Tajomstvo návrhu databázy programu Access 2013

Tu je päť prikázaní návrhu databázy, či už používate Access 2013 alebo iný databázový program. Dobre navrhnutá databáza uľahčuje údržbu vašich údajov.

• Uchovávajte informácie tam, kde patria, nie tam, kde sa zobrazujú. To, kde informácie ukladáte, nemá nič spoločné s tým, kde sa zobrazujú. V tabuľkovom hárku zadávate informácie tam, kde ich chcete zobraziť pri tlači tabuľky, ale databázy fungujú inak. V databáze ukladáte informácie do tabuliek na základe štruktúry informácií. Časť informácií sa môže objaviť v mnohých prehľadoch, ale uložíte ich len do jedného poľa v jednej tabuľke.

• Uchovávajte informácie tak, ako skutočne existujú, nie tak, ako chcete, aby sa zobrazovali v konkrétnom prehľade. Toto pravidlo je dôsledkom prvého pravidla. Ak chcete, aby sa názvy kníh vo vašich objednávkach zobrazovali veľkými (veľkými) písmenami, Access ich môže použiť veľké. Ukladajte názvy kníh so správnymi veľkými a malými písmenami, aby ste ich nemuseli v každej správe uvádzať veľkými písmenami. Access má množstvo vstavaných funkcií, ktoré dokážu upraviť spôsob formátovania textu, čísel a dátumov.

• Vyhnite sa odpadu dovnútra, odpadu von (GIGO). Ak sa neobťažujete vytvoriť dobrý a rozumný dizajn pre vašu databázu – a ak si nedáte pozor na zadávanie správnych a čistých údajov – vaša databáza skončí plná odpadu. Dobre navrhnutá databáza je jednoduchšia na údržbu ako zle navrhnutá, pretože každá informácia je uložená iba raz, v jasne pomenovanom poli v jasne pomenovanej tabuľke, so správnymi pravidlami overovania. Áno, znie to ako veľa práce, ale vyčistiť databázu 10 000 nesprávnych záznamov je (prepáčte za podhodnotenie) ešte viac práce.

• Oddeľte svoje údaje od programov. Ak vytvoríte databázu, ktorú chcete zdieľať alebo distribuovať iným ľuďom, uložte všetky tabuľky do jednej databázy (zadná časť) a všetky ostatné objekty do inej databázy (predná strana). Potom môžete tieto dve databázy prepojiť, aby všetko fungovalo. Oddelenie tabuliek od všetkého ostatného zjednodušuje celý systém aktualizácie dopytov, formulárov, zostáv a ďalších vecí neskôr bez narušenia údajov v tabuľkách.

• Zálohujte skoro a často. Dobre, tento tip nie je o dizajne, ale je príliš dôležitý na to, aby sme ho vynechali: Zálohujte si databázu každý deň. Ak máte šťastie, vaša kancelária už má systém pravidelných (pravdepodobne nočných) záloh, ktorý zahŕňa vašu databázu. Ak nie, vytvorte si záložnú kópiu databázy v pravidelných intervaloch a určite si vytvorte záložnú kópiu pred vykonaním akýchkoľvek väčších zmien. Uchovajte si niekoľko záloh, nielen tú najnovšiu, pre prípad, že odhalenie problému bude chvíľu trvať.