S Office 365 a SharePointom Online máte centralizovaný domov pre všetky dokumenty. K týmto dokumentom máte prístup z viacerých počítačov (alebo aj mobilného telefónu) a viacerých ľudí. Bez ohľadu na to, koľko ľudí alebo zariadení pristupuje k dokumentu, v SharePointe existuje iba jedna verzia dokumentu.
Keďže SharePoint je v cloude a pristupuje sa k nemu cez internet, na prístup k podnikovým údajom potrebujete iba internetové pripojenie alebo mobilný príjem.
Skutočným posilňovačom neefektívnosti je mať rôzne verzie dokumentov roztrúsené všade. Jednu verziu dokumentu môžete mať v práci a inú na domácom počítači a ďalšiu na prenosnom počítači. Zlozvykom sa množia aj dokumenty.
Keď ľuďom pošlete dokument e-mailom, uložia si ho do svojho počítača a potom vykonajú zmeny. Veľmi rýchlo existuje viacero dokumentov a je takmer nemožné určiť, ktorá verzia obsahuje potrebné informácie.
Okrem dokumentov vám Office 365 umožňuje synchronizovať všetky vaše e-maily, kalendár a kontakty na viacero zariadení. Ak používate Outlook doma aj v kancelárii, nemusíte sa obávať, že pri hľadaní kontaktu v práci budete na nesprávnom počítači.
Nemusíte sa obávať, že zmeškáte stretnutie, pretože všetky počítače, ktoré používate, sa synchronizujú so službou Exchange Online. Výsledkom je, že vaše stretnutia, e-maily a kontakty sú uložené v cloude a sú synchronizované s vaším e-mailovým programom.
Svoj smartfón môžete tiež synchronizovať so službou Exchange Online, takže nikdy nebudete ďaleko od svojich stretnutí, kontaktov a e-mailov. Táto funkcia je jednou z najcennejších.