zaobchádzali, a nájsť to, čo potrebujete vedieť.

Vytváranie záznamov v denníku nič nerobením

Aký je najjednoduchší spôsob zadávania záznamov do denníka? Nerob nič. Po zapnutí denník automaticky zaznamenáva akýkoľvek dokument, ktorý vytvoríte, upravíte alebo vytlačíte v akejkoľvek aplikácii balíka Microsoft Office. Žurnál tiež automaticky sleduje e-mailové správy, žiadosti o schôdzu a odpovede a žiadosti o úlohy a odpovede.

Má to háčik: Outlooku musíte povedať, že chcete zapnúť automatické zaznamenávanie denníka. (Dobre, takže si to musieť niečo urobiť.) Našťastie, ak ste neaktivovali funkciu automatického záznamu časopisu, Outlook vás opýta, či chcete zapnúť funkciu na každom okamihu kliknutí na ikonu denníka.

Ak chcete zapnúť funkciu automatického nahrávania denníka, postupujte takto:

1. Zvoľte Nástroje –> Možnosti.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti.

2. Kliknite na tlačidlo Možnosti denníka.

Zobrazí sa dialógové okno Možnosti denníka, ktoré ponúka začiarkavacie políčka pre všetky typy činností, ktoré môžete automaticky zaznamenávať – a mená všetkých ľudí, pre ktoré môžete automaticky zaznamenávať transakcie, napríklad e-maily.

3. Kliknite na začiarkavacie políčko pre položky a súbory, ktoré chcete automaticky zaznamenávať, a pre kontakty, o ktorých chcete zaznamenávať informácie.

Zoznam ľudí v poli Pre tieto kontakty je rovnaký ako zoznam ľudí vo vašom zozname kontaktov.

Keď pridáte mená do zoznamu kontaktov v module Kontakty, tieto mená sa nenastavia na automatické zaznamenávanie do denníka. Ak chcete, aby ich denník sledoval, máte dva spôsoby, ako to povedať:

• Skontrolujte meno(á) v dialógovom okne Možnosti denníka.

• Otvorte záznam kontaktu, kliknite na kartu Denník a začiarknite políčko Automaticky zaznamenávať záznamy denníka pre tieto kontakty.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Denník okamžite začne automaticky zaznamenávať položky a súbory, ktoré ste vybrali pre kontakty, ktoré ste pomenovali.

Manuálne zaznamenanie položky programu Outlook do denníka

Ak nechcete, aby bol denník preplnený automatickým zaznamenávaním všetkého, môžete vybrané položky zadať manuálne – stačí ich pretiahnuť na ikonu denníka. Napríklad možno nebudete chcieť zaznamenávať každú transakciu s potenciálnym klientom, kým si nie ste istí, že s týmto klientom obchodujete. Príslušné e-mailové správy môžete presunúť do denníka a uchovávať záznamy o vážnych otázkach. Keď skutočne začnete podnikať s novým klientom, môžete si nastaviť automatické nahrávanie.

Ak chcete manuálne zaznamenať položky do denníka, postupujte takto:

1. Zvoľte Go –> Folder List (alebo stlačte Ctrl+6).

V hornej polovici navigačnej tably sa zobrazí zoznam priečinkov, ktorý obsahuje malú ikonu denníka.

2. Potiahnite položku, ktorú chcete zaznamenať (napríklad e-mailovú správu), na ikonu Denník v zozname priečinkov.

Zobrazí sa formulár Denník. V spodnej časti formulára vidíte ikonu predstavujúcu položku, ktorú zaznamenávate, spolu s názvom položky.

3. Vyplňte informácie, ktoré chcete zaznamenať.

Nemusíte nič nahrávať. Textové pole v spodnej časti obrazovky vám dáva priestor na vytvorenie poznámky, ak ho chcete použiť.

4. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Položka, ktorú ste zaznamenali, sa zapíše do denníka.